УТВЕРЖДЕНО

приказом директора

от 01.01.2001г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об обеспечении сохранности материальных ценностей

в муниципальном бюджетном учреждении дополнительного образования

«Лянторский центр дополнительного образования»

1. Общие положения

1.1. НастоящееПоложение устанавливает требования к обеспечению сохранности материальных ценностей в муниципальном бюджетном учреждении дополнительного образования «Лянторский центр дополнительного образования».

1.2. Требования настоящего Положения являются обязательными для работников Учреждения, осуществляющих мероприятия по обеспечению сохранности материальных ценностей.

1.3. Положение разработано в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ.

1.4. К материальным ценностям (имуществу) относятся:

а) основные средства – материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения, независимо от стоимости, при условии, что срок их полезного использования составляет более 12 месяцев;

б) материальные запасы:

предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;

предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификатором ОКОФ;

мягкий инвентарь.

1.5. На Учреждение возлагаются следующие задачи:

а) ведение учета своего имущества в натуральном и денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного отражения в бухгалтерском учете его поступления, перемещения и выбытия;

б) создание условий, обеспечивающих сохранность материальных ценностей и правильность их использования в своей деятельности.

1.6. Основными мерами обеспечения сохранности материальных ценностей в учреждении являются:

а) правильное и своевременное документирование всех операций по движению материальных ценностей;

б) своевременное осуществление расчетов с поставщиками материальных ценностей;

в) контроль за выполнением договорных обязательств;

г) обеспечение сохранности и контроля за движением материальных ценностей и правильным их использованием;

д) правильный подбор и расстановка материально ответственных лиц;

2.8. Перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск материальных ценностей, определяется приказом руководителя Учреждения.

3. Контроль за наличием материальных ценностей

3.1. В целях обеспечения контроля за сохранностью материальных ценностей должны быть обеспечены:

а) четкая система документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;

б) проведение в установленном порядке инвентаризаций материальных ценностей и контрольно-выборочных проверок их остатков;

в) учет непригодных к использованию материальных ценностей;

г) использование по назначению полученных материальных ценностей;

д) контроль за работой материально ответственных лиц;

3.2. Все хозяйственные операции, проводимые в Учреждении, должны оформляться подтверждающими документами. Эти документы служат первичными учетными документами.

3.3. При поступлении материальных ценностей материально ответственное лицо проверяет фактическое количество полученных материалов, сверяет результаты со сведениями, содержащимися в документах поставщика, подписывает акт приемки материальных ценностей.

3.4. Материально ответственные лица представляют в УКО МКУ Сургутского района ЦБ, в сроки, установленные графиком документооборота, документы по приходу и расходу материальных ценностей с приложением документов поставщика (счетов-фактур, накладных) и реестр сдачи передаваемых документов, составляемый в двух экземплярах. После проверки правильности оформления представленных документов один экземпляр реестра с подписью работника, ведущего учет Учреждения, возвращается материально ответственному лицу, второй экземпляр остается в УКО.

3.5. Для проверки правильности и полноты отражения операций в бухгалтерском учете (количественно-суммовом) материальных ценностей ежеквартально производится сверка их натуральных показателей по каждому виду материальных ценностей по следующим позициям:

а) сальдо (остаток) на начало месяца;

б) обороты (движение) по приходу и расходу за месяц;

в) сальдо (остаток) на конец месяца.

3.6. При приобретении основных средств каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 3000 рублей включительно, а также библиотечного фонда, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер.

Присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен материально ответственным лицом путем нанесения краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.

Инвентарные номера списанных с бюджетного учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бюджетному учету объектам.

При невозможности обозначения инвентарного номера на объекте основных средств в случаях, определенных требованиями его эксплуатации, присвоенный ему инвентарный номер применяется в целях бюджетного учета с отражением в соответствующих регистрах бюджетного учета без нанесения на объект основного средства.

3.7. Предметы мягкого инвентаря маркируются материально ответственным лицом специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения.

3.8. Для обеспечения контроля за сохранностью материальных ценностей предусматривается проведение их инвентаризации.

Проведение инвентаризации обязательно:

а) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности , кроме материальных ценностей, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

б) при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

в) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи материальных ценностей;

г) в случаях стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

д) при ликвидации (реорганизации) учреждения перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;

е) инвентаризация основных средств должна проводиться ежегодно.

3.9. Для проведения в Учреждении инвентаризации имущества, финансовых обязательств и расчетов издается приказ о проведении инвентаризации, в котором определяются:

а) цели и задачи проведения инвентаризации;

б) сроки начала и окончания инвентаризации;

в) состав комиссии по инвентаризации имущества, финансовых обязательств и расчетов;

г) виды имущества, по которым будет проводиться инвентаризация (основные средства, материальные запасы, нематериальные активы, денежные средства и т. д.).

