Командировочные расходы суточные в году. Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ. Суточные в иностранной валюте

В конце 2015 года активно обсуждалась тема отмены суточных. Министерство финансов выступило с инициативой отменить суточные в 2016 году для командированных сотрудников компаний. Изменения планируется внести в постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Согласно планируемым изменениям при командировках в 2016 году суточные должны будут выдаваться только при командировании сотрудника за пределы России, т. е. заграничные командировки. Наряду с этим суточные для заграничных поездок сохранятся в прежнем размере – от 39 до 64 долларов. В проекте отмечается, что командированным за пределы Российской Федерации работникам компании должны быть возмещены затраты на проезд, наем жилья и прочие расходы, связанные с проживанием вне собственного дома. При этом в действующем постановлении № 749 п. «а» ст. 17, регулирующий выплаты суточных, теряет свою силу.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в служебную командировку, может превышать размеры суточных, освобождаемые от налогообложения на основании п. 3 ст. 217 НК РФ , поскольку в соответствии со ст. 168 ТК РФ определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации, если иное не предусмотрено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

В пояснительной записке к проекту постановления указано, что взамен выплаты суточных при служебных командировках в пределах территории Российской Федерации предлагается возмещать работнику иные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (при условии, что возможность возмещения данных расходов установлена коллективным договором или локальным нормативным актом, а также при представлении командированными лицами оправдательных документов, подтверждающих расходование данных денежных средств, сформированных в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете), а именно:

1. Расходы на проезд общественным транспортом.

2. Расходы на питание (завтрак) работника как в месте временного проживания, в которое работник командирован, так и при проезде к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.

3. Расходы, связанные с обеспечением бытовых нужд.

4. Расходы по обеспечению санитарно-гигиенических нужд работника при проезде к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.

5. Иные аналогичные расходы, связанные с нахождением работника в служебной командировке.

На сегодняшний день при направлении сотрудника в командировку ему выдается денежный аванс и при этом направления использования суточных законодательно не закреплены, соответственно, их выдача осуществляется на бездокументарной основе, а работник после командировки по ним не отчитывается.

В итоге получается, что работникам, в случае принятия изменений, нужно будет приносить в бухгалтерию документы, подтверждающие такие дополнительные командировочные расходы, и сдавать в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом, т. е. при командировках внутри страны возмещению будут подлежать только документально подтвержденные расходы командированного работника.

Однако повторимся, что предложенный законопроект до сих пор не принят, но с рассмотрения снят не был, следовательно, все может измениться в любой момент.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Суммы суточных, выплаченные работнику сверх размеров, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ (700 руб. – при командировке на территории РФ и 2500 руб. – при командировке за пределы РФ), являются объектом обложения НДФЛ. Если суточные выплачены в иностранной валюте, в 2016 году эти суммы нужно будет перевести в рубли по курсу ЦБ РФ на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Что касается размеров суточных, отметим следующее: организация и предприниматель могут установить любой размер суточных при командировке в 2016 году – как по России, так и за рубежом. Командировочные расходы на суточные в 2016 году не ограничены, то есть нормирование суточных при командировках в 2016 году не применяется (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому размер суточных при командировке в 2016 году организация и предприниматель могут устанавливать по своему усмотрению – и 700 рублей, и 2700 рублей – предела нет, но для этого размер суточных необходимо утвердить в локальных актах.

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» при оплате расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации суточные не подлежат обложению страховыми взносами. Заметим, что никаких ограничений и условий в отношении суточных эта норма не содержит. При этом, по мнению Минздравсоцразвития России, суточные не облагаются страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (письмо от 06.08.2010 № 2538-19).

Согласно п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» при оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации суточные не подлежат обложению страховыми взносами.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

С 01 января 2016 года налоговые агенты по НДФЛ обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год (п. 2 ст. 230 НК РФ). Отчитываться надо по форме 6-НДФЛ «Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом», утвержденной приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ , не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 01 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Пример.

В организации установлены суточные в размере 900 руб. Работник направлен в командировку на 5 дней. Ему выплачено 4500 руб. (5 х 900). Вся эта сумма (4500 руб.) идет в расходы при УСН. Однако 200 руб. облагается НДФЛ по ставке 13%. При этом взносы на сумму 900 руб. не начисляются.

Вся сумма в размере 4500 руб. не облагается страховыми взносами.

В целях исчисления НДФЛ в состав налогооблагаемого дохода работника должна быть включена сумма суточных, превышающая нормативы, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ:

4500 руб. – 700 руб. х 5 дн. = 1000 руб.

Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составит:

1000 х 13% = 130 руб.

