ВВЕДЕНИЕ

Предприятия обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В отдельных случаях пред-приятия участвуют в процессе налично-денежного обраще-ния - при оплате труда штатных и нештатных сотрудников, закупке материалов, выдаче сотрудникам авансов на коман-дировочные расходы и др. В связи с этим предпри-ятие может располагать наличными денежными средствами. Для хранения денежных средств предназначена касса предприятия.

Целью курсовой работы является изучение правильности поступления, хранения, использования наличных денежных средств.

Для достижения поставленной цели использовались общенаучные методы исследований, специальные методы и приемы бухгалтерского учета.

Предметом и объектом изучения выступает баланс предприятия.

При написании работы были поставлены задачи:

Изучить правила организации кассы на предприятии, требования, предъявляемые к месторасположению кассы;

Рассмотреть основные виды документов, являющихся основанием для совершения кассовых операций;

Изучить порядок учета движения денежных средств в бухгалтерии предприятия;

Изучить порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе.

При написании курсовой работы были использованы следующие виды источников информации:

Законы РБ;

Нормативно-правовые акты;

Специализированные учебные пособия «Теория бухгалтерского учета», «Бухгалтерский учет» и др.;

Периодические издания.

ОРГАНИЗАЦИЯ КАССЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Необходимость создания кассы на предприятии

Для хранения денежных средств и выполнение расчетов ими на каждом предприятии, в организации или учреждении создается касса. На крупных пре дприятиях может иметь филиалы в подразделениях. Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг. Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги должны хранится, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных, и обычных металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, а учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятия, не реже одного раза в квартал комиссией проводится их проверка.

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию, организации, учреж-дению как в результате умышленных действий, так и в результа-те небрежного или недобросовестного отношения к своим обя-занностям. Для этого при приеме его на работу с ним заключа-ется договор о полной индивидуальной материальной ответст-венности. Под роспись руководитель предприятия должен также ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций. Касси-ру запрещается передоверять выполнение порученной ему рабо-ты другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данному предприятию.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необ-ходимости временной его замены исполнение обязанностей кас-сира приказом руководителя возлагается на другого работника. Этот работник также ознакомляется с Правилами ведения кассо-вых операций в Республике Беларусь и с ним заключается дого-вор о полной материальной ответственности.

В случаях внезапного оставления кассиром работы находя-щееся в кассе немедленно пересчитывается другим кассиром, которому все передается, в присутствии руководителя и главно-го бухгалтера предприятия или созданной для этих целей комис-сии. Результаты пересчета и передачи оформляются актом.

Для выдачи заработной платы, премий и других кассовых выплат по подразделениям приказом руководителя могут назна-чаться специальные лица (общественные кассиры), которые под расписку получают в соответствии с потребностью деньги в кас-се, а затем отчитываются перед кассиром. С такими лицами, так же как и с кассиром, заключается договор о полной материаль-ной ответственности при возложении на него обязанностей по раздаче денег и на них распространяются все права и обязанно-сти, установленные для кассиров.

Бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом под-писи кассовых документов, не привлекаются к исполнению обя-занностей кассиров (за исключением малых и других предпри-ятий, не имеющих в штате кассира).

Согласно Правилам ведения кассовых операций в Рес-публике Беларусь, утвержденным постановлением Правле-ния Национального банка Республики Беларусь от 28 июня 2001 г. № 159 в кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяй-ственных расходов, выдачи авансов на командировки и дру-гих небольших платежей. Для установления такого лимита предприятие представляет в обслуживающее учреждение банка расчет по установленной форме. В случае, когда предприятие не представляет расчет на установление лими-та остатка средств наличных денег в кассе, этот лимит счи-тается нулевым.

Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выдачи заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию, пенсий работникам предприятия. Не ис-пользованные в трехдневный срок наличные денежные средства, полученные на выдачу заработной платы, подле-жат сдаче в обслуживающие учреждения банков. Это касается и постоянной денежной выручки, расходование которой согласовано с обслуживающим уч-реждением банка для оплаты труда, выплаты пособий, закупки сельскохозяйственной продукции, тары и вещей у населения. При необходимости рассчитаться с работниками банк выдает необходи-мую сумму по первому требованию предприятия .