3.10. Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия в составе:

а) председателя - руководителя, заместителя или иного должностного лица, обладающего распорядительными правами;

б) работника УКО, отвечающего за ведение бюджетного учета (либо лица, его замещающего);

в) других специалистов Учреждения.

3.11. До начала инвентаризации члены инвентаризационной комиссии получают последние на дату начала инвентаризации приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

3.12. Председатель инвентаризационной комиссии должен завизировать последние на день инвентаризации приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", это должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

3.13. Материально ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, а также все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки должны дать лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение материальных ценностей или доверенности на получение имущества.

3.14. Инвентаризационная комиссия должна обеспечить полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, материальных запасов, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

3.15. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера.

3.16. Проверка фактического наличия имущества должна производиться при обязательном участии материально ответственных лиц.

3.17. Для оформления результатов инвентаризации применяются:

а) инвентаризационная опись (сличительная ведомость) (ф.-0504087) - по объектам основных средств, нематериальных активов, материальных запасов;

б) акт о результатах инвентаризации (ф.-0504835) с прилагаемой к нему ведомостью расхождений по результатам инвентаризации (ф.-0504092).

3.18. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

3.19. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

3.20. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения , принятых в учете.

3.21. На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

3.22. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

3.23. Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственными лицами даются расписки, подтверждающие проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

3.24. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное имущество составляются отдельные инвентаризационные описи.

3.25. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, в конце рабочего дня должны опечатываться инвентаризационной комиссией. Описи во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) должны храниться в ящике (шкафу, сейфе), в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

3.26. В тех случаях, когда материально ответственные лица после инвентаризации находят ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить о них председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия произведет проверку указанных фактов, и в случае их подтверждения исправление выявленных ошибок происходит в установленном порядке.

3.27. Правильно оформленные инвентаризационной комиссией и подписанные всеми ее членами и материально ответственными лицами инвентаризационные описи (сличительные ведомости), акты передаются в бухгалтерию для выверки данных фактического наличия имущественно материальных и других ценностей, финансовых обязательств с данными бухгалтерского учета.

3.28. Выявленные при этом расхождения в инвентарных описях (в сличительных ведомостях) обобщаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф.-0504092), и составляется акт о результатах инвентаризации (ф.-0504835). Акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем Учреждения.

3.29. Результаты инвентаризации должны быть оформлены организационно-распорядительными документами (приказом или распоряжением) руководителя Учреждения независимо от того, выявлены ли при ее проведении расхождения между фактическим наличием имущества и обязательств учреждения и данными бюджетного учета.

3.30. Получение от поставщиков материальных ценностей осуществляется представителями на основании выдаваемых им доверенностей.

3.31. Доверенность на получение материальных ценностей оформляется в следующем порядке, установленном Гражданским кодексом Российской Федерации:

а) доверенность может быть выдана любому работнику Учреждения (согласно действующему законодательству в необходимых случаях допускается выдача доверенности любому физическому лицу);

б) доверенность должна быть подписана руководителем Учреждения, работником УКО, отвечающего за бюджетный учет, или иными лицами, уполномоченными на это распорядительными документами, и удостоверена печатью;

в) максимальный срок действия доверенности 1 месяц.

3.32. Обязательными реквизитами доверенности являются:

а) указание на лицо, которое выдало доверенность (доверитель);

б) указание на лицо, которому выдана доверенность (представитель);

в) полномочия представителя;

г) дата выдачи доверенности;

д) срок действия доверенности.

Регистрация доверенностей обязательна.

3.33. По журналу регистрации доверенностей УКО, ведущий бюджетный учет в Учреждении, присваивает доверенности порядковой номер (нумерация должна вестись с начала года), следит за использованием доверенности, делая отметки в специальной графе о доставке материальных ценностей.

3.34. Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли материальные ценности полностью или частями, представить в УКО, ведущий бюджетный учет в Учреждении, документы о сдаче соответствующему материально ответственному лицу полученных им материальных ценностей, неиспользованные доверенности должны быть возвращены на следующий день после истечения срока их действия.

3.35. Аннулированные доверенности погашаются надписью "Неиспользованная" и хранятся до конца отчетного года, после чего уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

3.36. На документах, подтверждающих приобретение и получение материальных ценностей, должна быть расписка материально ответственного лица, получившего эти ценности.

4. Ответственность работников за сохранность материальных ценностей

4.1. Руководство Учреждения создает работникам условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенных им материальных ценностей.

4.2. Работники Учреждения обязаны бережно относиться к материальным ценностям и принимать меры к предотвращению ущерба.