Документы по оформлению командировки в 2016 году

Документальное оформление командировок значительно упростили еще в 2015 году после вступления в силу ряда изменений в постановление № 749 . Изменения привели к тому, что командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе в командировке более не упоминаются в тексте нормативного правового акта. Отметим, что применять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет в 2016 году не обязательно, но если ваша организация желает использовать старый порядок документооборота, это нужно закрепить в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ). А вот приказ о направлении в командировку, в котором придется отражать цель поездки, остается обязательным для оформления.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Каких-либо особенностей оформления однодневных командировок действующим законодательством не установлено.

Подводя итоги, можно сказать, что новые правила оформления командировок предполагают более упрощенный документооборот. Теперь для направления сотрудника в командировку достаточно издать приказ. В приказе на командировку в 2016 году надо отразить:

• наименование организации;
• наименование документа и дату его составления;
• Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение;
• место назначения (страна, город, организация);
• срок командировки (количество календарных дней);
• даты начала и окончания поездки;
• цель командировки;
• организацию, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации.

Зная, какие документы используются при оформлении командировки в 2016 году, работодатель может избежать лишней бумажной волокиты. Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы выдает бухгалтерия, по возвращении сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы, на основании которых осуществляется окончательный расчет.

По ходу осуществления своей деятельности предприятия и организации время от времени отправляют своих работников за пределы города, а также и за рубеж, для решения определенных вопросов.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Цели поездок различны: обмен опытом, подписание договоров поставок с контрагентами, согласование мер для взаимного сотрудничества и множество других задач.

Что на это говорит закон?

Статья 166 Трудового кодекса такие рабочие поездки определяет как служебные командировки.

Их сроки и цели устанавливаются с подписью директора.

И хотя выполнение производственного задания происходит за пределами территории организации, а порой и за пределами страны, законодательство гарантирует, что:

• за работником будет сохранено его место работы и среднемесячная зарплата, а также оплата периода болезни (ст.167 ТК РФ);
• если деятельность работника согласно имеет разъездной характер, то поездки за пределы расположения офиса не считаются командировками (Постановление №749).

Какие нормативные документы используются?

• Условия и процедура отправки сотрудников в заграничные командировки регламентируются Трудовым и Налоговым кодексами страны, Федеральным законом «О валютном регулировании…» от 10.12.13 №173-ФЗ.
• Положение, раскрывающее порядок командирования, утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 №749.
• Принцип возмещения расходов и их размеры определяются местными локальными документами ( , трудовым соглашением, сметами и др.).

В мире довольно часто происходят изменения во взаимоотношениях между странами. Поэтому немаловажно будет отслеживать изменения и поправки в действующие нормативные документы с тем, чтобы правильно оформлять документы.

Так, в результате достигнутых соглашений с некоторыми государствами — участниками СНГ о безвизовом пересечении границ, постановлением Правительства РФ от 29.12.14 №1595 внесены некоторые изменения в действующий документ №749 (о нюансах при оформлении поездок в страны СНГ будет рассмотрено ниже).

Кого можно направить?

До принятия решения об отправке в командировку того или иного сотрудника следует учесть некоторые положения Трудового кодекса.

Надо знать, что не разрешается направлять в служебные поездки следующие категории:

• женщин, имеющих беременность;
• инвалидов с ограничением или запретом на деятельность разъездного характера;
• несовершеннолетних (кроме лиц творческих специальностей на время проведения съемок);
• сотрудников во время (за исключением случая, когда поездка связана с учебой).

• женщины с детьми 3-летнего и младше возраста;
• одинокие отцы;
• одинокие родители, воспитывающие детей пятилетнего и младше возраста;
• сотрудники, имеющие на иждивении детей-инвалидов;
• опекуны либо попечители несовершеннолетних;
• работники, обязанные согласно медицинскому заключению ухаживать за членом семьи во время его болезни.

Особенности оформления

Документальное оформление командировок, как по российской территории, так и по зарубежной, приблизительно одинаковое.

В обоих случаях обязательно издается приказ. Командируемого работника необходимо с ним ознакомить, о чем в соответствующей строке приказа (распоряжения) проставляется личная подпись.

Изданию распоряжения может предшествовать производственное задание или приглашение к участию в конференции, выставке и т.п.

Здесь не лишне указать, что оформление аналогично многодневным.

То есть также издается распорядительный документ, поездка и в журнале соответствующей отметкой (06 или «К»).