Лекция № 2 Кассовые операции.

Нормативное регулирование кассовых операций.

К кассовым операциям относятся операции по получению и расходованию наличных денежных средств непосредственно из кассы организации.

Основными нормативными документами, регламентирующими ведение кассовых операций являются:

Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98.

Порядок ведения кассовых операций в Р.Ф. утверждённый решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93

Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов»

Эти нормативные документы предусматривают

Наличие специально оборудованного помещения кассы

Ведение кассовой книги и других кассовых документов

Использование ККМ при осуществлении расчётов с населением

Хранение свободных денежных средств в учреждениях банков

Расходование наличных денег, полученных из банков строго на цели, указанные в чеке

Хранение в кассе наличных денег в пределах лимитов установленных обслуживающим банком.

Организация работы кассы.

Для приёма, хранения и расходования наличных денежных средств предприятие должно иметь кассу. Касса – это обобщённое подразделение, осуществляющая и оформляющее все операции по наличному денежному обороту. На практике касса чаще всего включает в себя главную кассу и ряд оперативных касс. Оперативные кассы служат для приёма наличных денежных средств у населения за реализуемые товары с применение ККМ. Главная касса должна иметь изолированная помещение, удовлетворяющее требованиям безопасности и надёжности в сохранении денежных средств. Все наличные деньги должны храниться в несгораемых металлических шкафах.

В штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несёт материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. Приём кассира на работу оформляется приказом руководителя организации. После принятия на работу кассира с ним заключается договор о полной материальной ответственности. На его основании кассир несёт ответственность за сохранность средств в кассе, правильности оформления кассовых документов и ведения кассовой книги а так же за ущерб причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате недобросовестного отношения к своим обязанностям. Отсутствие договора о полной материальной ответственности исключает возможность взыскание сумм недостачи в полном объёме.

На малых предприятиях не имеющих в штате кассира, его обязанности могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Кассиру запрещается передоверять свою работу другим лицам. Доступ в помещение кассы лицам не имеющим отношения к её работе воспрещается.

Проведение кассовых операций контролируются коммерческими банками, которые обслуживают предприятие. Между предприятием и банком заключается договор, по которому устанавливается лимит кассы. Лимит кассы – это ограничение на остаток денег, который может находится в кассе на конец дня. Предприятия, не имеющие лимита должны ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность.

Сверх установленного лимита денежные средства могут храниться в кассе только в дни выдачи заработной платы, пенсий, командировочных и т.д. в течении трёх рабочих дней, включая день получения денег в банке.

В свою очередь ЦБ РФ регулярно устанавливает лимит (ограничение) наличных расчётов между юридическими лицами по одной операции в день. В настоящее время данный лимит составляет 100 000 тысяч рублей.

За несоблюдение организациями условий работы с денежной наличностью, а так же несоблюдение порядка ведения кассовых операций к ним могут быть применены меры финансовой ответственности.

Ольга Иванова, бухгалтер Intercomp
17.01.2013. «Бухгалтерские вести».

Торговая организация – организация, деятельность которой направлена на систематическое получение прибыли от купли-продажи товаров.

Кассовые операции торговой организации – это действия связанные с платежами, осуществляемыми путем наличных расчетов, т.е. действия по приему, выдаче и хранению наличных денег в кассе торговой организации.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации содержит общие положения о порядке ведения кассовых операций и устанавливает процедурные правила по следующим разделам:

• прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов;
• ведение кассовой книги и хранение денежных средств;
• ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

Торговая организация, осуществляя расчеты наличными деньгами должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Ответственность за ведение кассовых операций несет кассир, с которым должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия предназначен счет 50 «Касса». В Плане счетов бухгалтерского учета рекомендуется использование следующих субсчетов к этому счету:

• субсчет 1 «Касса организации»;
• субсчет 2 «Операционная касса»;
• субсчет 3 «Денежные документы».