4.3. Лица, причинившие ущерб, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Международная академия бизнеса и управления

Институт экономики и управления

Кафедра Финансы и кредит

Эссе на тему: «Обеспечение сохранности материальных ценностей предприятия»

По дисциплине «Экономическая безопасность фирмы»

Подготовила: Студентка 5 курса гр. ФК-5,

специальности «Финансы и кредит»

Баранова Дарья Евгеньевна

Проверил: д.п.н.; профессор Гусев А.А.

Красногорск-2009

В условиях рыночных отношений, когда хозяйственная деятельность предприятий и организаций торговли и их развития осуществляется за счёт самофинансирования, а при недостатке собственных финансовых ресурсов – за счёт заёмных средств, весьма важной аналитической характеристикой является финансовая независимость организаций и предприятий от внешних заёмных источников. Финансовая независимость позволяет предприятиям конкурировать с другими участниками хозяйственных отношений. Наряду с другими факторами стабилизации финансовой независимости, способствует сохранность собственности. Однако, как показывают исследования, сложилось неблагоприятное положение сохранности средств. Организации и предприятия торговли имеют убытки по причине недостач и хищений, краж и потерь. С учётом этого, значительно возрастает роль изучения причин и условий, влияющих на сохранность собственности, разработки действенных мероприятий, направленных на устранение или же предупреждение тех обстоятельств, которые способствуют негативным изменениям в системе торговли. На современном этапе развития рыночных отношений сохранность собственности необходимо трактовать в широком и узком смысле слова. Ущерб причисляется не только при расхищении, присвоении и уничтожении имущества, но и при нарушении финансовой и государственной дисциплины, расточительстве, халатности, порче имущества, выпуске недоброкачественной продукции. Под сохранностью собственности в широком смысле слова следует понимать борьбу за её эффективность, что означает сбережение имущества, рациональное использование сырья, усиление режима экономии. Сохранность собственности в узком смысле слова предполагает борьбу с потерями ценностей вследствие недостач, хищении, неправильного хранения, что также имеет большое значение. Всё это выдвигает проблему сохранности средств в новых условиях хозяйствования в число актуальных. Поэтому целью является освещение вопроса укрепления и сохранности собственности торговых организаций в условиях рынка, средством чего и является инвентаризация.

Поэтому за сохранностью необходимо осуществлять контроль, который можно осуществить, применяя инвентаризацию. Инвентаризация – метод бухгалтерского учёта, а при проведении документальных ревизий – приём фактического контроля, осуществляемый путём непосредственной проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчётов, объёма выполненных работ и реальности статей баланса. Инвентаризация была одним из первых приёмов хозяйственного учёта, позволяющим установить фактическое наличие имущества на определённый момент. Принципы инвентаризации: внезапность, сопоставимость единиц измерения, плановость, объективность, юридическая правомочность результатов, непрерывность, полнота охвата объектов, воспитательное воздействие и материальная ответственность, оперативность и экономичность, гласность. Инвентаризация как средство контроля за сохранностью материальных ценностей и проверки организации материальной ответственности классифицируется по различным признакам. В зависимости от времени проведения и роли в хозяйственном процессе различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плана в заранее намеченные сроки. Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных органов и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.

По полноте охвата объектов инвентаризации подразделяют на полные, частичные, выборочные и сплошные. Полная инвентаризация осуществляется в предусмотренные сроки, при этом инвентаризируются не только материальные ценности и денежные средства предприятия, но и правильность расчётов с другими организациями, выверяется сальдо по основным статьям баланса. При частичной инвентаризации проверяют отдельные виды средств, например товары, наличные деньги, основные средства. Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных. Выборочные инвентаризации подразделяются на целевые и общие. Выборочные инвентаризации, например проводят, как правило, по товарам, по которым предъявляют претензии по товарам, уценённым и переведённым в пониженные сорта; оказавшимся без ярлыков; морально устаревшим и испорченным; а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна. Сплошные инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населённом пункте или в потребительском обществе. По способу организации инвентаризационной работы инвентаризации могут делиться на постоянно действующие или на осуществляемые рабочими инвентаризационными комиссиями. По мнению многих экономистов инвентаризация является общим элементом метода хозяйственного контроля и бухгалтерского учёта, благодаря чему её контрольные функции в деле сохранности имущества существенно усиливается. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учёта и элемент метода хозяйственного контроля различаются, не тождественны между собой.

Во-первых, кругом решаемых задач. Если главная задача инвентаризации как элемента метода бухгалтерского учёта состоит в установлении соответствия учётных и фактических данных о наличии и состоянии имущества и создании наиболее эффективного обеспечения для принятия управленческих решений, то основная цель инвентаризации как элемента метода хозяйственного контроля заключается в осуществлении контроля за сохранностью имущества, подтверждением или опровержением выявленных ревизией нарушений и злоупотреблений.