Пошаговая инструкция

Последовательность направления командированного сотрудника в рабочую поездку следующая:

• доклад руководителю о необходимости направления конкретного работника в загранкомандировку;
• издание приказа с указанием цели, задач и сроков командировки;
• выдача командировочного удостоверения (для поездки в страну СНГ);
• ознакомление сотрудника с распоряжением руководства;
• расчет предстоящих расходов с учетом курса валют и авансовые выплаты.

Важно: информация о возможных командировках должна содержаться в . При отсутствии таковых работник может на законных основаниях отказаться от поездок.

С чего начать?

Для начала стоит внимательно изучить приглашение иностранной компании и финансовые условия. Иногда принимающая сторона берет на себя некоторые расходы, например, по проживанию.

Также необходимо выяснить, имеется ли у командируемого сотрудника загранпаспорт. В случае отсутствия такового нужно учесть расходы по его оформлению.

Этапы

По курсу страны, в которую предстоит отправиться сотруднику, производится расчет всех предстоящих расходов и подготовки документов.

Поэтапно весь процесс можно выстроить следующим образом:

• оформление визы (при необходимости);
• бронирование гостиничного номера;
• подготовка необходимых документов;
• определение суммы аванса в зависимости от будущих затрат и суточных;
• за дни командировки;
• оплата НДФЛ и взносов в соответствующие внебюджетные фонды.

Длительность поездки

С 2019 года сняты ограничения по продолжительности командировок. Продолжительность служебной поездки обозначается в приказе. Во многих организациях разрабатываются местные положения о командировках.

Продолжительные по времени служебные поездки должны сопровождаться документами.

Их обоснованием может служить:

• экономическая целесообразность;
• документальное подтверждение превышения полученного дохода над произведенными расходами.

Не забывайте, что в случае превышения сотрудником общего срока загранкомандировок в количестве 183 дня в течение 12 месяцев следующих подряд ставка НДФЛ составит 30% вместо 13%.

Документы

Вся первичка, связанная с пребыванием сотрудника за границей, после возвращения должна быть приложена к , срок сдачи которого составляет три рабочих дня по прибытию.

Для документов на иностранном языке требуется построчный перевод.

Переводчиком может выступить специализированное агентство или любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию (прилагается копия диплома, аттестата и т.п.).

Процедуры при отъезде

Выезд и въезд на территорию страны сопровождается отметками таможенной службы о пересечении границы.

Поэтому для обоснования суточных необходимо сделать копии страниц загранпаспорта со штампами таможни.

Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов.

Подтверждение

О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п.

Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом. В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.

Оплачиваем и возмещаем расходы

Бухгалтерия предприятия принимает оформленный соответствующим образом авансовый отчет и возмещает произведенные затраты за вычетом полученного ранее аванса.

Кроме транспортных, оплачиваются также и . Порядок оформления брони и найма жилья обычно оговаривается в локальном документе.

Порой бывает дорого бронировать номер в отеле. В таких случаях выгоднее арендовать жилье. Тогда при отчете нужно приложить договор аренды жилья.

Какой курс учитывать при расчете?

Минфин РФ своим письмом от 17.07.15 дает разъяснение о целесообразности оплаты проживания и суточных путем использования банковских карт. Постановлением Правительства РФ за №749 определено, что порядок возмещения определяется колдоговором.

Поэтому возможна выдача иностранной валюты под отчет при соблюдении требований законодательства о валютном регулировании.

Курс обмена валюты, официально установленный банком, определяется на день списания денежных средств.

Размер суточных в 2019

Расчет суточных при осуществлении загранкомандировки производят учитывая количество дней проезда по российской территории и с момента пересечения границы согласно отметкам таможни.

Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.

Локальными документами могут быть утверждены повышенные нормы суточных, но тогда с разницы удерживается НДФЛ.

Пример бухгалтерских операций с суточными отражен в нижеследующей таблице:

Показатели	Суммы денежных средств (в рублях)	Проводки
Условие: время, проведенное за границей, с учетом перелета Москва — Прага = 3 дня
Выдано под отчет работнику из расчета 3500 р/сут. согласно колл.договору	10500	Дт 71 — Кт 50-1
Отражено в авансовом отчете	10500	Дт 20 — Кт 71
Удержан НДФЛ с сверхнормативной суммы ((3500-2500) * 13% * 3 сут.)	390	Дт 70 — Кт 68

Страховые взносы не уплачиваются, так как размер суточных оговорен внутренним актом организации.

Порой для осуществления загранпоездки бывает достаточно одного дня. Тогда суточные принимаются в половинном размере.

Соответственно, и норматив будет составлять 1250 р./сут. (2500 р. * 50%).

Расходы по изготовлению заграничного паспорта и оформлению визы

В ходе подготовки документов для командировки может выясниться то обстоятельство, что у работника нет заграничного паспорта.