Рассмотрим несколько подробнее назначение субсчетов, рекомендованных по счету 50 «Касса.

• 50.1 "Касса организации" - учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
• 50.2 "Операционная касса" - учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
• 50.3 "Денежные документы" - учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

При необходимости, разумеется, организация вправе открывать и другие субсчета, способствующие наглядности и удобству ведения учета по счету 50 «Касса». Так, если предприятие производит операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открываются соответствующие субсчета для учета операций по каждому виду валюты обособленно.

Таким образом, счет 50 «Касса» субсчет 1 «Касса организации» предназначен для учета всех наличных денежных средств в кассе предприятия. Счет 50 «Касса» субсчет 2 «Операционная касса» рекомендуется в основном для применения в транспортных организациях и на предприятиях связи. Однако некоторые торговые организации, имеющие сеть магазинов или постоянно действующих торговых точек, используют его для учета наличия и движения денежных средств по каждому подразделению. Счет 50 «Касса» субсчет 3 «Денежные документы» используется не для учета наличных денежных средств, а для учета оплаченных денежных документов. Если торговая организация не ведет кассовых операций с денежными документами и иностранной валютой, а также не имеет подразделений, учет по счету «Касса» в такой организации будет осуществляться по счету 50 без открытия субсчетов, так как в них нет необходимости.

Документы при учете кассовых операций.

Поступление денежных средств и документов в кассу предприятия отражается по дебету счета 50 «Касса», а их выбытие – по кредиту.

Как и раньше, кассовыми документами являются приходный и расходный кассовые ордера, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость, кассовая книга.

Формы кассовых документов содержатся в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93. Он утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299.

• остаток наличных денег, полученных под отчет;
• наличные деньги, сдаваемые уполномоченным представителем обособленного подразделения в порядке, определенном юридическим лицом.

Документ составляется в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или лицом, имеющим на это полномочия. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается также главным бухгалтером или уполномоченным лицом и кассиром. Если бухгалтерский учет на предприятии ведется одним бухгалтером, на квитанции к приходному кассовому ордеру он расписывается дважды. Документ заверяется печатью (штампом) кассира, после чего квитанция выдается на руки лицу, внесшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. В Положении N 373-П ничего не говорится о ведении журнала регистрации ПКО и РКО. Напомним, что согласно старому Порядку в этом журнале подлежат регистрации бухгалтерией приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу.

Выдача наличных денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат проводится по РКО, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. Документ выписывается в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, имеющими на это полномочия. В строке «Основание» работник бухгалтерии указывает содержание хозяйственной операции, по которой выдаются денежные средства, а в строке «Приложение» – прилагаемые к ордеру первичные и другие документы с указанием дат их составления и номеров (в случае наличия таких документов). Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя организации (например, «Оплатить» с датой и подписью руководителя), подпись руководителя на расходном кассовом ордере не обязательна.

Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру, кассир обязан потребовать паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Реквизиты документа заносятся в расходный кассовый ордер. Получатель денежной суммы собственноручно заполняет строку «Получил», указывая в ней сумму прописью (копейки указываются цифрами), указывает дату получения и ставит свою подпись. Расходный кассовый ордер остается в кассе. Если по каким-либо причинам получатель не может лично получить деньги, кассир имеет право выдать их по доверенности, оформленной соответствующим образом. В этом случае в тексте после фамилии, имени и отчества получателя указываются фамилия, имя и отчество лица, получающего данную сумму по доверенности. Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру и хранится вместе с ним.

Такие выплаты как заработная плата и пособия по социальному страхованию производятся на основании платежной (расчетно-платежной) ведомости. По ведомостям могут также производиться выплаты депонированных сумм, оплата больничных листов и отпусков, командировочных расходов, если эти выплаты производятся нескольким лицам одновременно. При произведении выплат по ведомостям составляется один расходный кассовый ордер на сумму выплат по ведомости.