В органы ОВиР для его изготовления обращается сам сотрудник. Оплату госпошлины возмещает бухгалтерия после предъявления квитанции и копии готового паспорта.

Оформить визу можно самостоятельно либо с помощью специализированной компании.

Затраты по изготовлению заграничного паспорта, оформлению визы и возможных курьерских услуг можно отнести на командировку, если такие пункты внесены в локальный документ о командировках.

Нормы проживания

Законодательные документы, определяющие нормы пребывания (проживания) за границей, утратили свою силу.

С 2019 года действуют лишь нормативы суточных для налогообложения.

Длительность нахождения в поездке, условия размещения и возмещение командировочных затрат оговариваются внутренними документами компании.

Порядок выдачи аванса

Перед отъездом командируемого сотрудника для определения предстоящих расходов составляется смета.

Ее статьи, как правило, следующие:

• проезд к месту командирования и обратно;
• проживание;
• суточные;
• оформление медицинской страховки;
• перевозка багажа весом до 30 кг;
• телефонные переговоры;
• получение визы и загранпаспорта;
• расходы при обмене валюты.

Смета прикладывается к расходному ордеру. Во избежание трудностей с обменом, аванс командируемому лучше выдавать в валюте страны следования.

Компенсация проезда

По окончанию служебной поездки работником составляется отчет с предоставлением всей первички — билеты, посадочные талоны, багажные квитанции, платежные документы за консульские и аэродромные сборы.

Если приобретался электронный билет, то для получения компенсационных выплат предоставляется его распечатка и талон при посадке.

Поездка на служебном автомобиле

Использование в поездке личного или служебного транспорта возможно, если на есть письменное разрешение руководства.

Для получения выплат компенсирующего характера сотрудник предоставляет путевой лист, оплаченные счета, кассовые чеки, квитанции.

Необходимо также представить копию техпаспорта автомобиля и доверенности в случае управления не личным, а служебным автомобилем.

Аренда (прокат) автомобиля

Сейчас стало популярным использование в служебных разъездах такой услуги, как прокат автотранспорта.

Это, порой, экономичнее поездок на такси и позволяет более оперативно решать поставленные задачи. Для оформления нужно обратиться в компанию арендодателя с предъявлением загранпаспорта и водительских прав.

К отчету о транспортных затратах в таком случае прикладываются следующие документы:

• договор аренды (проката) автомобиля;
• акт о возврате автотранспорта;
• чеки и счета об оплате услуг компании.

Использование платежных карт

Очень удобно и для командируемых и для бухгалтерии использование во время служебной поездки корпоративных и личных банковских карт. Ведь тогда командированный может произвести оплату проездных и затрат по проживанию безналичным путем, а также при необходимости снятия наличных воспользоваться банкоматом.

Бухгалтер принимает к учету следующие фактические затраты:

• оплата затрат по курсу ЦБ на день утверждения авансового отчета;
• расход на конвертацию, подтвержденный банковской выпиской.

Пример:

Командировка сотрудника в Берлин на три дня с 1 февраля 2019 года. Локальным документом организации предусмотрен норматив суточных для поездок в Германию в размере 60 Евро за сутки. 1.02.16 было произведено снятие наличными суточных расходов в размере 180 Евро (по банковской выписке списано 15620 рублей). 3.02.16 оплачен гостиничный номер в сумме 520 Евро (списано 46790 рублей). Авансовый отчет сотрудника утвержден 05.02.16 г. с учетом оплаты стоимости проездных работодателем.

Расходы по результатам поездки отражены в нижеследующей таблице:

Расходы	Курс ЕВРО на дату утверждения отчета	Сумма в ЕВРО	Сумма в РУБЛЯХ
Суточные за 3 дня	84,8104	180	15265,78
Расход на конвертацию			354,22 (15620 – 15265,78)
Проживание в гостинице	84,8104	520	44101,41
Расход на конвертацию			2688,59 (46790 – 44101,41)

Рассчитываясь банковской картой не забывайте о необходимости сохранять квитанции!

Бухучет и проводки

Расходы по командировке учитываются по основному виду деятельности.

Проводка выглядит так: Дт 20 (26, 44 …) Кт 71 («подотчетные лица»).

Перевод в российские рубли осуществляется на момент выдачи валюты.

Если продолжить пример с командировкой в Берлин (Германия) и предположить, что сотруднику 29.01.16 г. было выдано наличными 100 Евро для непредвиденных расходов, полученные из банка 27.01.16 г., то проводки будут следующими:

• 27.01.16: Дт 50 субсчет «Валютная касса»  Кт 52 «Валютные счета» (получена валюта из банка в кассу)  8888,58 руб. (по курсу 88,8858 руб./Евро);
• 29.01.16: Дт 71 — Кт 50 (выданы сотруднику из кассы на командировочные расходы)  8413,70 руб. (по курсу 84,1370 руб./Евро);
• 29.01.16: Дт 50 — Кт 91-1 (начислена курсовая разница)  474,88 руб. (8888,58 – 8413,58).

Если бы по итогам поездки образовался перерасход , то его следовало бы отразить в проводке Дт 71 — Кт 50 (работнику выдан перерасход).

Если же валютные средства были недоиспользованы и возвращены сотрудником, то проводка такая: Дт 50 — Кт 71 (в кассу возвращен остаток неиспользованных денежных средств).

Налогообложение

О расходах на загранкомандировки, облагаемых налогами и взносами, можно узнать из нижеследующей таблицы:

Расходы	Налог на прибыль	НДФЛ	Страховые взносы
Суточные	Учитываются в расходах в размере согласно локальному документу	Не облагаются не превышающие 2500 руб. за каждый день загранкомандировки	Не начисляются
Проживание (включая бронирование)	Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой в счете	Не облагается в размере согласно локальному акту при документальном подтверждении. Не облагается в пределах 2500 руб. в сутки, если нет документального подтверждения)	Не начисляются
Доп.услуги, оказываемые гостиницами	Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой	Не облагаются в части размеров, установленных локальным актом и в пределах 2500 р. если нет документов.	Не начисляются
Проезд	Учитываются фактические затраты при наличии документов	Не облагаются в случае документального подтверждения	Не начисляются
Доп.услуги (сервисные сборы, пользование постельным бельем	Учитываются в полном объеме в прочих расходах	Не облагаются	Не начисляются
Плата за пользование VIP-залом аэропорта	Учитывается в составе прочих расходов, если предусмотрено локальным документом	Облагается	Начисляются
Оплата такси	Учитывается в прочих расходах при наличии экономического обоснования и подтверждения документами	Не облагается	Начисляются
Мед.страховка	Учитываются в прочих расходах, когда наличие страхового полиса является условием въезда	Не облагается	Начисляются
Консульские и аэродромные сборы		Не облагаются	Не начисляются
Сборы за право въезда или транзита автотранспорта	Учитываются в размере фактических расходов	Не облагаются	Начисляются

Нюансы для бюджетников

Отправляя работников бюджетной сферы в загранкомандировку, следует изучить постановление Правительства РФ от 26.12.05 №812, где отмечено, что нормы суточных и проживания определяются Минфином РФ по согласованию с Министерством иностранных дел.

Учитываются также расходы принимающей стороны.

Так, если принимающая сторона обязуется обеспечить командированного валютой для использования в личных целях, то командирующая сторона суточные не выдает. Если же иностранное государство не выплачивает инвалюту, но зато оплачивает питание, то суточные выдаются в размере 30% от нормативов.

Проживание принимается в расчет по цене одноместного номера в отеле среднего разряда.

Порядок оформления для госслужащих

Указом Президента РФ от 18.07.05 за №813 утверждены порядок и условия пребывания в заграничной командировке государственных служащих.

Отличие состоит лишь в возмещении проездных затрат по нормам, утвержденным в соответствии с занимаемой должностью (транспортом 1 категории комфортности, бизнес или эконом-класса).

Как оплатить командировку директора бюджетного учреждения?

При компенсации командировочных затрат руководителя бюджетного учреждения применяются нормы для проезда транспортом повышенной комфортности, а для проживания — стоимость двухместного номера гостиницы.

Порядок возмещения и размеры компенсации командировочных расходов работников и руководителей госорганов изложены в постановлении Правительства РФ от 02.10.02 за №729.

Современная экономическая система подразумевает постоянный обмен опытом сотрудников из одной и той же сферы деятельности. Так как не все можно решить посредством глобальных сетей, командировки по-прежнему остаются актуальны. Временное отсутствие работника на его месте труда при отъезде в командировку сохраняет за ним и должность, и уровень заработной платы. Однако к этому должно прибавляться дополнительное вознаграждение. Расчет суточных при загранкомандировках в 2016 году был значительно изменен новым регламентом ТК РФ.

Суточные выплачиваются сотрудникам вне зависимости от того, была ли выполнена цель поездки. Компенсирование расходов включает в себя следующие пункты трат:

1. Оплату проезда или перелета на любом типе транспорта, заранее оговоренного с руководителем.
2. Оплату проживания в гостинице, отеле или на съемной квартире в течении всего срока времени командировки.
3. Оплату получение загранпаспорта, визы и документов, необходимых для посещения того или иного региона.
4. Оплату всех видов пошлин, связанных с приобретением билетов и регистрацией пакета документов.
5. Оплату трат, которые необходимы для организации рабочего места на территории командировки.
6. Возмещение незапланированных расходов, согласованных с руководителем по мере прохождения срока командировки.