На титульном листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег. Ведомость визируется руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномоченными лицами. По истечении 3 (для районов Крайнего Севера 5) дней с момента получения денег на выплаты по ведомости кассир производит следующие действия:

1. в ведомости напротив фамилий лиц, которым деньги не были выплачены, ставится отметка «Депонировано»;
2. составляется реестр депонированных сумм;
3. в конце ведомости делается запись о фактически выданных и депонированных суммах и скрепляется подписью кассира;

Кассовая книга. Для учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денег ведут кассовую книгу. Ведется по утвержденной форме. Каждый год начинается новая кассовая книга. Заполняется за каждый день, когда совершались операции с наличными деньгами. Можно купить в магазине журнал установленной формы, тогда в начале года пронумеровываются страницы, прошиваются, все это скрепляется печатью и потом заполняется в хронологическом порядке вручную. Можно вести в электронном виде и распечатывать за каждый день, когда было движение, а в конце года прошнуровать, пронумеровать, скрепить печатью и подписью директора и главного бухгалтера (если он есть).

Кассовая книга состоит из двух частей: вкладного листа кассовой книги и отчета кассира. Если вы книгу купили, то все записи делаются шариковой ручкой под копировальную бумагу, второй экземпляр и есть отчет кассира, он отрывается и хранится отдельно.

Если вы ведете книгу в электронном виде, то распечатывается за каждый день приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист и отчет кассира, т.е. получается кассовая книга, состоящая из двух частей. Листы в них нумеруются в порядке возрастания с начала года, на последнем в месяце вкладном листе проставляется общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а на последнем за календарный год - общее количество листов за год. Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги (книги учета денежных средств) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица (индивидуального предпринимателя) при ее наличии. Отметим, что согласно требованиям старого порядка кассовая книга опечатывалась сургучной или мастичной печатью. Сейчас этого делать не нужно.

Контроль над правильностью ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. Кассир несет полную материальную ответственность за недостачу вверенных ему материальных ценностей независимо от того, возникла эта недостача в силу его умышленных действий или в результате небрежного выполнения своих обязанностей. Однако при заключении договора о полной материальной ответственности оговариваются обязанности не только материально ответственного лица, но и администрации предприятия. Администрация обязана создать условия для надлежащего выполнения материально ответственным лицом требований по сохранности документов и материальных ценностей. Например, если администрация не предоставила кассиру сейф для хранения наличных денежных средств и документов и доступ к материальным ценностям практически имеет еще кто-либо, кроме него, он может оспаривать свою ответственность за выявленную недостачу в установленном законодательством порядке.

Лимит остатка наличных денег. Лимит остатка наличных денег - это максимально допустимая сумма денежных средств, которую можно хранить в кассе для проведения кассовых операций после выведения в кассовой книге суммы остатка денег на конец рабочего дня.

Юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) устанавливает такой лимит самостоятельно путем издания соответствующего распорядительного документа, который должен храниться в определенном руководителем порядке. При этом лимит остатка кассы в 2012 г. в банке утверждать больше не нужно. Отметим, что раньше лимит остатка наличных денег устанавливался банком, а с руководителями предприятий он только согласовывался.

Правила расчета лимита остатка наличных денег изложены в Приложении к Положению N 373-П. Согласно им при установлении данного ограничения можно исходить или из объема поступлений, или из объема выдач наличных денег. Последний показатель используется при отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Итак, вариант первый. Сумму поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период сначала делят на рабочие дни указанного периода, а потом умножают на рабочие дни, приходящиеся на период времени между днями сдачи в банк поступивших наличных денег.

Вариант второй. Сумму выдач наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам) за расчетный период делят на рабочие дни этого периода. Затем полученный результат умножают на рабочие дни промежутка времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам).

Следует иметь в виду, что в обоих случаях расчетный период не должен превышать 92 рабочих дня юридического лица, индивидуального предпринимателя. А период времени между днями сдачи в банк (получения из банка) наличных денег не должен быть более семи рабочих дней (при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней).

Наличные сверх лимита. Хранить наличные деньги сверх лимита, то есть свободные денежные средства, на счетах в банках - обязанность организации (индивидуального предпринимателя).