Чтобы размер суточных в загранкомандировке в 2016 году полностью покрывал все траты сотрудника, последнему необходимо тщательно следить за сбором чеков. Расчетные листовки являются лучшим способом аргументировать трату финансов.

Степень покрытия финансовых издержек часто зависит от типа организации, где работает сотрудник. Частные предприятия имеют большие свободы в экономических начислениях, в то время, как государственные структуры вынуждены довольствоваться малым. Размеры суточных при загранкомандировках в 2016 году останутся неизменными, однако несколько изменился регламент их начисления.

Для каждого предприятия установлены свои правила начисления командировочных. Они должны прописываться в уставе и трудовом договоре. Ранее ТК РФ предусматривал систему начисления в виде минимальной и максимальной сумм для покрытия расходов. Однако у каждой командировки свои цели и длительность, ввиду чего регламент не прижился. Размер суточных по загранкомандировкам в 2016 году установлен в рекомендательном режиме, однако четких границ не предусмотрено. Новый указ изменил порядок и пункты начисления минимального размера денежного покрытия деловой поездки, но суммы в ТК являются условными и сильно варьируются в зависимости от территории работы сотрудника и региона его поездки. Согласно таблице суточных при загранкомандировке в 2016 году, работники вправе рассчитывать на следующие суммы:

1. При поездках в пределах границ внутреннего региона (по области): 200-300 рублей за сутки.
2. В случае необходимости посещения иных городов в соседних областях или в пределах территории РФ – от 500 до 1000 рублей на день.
3. Если сотруднику необходимо выехать за границу, рекомендованной суммой считается размер суточных до 2,5 тысяч рублей.

Законодательство оставляет право окончательного решения по уровню финансирования работника за его руководителем. Стоит отметить, что при превышении рекомендованных размеров суточных по загранкомандировкам в 2016 году, будет увеличена ставка НДФЛ. Однако ремарка касается только бюджетных организаций, частные самостоятельно устанавливают порог и не выплачивают дополнительные налоги. Для получения возмещения сотрудник должен предъявить пакет документов, включающий билеты, чеки и прочие расходные бланки.

Загранкомандировка 2016: как считать суточные?

Возмещение может быть предоставлено после поездки. В этом случае сотрудник получает ровно столько, сколько потратил на командировку по разрешение непосредственного руководителя. Если же суточные предоставляются заранее, то расчет ведется на усмотрение начальства, после возвращения работник предъявляет чеки и документы, а бухгалтерия ведет пересчет выданной суммы. По результатам пересчета работник может получить дополнительные средства или будет должен вернуть остаток.

За дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок и суточные за каждый календарный день командировки. Многие ожидали, что с 1 января 2016 года суточные будут отменены. Но этого не произошло.

Согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ, в случае направления работника в командировку работодатель обязан возмещать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные. Соответственно, с 1 января 2016 года работодатели, также как и ранее, обязаны выплачивать суточные.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные возмещаются работнику за каждый день, пока он находится в командировке. Выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути, также оплачиваются. Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье оплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются (но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам). Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Размер суточных в 2016 году по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например, в Положении о командировках .

Бухгалтеры знают про 700 и 2500 рублей - если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят размер суточных 700 и 2500 рублей, чтобы заодно не удерживать с этих сумм НДФЛ. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2500 рублей и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4000 рублей за каждый день командировки по России, но тогда с 3300 рублей придется удержать НДФЛ (4000 руб. – 700 руб. = 3300 руб.)

Обращаем внимание, что размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). В частности, суточные по России - это 700 рублей, за границу - 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 рублей, то с 300 рублей (1000 - 700) работодателю следует удержать НДФЛ

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Как определить количество дней, за которые надо выплатить суточные? Например, если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен представить, как вернется из командировки, вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях определяйте количество дней, за которые надо выплатить суточные, по проездным документам:

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите те, которые установлены во внутренних документах компании.

Однодневная командировка

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку, как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например, на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке - не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

Мнение Минфина РФ: компенсация документально подтвержденных расходов, связанных с однодневной командировкой (например, расходовна питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2500 руб. при однодневной командировке за границу (письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).

Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Белоруссию и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

Обязательно следует знать, сколько платят за командировочные суточные расходы в 2019 году и что поэтому поводу говорит законодательство РФ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

К тому же, не лишним будет выяснить, как выплачивают суточные во время заграничных командировок и в бюджетных организациях.

Огромное количество современных работников часто вынуждены отправляться в различные командировки как по стране, так и за рубеж. При этом все расходы, связанные с такими поездками, берет на себя работодатель.

Но как определить, что входит в командировочные расходы и что такое суточные? И о каких нюансах, связанных со служебными тратами денежных средств необходимо знать?

Основные сведения

Согласно Трудовому кодексу РФ, сотрудник, пребывающий в командировке, вправе рассчитывать на сохранение его рабочего места и заработной платы (). Это касается и тех, кто работает .

Но так как все поездки связаны с определенной тратой денежных средств, то командировка осуществляется за счет предприятия.

Ведь по закону работодатель не вправе ухудшать материальное положение сотрудника, и он обязан возместить своему работнику все затраты.

Из этого следует, что возмещению подлежат траты по проезду, оформлению необходимых документов (если поездка – заграничная), и т. д.

Отдельная статья расходов для работодателя – так называемые суточные. Интересно, что работник получает все необходимые выплаты, независимо от того, насколько удачной была его служебная поездка.

К тому же, работодатель совершенно не обязан предоставлять возмещение расходов всем работникам в одинаковом размере. Чаще всего сумма командировочных определяется должностью сотрудника.

А вот суточные должны быть одинаковыми для всех сотрудников учреждения. Различия допустимы только между поездками по России и заграницу.

Нельзя отправить в командировку:

• беременную женщину;
• несовершеннолетних работников, кроме спортсменов и представителей творческих профессий;
• инвалидов;
• кандидатов, участвующих в выборах;
• сотрудников, с которыми заключен ;
• некоторые категории сотрудников без их письменного согласия.

В некоторых случаях работодателю согласно необходимо получить письменное согласие на служебную поездку у:

• женщин, воспитывающих детей до 3 лет или до 5 лет без супруга;
• сотрудников, на иждивении которых находятся дети-инвалиды;
• работников, которые ухаживают и могут подтвердить этот факт документально.

Работодатель обязан выплатить сотруднику, отправленному в служебную поездку, его заработную плату.

Размер зарплаты должен подлежать пересчету, то есть он зависит от того, что какое-то время работник не сможет выполнять свои прямые трудовые обязанности.

Сумма напрямую зависит от количества рабочих дней на протяжении всей командировки, и, согласно Трудовому кодексу, не берутся во внимание выходные и праздники.

Также учитывается не только сама зарплата за последние 12 месяцев, но и всевозможные и вознаграждения.

Определения

Командировка – это поездка сотрудника организации, которая осуществляется по указанию работодателя и исключительно в рабочих целях ().

Важно знать, что отсутствие работника не является командировкой, если он возвращается обратно в день отправки.

Из этого следует, что поездка должна иметь определенные сроки. Что такое суточные и командировочные? Многие считают, что это одно и тоже.

Естественно, что сотрудник, отправленный в служебную поездку, должен получить определенную сумму на проживание, проезд и другие расходы.

Работодатель в свою очередь обязан обеспечить сотрудника не только командировочными, но и суточными.

То есть средствами на дополнительные расходы, которые не связаны с наймом жилья, проездом или другими служебными расходами ().

Какова их роль?

Командировочные траты должны быть подтверждены документально (билеты, чеки и т. д.), в то время как суточными сотрудник может распоряжаться по своему усмотрению и не отчитываться за это перед работодателем.

Но есть и свои нюансы. Например, работодатель может отказаться возместить расходы сотрудника, если они были осуществлены без его разрешения или ведома.

Траты, связанные с проездом оплачиваются согласно приобретенных сотрудником билетов. Чтобы не было путаницы с тем, сколько стоят билеты, работодатель сам решает, каким видом транспорта сотрудник отправится в командировку.

Часто этот пункт прописывается в нормативных документах организации. Для оплаты транспорта и гостиницы работнику обычно выдается аванс, а сумма фиксируется в .

Расходы по найму жилья в другом городе возмещаются следующим образом – при следует указывать название организации.

Возмещаются также траты за пользование телефоном, телевизором и т. д. Питание не компенсируется, так как считается, что его покрывают суточные.

В случае если сотрудник не может подтвердить данные расходы, ему возмещается только 12 рублей в сутки. В бюджетных организациях командировочные за жилье имеют ограничение – 550 рублей за сутки.

Когда сотрудник имеет возможность проживать бесплатно, эта статья расходов не учитывается. А как же быть, если командировки однодневные? Положены ли в этом случае работнику суточные?