Накопление в кассе наличных денег сверх установленного ограничения не допускается, за исключением дней выплат заработной платы, стипендий, вознаграждений, включенных в фонд заработной платы, и выплат социального характера. В указанные дни входит день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в это время кассовых операций.

Внимание! Вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель лимит остатка наличных денег рассчитывают исходя из ожидаемого объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги или из ожидаемого объема их выдач.

Свободные денежные средства уполномоченный представитель организации (индивидуальный предприниматель или его уполномоченный представитель) может внести напрямую в банк. Также деньги могут быть сданы для зачисления, перечисления или перевода их на банковский счет юридического лица, индивидуального предпринимателя:

• в организацию, входящую в систему Банка России, уставом которой ей предоставлено право осуществления перевозки и инкассации наличных денег, а также кассовых операций в части приема и обработки денежных средств;
• или в организацию федеральной почтовой связи.
• Что касается обособленного подразделения, то его уполномоченный представитель помимо перечисленных выше организаций может внести наличные деньги своему юридическому лицу.

Отметим, что согласно старому порядку предприятия были обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Одним из способов избежать нарушения по лимиту остатка кассы является выдача денежных средств под отчет. Это способ достаточно распространенный, тем более что сумму денежных средств, выдаваемых сотруднику под отчет, законодательство не ограничивает. Следует только помнить, что под отчет можно выдать деньги только сотруднику, полностью отчитавшемуся за ранее выданные суммы.

В бухгалтерском учете предприятие использует счет 50 «Касса» субсчет 3 «Денежные документы» по необходимости. Для торговых организаций использование этого субсчета становится актуальным, если оно, допустим, обеспечивает своих сотрудников проездными билетами на транспорт для выполнения работ, требующих поездок по городу, или талонами на бензин для тех же целей, а также направляет своих сотрудников в командировки, заранее приобретая билеты. В сущности, счет 50 «Касса» субсчет 3 «Денежные документы» заменил исключенный из нового плана счетов ранее действовавший счет 56 «Денежные документы». Почему нельзя приобретенные денежные документы сразу списать на затраты предприятия, зачем сначала учитывать их на счет 50 «Касса» субсчете 3 «Денежные документы»? Если торговое предприятие приобретает проездные билеты на месяц для своих менеджеров по закупкам, оно оплачивает билет сразу, т. е. тратит на него средства. Использование же этих средств будет осуществляться не сразу, а в течение месяца. А заранее приобретенный железнодорожный билет для командированного сотрудника может быть в силу изменившихся обстоятельств возвращен обратно. Поэтому стоимость таких документов можно списать лишь после их использования.

Приобретенные денежные документы хранятся в кассе предприятия и материальную ответственность за них, так же как и за наличные деньги, несет кассир. Если в течение дня имело место движение денежных документов, он составляет отчет, в котором указывает, сколько документов выбыло и сколько поступило. Данные отчета заносятся в книгу учета денежных документов.

Любая предпринимательская деятельность в РФ имеет кассовые операции, которые регистрируются в специальной книге.

Касса - один из важнейших и ответственных участков учета. Он грамотности проведения операций зависит правильность составления баланса и прочей отчетности.

Что это такое

Касса на предприятии представляет собой помещение, предусмотренное для приема и выдачи наличности. Здесь сотрудникам выдают на руки аванс, зарплату, подотчетные суммы. В кассу сдается выручка и иные средства, принимаются деньги от покупателей. В ней хранят деньги, ценности, кассовые бумаги.

Кассовая дисциплина должна организовываться и вестись на предприятии в соответствии с требованиями законодательства РФ. Для ведения кассовой работы предусмотрены определенные нормативы. Главным из них является лимит остатка кассы. Он позволяет хранить в ней деньги в пределах установленной суммы. Сверхнормативные средства сдаются в банк в определенный срок.

В кассе может находиться как национальная, так и зарубежная валюта. Движение денег регистрируется в кассовой книге. Для каждого вида валюты открывается отдельный документ. Составляет его кассир в двух экземплярах.

Изменения в кассовую книгу можно вносить в исключительных случаях, заверяя их подписями кассира и главбуха.

Организация работы

Для организации работы с наличностью у компании должна быть касса и сотрудник, знающий кассовую дисциплину и работающий в соответствии с нормами законодательства. Порядок ведения операций по кассе регламентирует Указание ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.14 (далее - Указание ЦБ).

В штате крупных компаний есть должность кассира. В небольших организациях его функции выполняет главбух, бухгалтер или иное уполномоченное лицо. Перед началом работы с ним заключают договор о материальной ответственности и знакомят под роспись с его должностными правами и обязанностями.

За обустройство кассы и сохранность находящихся в ней ценностей в первую очередь отвечает руководитель. Запрещено хранить в кассе деньги и ценности, не принадлежащие организации.

Для кассы необязательно отводить отдельное помещение, основная задача - обеспечение сохранности средств. Для этого достаточно иметь сейф. В нем можно хранить не только деньги, но и ценности, печати и т. д.

Руководство может разработать локальный акт, касающийся организации кассовой дисциплины в компании. Документ обеспечит соблюдение установленных правил и поможет правильно организовать ведение кассовых операций. С бумагой необходимо ознакомить всех сотрудников, имеющих отношение к наличности.

Компания должна приказом руководителя установить лимит денег, который может оставаться в кассе на конец дня. Предел организация определяет самостоятельно в зависимости от сферы деятельности и объема прихода и расхода средств.

Лимит для юрлиц рассчитывается по формуле, которая приведена в Приложении к Указанию ЦБ. Суммы, превышающие лимит, могут находиться в кассе в дни выплаты заработка и иных выплат, а также в выходные и праздники, если в эти дни велись операции по кассе.

ИП и субъекты малого бизнеса могут не устанавливать лимит.

Документальное оформление приема и выдачи денег

Основные источники поступления денег в кассу и основания выдачи отражены в таблице:

Учет в кассе ведется с использованием следующих бумаг:

• приходных ордеров;
• расходных ордеров;
• журнала регистрации документации;
• Кассовой книги;
• Книги учета поступивших и выданных денег и документов.

Кассовые бумаги вправе оформлять следующие сотрудники:

• руководитель;
• главбух;
• кассир;
• бухгалтер;
• иной уполномоченный сотрудник.

Данные в Кассовую книгу кассир вносит на основании первичных бумаг. Перед заполнением она пронумеровывается и прошнуровывается, заверяется печатью и подписями руководителя и главбуха.

Подписывают бумаги главбух или директор и кассир (уполномоченное лицо), при их ведении руководителем он же их и подписывает.

Кассиру выдается печать с реквизитами для подтверждения операций. Он должен иметь оригиналы подписей лиц, которые вправе расписываться в кассовых бумагах.

Документы оформляются на бумаге или в электронной форме. Они подтверждают достоверность и контроль движения наличности, соблюдение кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина

Юрлица и ИП обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Она представляет собой свод правил контроля над наличностью, установленных законодательством.

Все приходные и расходные операции с наличными деньгами проходят через кассу и оформляются соответствующими ордерами.

Компании, занимающиеся продажей за наличный расчет, обязан использовать контрольно-кассовую технику (ККТ). Специальные кассовые машины (ККМ) фиксируют приход денег и хранят сведения об операциях.

Субъекты, продающие товары и услуги за наличку могут не использовать ККМ в следующих случаях:

• затруднительно применение ККТ при работе, например, рыночная торговля на лотках, курьерская доставка;
• применяются бланки строгой отчетности (БСО) при работе с гражданами и ИП, на расчеты с юрлицами это исключение не распространяется;
• применяется патентная система налогообложения или ЕНВД, при этом прием денег должен оформляться товарным чеком или иным документом с аналогичными реквизитами.

Если хозяйствующий субъект не использует ККМ, он все равно обязан соблюдать правила ведения кассовых операций.