Законодательством установлено, что однодневная командировка приравнивается к обычной, то есть сотрудник имеет право на возмещение всех расходов. Единственное исключение – суточные для него не предусмотрены.

Но и здесь закон, а точнее Постановление от 11. 09. 2012 №4357/2 Верховного суда РФ, разрешает выплату так называемых суточных за однодневные поездки работников.

Суточные должны выплачиваться за:

• каждый день поездки, включая выходные, праздники или болезнь сотрудника;
• дни, которые работник проводит непосредственно в дороге;
• вынужденные остановки и задержки.

Как только сотрудник возвращается из служебной поездки, он обязан в течение 3 дней предоставить бухгалтерии организации полный отчет обо всех своих расходах.

Если у него остаются какие-то денежные средства, он должен вернуть их в кассу. Важно знать, что оформление отчета о командировочных расходах необходимо, даже если все расчеты производились банковской картой.

Причем неважно, личная это карта или корпоративная. К следует приложить все подтверждающие поездку документы, например, билеты, чеки, копию загранпаспорта и т. д.

Существуют также такие и такие расходы, как услуги переводчика или билеты на различные служебные мероприятия. Их обязательно следует включить в .

Законодательная база

Все вопросы, связанные со служебными командировками, регулирует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, в учреждении обязательно должен быть такой нормативный документ, как .

Особенно, если работники организации вынуждены очень часто отправляться в командировки. Налогообложение командировочных средств регламентирует Налоговый кодекс РФ.

Норма суточных командировочных расходов в 2019 году

Командировочные расходы суточные в 2019 году останутся такими же, как и в прошлом году. Существует фиксированный размер суточных выплат, которые не нуждаются в каких-либо документальных подтверждениях.

И поэтому их не касается налогообложение, в отличие от командировочных выплат. Для командировки по территории РФ эта сумма не должна превышать 700 рублей за день, а для поездок заграницу – 2500 рублей за один день ().

Все, что выплачивается поверх этих норм, по закону облагается налогом в 13%, который удерживается из заработной платы.

Кто устанавливает величину

Размер суточных для сотрудников обычно устанавливает само предприятие на основании внутренних нормативных документов.

Часто все нюансы, связанные с командировками, указываются в . При этом учитываются как командировки по территории РФ, так и заграничные.

Сколько сейчас составляет сумма

Законом установлены суммы суточных, которые не облагаются никакими налогами. И в 2019 году они остаются неизменными.

Видео: актуальные вопросы командировочных расходов

При этом нет никаких ограничений для пересмотра размера суточных выплат, поэтому окончательная сумма зависит от возможностей той или иной организации.

Если поездка за границу

Это время фиксируется с помощью отметок в загранпаспорте сотрудника. И пока человек находится за территорией РФ, суточные должны выплачиваться в соответствующей валюте.

Как только он возвращается, выплаты начинают поступать в рублях. Сумма определяется согласно регламентным документам учреждения.

В бюджетных учреждениях

Сотрудники бюджетных учреждений могут рассчитывать на размер суточных, не превышающих установленную государством норму.

Если частные организации могут устанавливать любые суммы выплат для своих работников, даже если они превысят норму и остаток будет облагаться налогами. Бюджетные предприятия, естественно, не могут позволить себе такую роскошь.

Для военнослужащих

Если военнослужащий может возвращаться к месту службы или жительства каждый день, а его командировка не требует постоянного пребывания в одном месте, суточные ему не положены.

В других случаях он имеет право на выплату суточных в размере 300 рублей. Минимальные суточные в размере 100 рублей платятся, если во время командировки за счет федерального бюджета обеспечивается питание военнослужащего.

Эти вопросы регламентирует .

Какой размер командировочных будет в 2019 году

Следует знать, что с 2019 года будут отменены суточные выплаты работникам, которые отправляются в командировки в пределах РФ.

Такие поправки будут приняты Минфином, считающим, что работодатель и так оплачивает все издержки, связанные с командировкой. Поэтому и суточные выплачивать не имеет смысла.

Изменения внесут в первую очередь в Постановление правительства России «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Но насколько верной является такая позиция Минфина, покажет практика.

Останутся только дополнительные выплаты для заграничных командировок, а их сумма пока будет прежней – 2500 рублей в сутки. Процесс изменения соответствующих нормативных актов еще не окончен.

Что касается командировочных, то их размер не ограничивается федеральными законами. То есть каждая организация самостоятельно решает, какую сумму можно потратить на возмещение командировочных расходов.

Но есть и определенные особенности, которые касаются расходов такого вида. При заграничных командировках особое внимание рекомендуют уделить сбору всех необходимых документов.