Они состоят из комплекса требований, обеспечивающих достоверность учета наличных средств:

• все операции по кассе оформляются типовыми первичными документами, утвержденными законодательством;
• деньги должны расходоваться только на те нужды, на которые получены;
• компания обязана обеспечить необходимые технические условия для помещения, отведенного под кассу;
• организация должна вести всю необходимую документацию;
• остаток в кассе не может превышать лимит;
• наличный расчет по одному контракту между юрлицами не должен превышать 100 тыс. р.;
• руководство должно приказом назначить ответственного за кассовые операции сотрудника;
• выдача налички под отчет должна сопровождаться оформлением авансового отчета.

Бухгалтерский учет

Информация о наличии и движении наличности в кассе отражается на сч. 50 «Касса».

Субсчета к нему и их предназначение приведены в таблице:

В бухгалтерии кассовые операции учитывают по отчету кассира. Выбытие средств (Кт сч. 50) отражают в журнале-ордере № 1, а Кт сч. 50 фиксируют в ведомости № 1.

Основные проводки по сч. 50 представлены в таблице:

Ведомость по сч. 50 составляется ежемесячно по данным отчета кассира. Она обобщает операции по движению денег по данному счету и формирует соответствующие бухгалтерские записи. По ее данным заполняется оборотная ведомость, данные из которой заносят в Главную книгу.

Инвентаризация

Внеплановая инвентаризация кассы может проводиться по распоряжению руководителя. Плановая процедура необходима при смене кассиров и ежегодной описи активов предприятия. В последнем случае комиссия инвентаризирует кассу в первую очередь.

Перед началом проверки комиссия принимает последние на данный момент первичные кассовые документы. Кассир или иное ответственное лицо должно написать комиссии расписку о том, что вся первичка сдана в бухгалтерию, поступившие деньги оприходованы, а выданные - списаны.

В ходе инвентаризации все операции с наличкой и документами прекращаются. В кассе пересчитывают деньги и переписывают денежные бумаги. Комиссия сверяет полученные данные с учетными.

Результаты описи фиксируют в акте. Он заполняется в двух экземплярах, подписывается кассиром и комиссией. Если причиной переписи является смена кассиров, то оформляют 3 бланка документа, по одному для кассиров и один - для бухгалтерии.

Недостачи и излишки отражаются в акте с указанием обстоятельств их образования. МОЛ пишут соответствующие объяснения.

Недостача взыскивается с кассира, при этом делаются записи:

Итак, работу кассы хозяйствующий субъект организует самостоятельно, соблюдая установленные Указанием Центробанка требования. Каждая операция с наличностью оформляется документально и отражается в учете. Периодически проводится инвентаризация денег, ценностей и кассовых документов, что позволяет подтвердить правильность работы и избежать административной ответственности.

Для хранения денежных средств и выполнение расчетов ими на каждом предприятии, в организации или учреждении создается касса. На крупных предприятиях может иметь филиалы в подразделениях. Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг. Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных, и обычных металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, а учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятия, не реже одного раза в квартал комиссией проводится их проверка.

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию, организации, учреждению как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Для этого при приеме его на работу с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Под роспись руководитель предприятия должен также ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данному предприятию.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира приказом руководителя возлагается на другого работника. Этот работник также ознакомляется с Правилами ведения кассовых операций в Российской Федерации и с ним заключается договор о полной материальной ответственности.

В случаях внезапного оставления кассиром работы находящееся в кассе немедленно пересчитывается другим кассиром, которому все передается, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или созданной для этих целей комиссии. Результаты пересчета и передачи оформляются актом.

Для выдачи заработной платы, премий и других кассовых выплат по подразделениям приказом руководителя могут назначаться специальные лица (общественные кассиры), которые под расписку получают в соответствии с потребностью деньги в кассе, а затем отчитываются перед кассиром. С такими лицами, так же как и с кассиром, заключается договор о полной материальной ответственности при возложении на него обязанностей по раздаче денег и на них распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.

Бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не привлекаются к исполнению обязанностей кассиров.

Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный ЦБ РФ от 22 сентября 1993 №40 в кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Для установления такого лимита предприятие представляет в обслуживающее учреждение банка расчет по установленной форме. В случае, когда предприятие не представляет расчет на установление лимита остатка средств наличных денег в кассе, этот лимит считается нулевым.

Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения, но не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. Организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3-х рабочих дней.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.