Во-вторых, составом субъектов осуществления. Инвентаризации в целях внутрибухгалтерского контроля проводят на предприятиях инвентаризационные комиссии. Инвентаризацию в процессе ревизий и проверок осуществляют ревизионные комиссии или специальные инвентаризационные комиссии под руководством ревизора.

В-третьих, составом нормативных документов, регулирующих право и необходимость проведения инвентаризации.

В-четвёртых, охватом объектов. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учёта осуществляется, в основном, в сложном порядке, всего имущества и в обязательном и плановом порядке, в установленные сроки. Инвентаризации, проводимые в ходе ревизии, относят к частным, выборочным, а сроки проведения зависят от плана проведения ревизий, проверок и других обстоятельств.

В-пятых, широтой охвата решаемых вопросов. Инвентаризации, проводимые в целях бухгалтерского контроля, носят характер инструктирования, оказания квалифицированной помощи материально ответственным лицам в налаживании учётной работы, выявляют естественную убыль имущества и реальность годовых производственно-финансовых показателей. В период же ревизии инвентаризации выполняют в основном узкую функцию контроля за наличием и сохранностью собственности, характеризуют качество проводимой ранее инвентаризационной работы. Важное место занимает инвентаризация в процессе осуществления экономического анализа. Значение инвентаризации заключается ещё и в том, что её осуществляют сами работники предприятия. Поэтому она выступает одним из методов контроля трудящихся за деятельностью предприятия, служит действенным средством контроля за работой материально-ответственных лиц, помогает не только вскрыть, но и предупреждать возможные недостачи и хищения товарно-материальных ценностей. Но, кроме того, на сохранность собственности влияют и некоторые особенности торговли, которые обусловлены следующими причинами. Прежде всего, то высокая степень децентрализации торговой сети. Торговля призвана прежде всего обслуживать население, поэтому организована разветвлённая розничная торговая сеть. Кроме того, на предприятиях розничной торговли отсутствует натуральный учёт, из-за чего возникают затруднения в своевременности выявления нарушений. Эти объективные условия накладывают отпечаток на формирование способов хищений в торговле, в зависимости от которых осуществляются инвентаризации, направленные контролировать сохранность средств. Значительная часть должностных хищений в торговле совершается упрощёнными способами, то есть путём присвоения выручки или товара. Данные хищения продолжаются сравнительно недолго, сопровождаются примитивными маскировочными действиями и выявляются при своевременном проведении инвентаризации. Наряду с этим в торговле возникает небольшое количество квалифицированных должностных хищений, наносящих ей большой ущерб. Эти хищения совершаются при соучастии других работников предприятия и посторонних лиц. Характерной особенностью хищений этой группы являются создание неучтённых излишков ценностей, с последующей реализацией их без отражения в учёте или крупные растраты, скрываемые путём подлогов в первичных документах и учётных регистрах. Выявление таких хищений затруднено и требует от ревизоров и инвентаризаторов глубокое знание бухгалтерского учёта, методов ревизий и организации торговли. Растраты и злоупотребления всё же возникают в первую очередь, из-за некачественного и несвоевременного проведения инвентаризаций. Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. Производят контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а так же выборочные инвентаризации в межинвентаризационный период, проверяют правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачётов по пересортице ценностей в местах хранения, где ведётся количественный учёт. Рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей. Однако наличие постоянно действующих комиссий не снимает персональной ответственности руководителя, главного бухгалтера организации или предприятия, а в организациях, имеющих инвентаризационные бухгалтерии, начальников контрольно-инвентаризационных отделов данных бухгалтерий. Так, ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций несут руководители организаций. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки. Главный бухгалтер совместно с руководителем подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение правил проведения инвентаризаций. Контрольно-инвентаризационные отделы разрабатывают графики инвентаризаций на предприятиях, участвуют в рассмотрении результатов инвентаризаций, под руководством постоянно действующих комиссий контролируют качество проводимых инвентаризаций и выполняют другие поручения.

Для непосредственного проведения инвентаризаций постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии. На предприятиях, имеющих отделы а так же кладовые, создаются отдельные инвентаризационные комиссии по каждому отделу, секции, кладовой. Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя предприятия. В состав рабочих комиссий входят: представитель руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию. В случаях, когда инвентаризация проводится без бригадира, а также после краж и ограблений в состав комиссий включают представителя управления торговли местных исполнительных и распорядительных органов. Рабочие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции: осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения, участвуют в проведении результатов инвентаризаций и разрабатывают предложения по зачёту недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли, вносят предложения по упорядочению приёма, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшению учёта и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей. Контрольно-инвентаризационная служба выполняет важную задачу по обеспечению сохранности средств и поэтому несёт ответственность за своевременность проведения инвентаризаций.

План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с директором. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам исходя из сроков и результатов осуществления предыдущих инвентаризаций и условий работы материально ответственных лиц молодых специалистов. Ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций. В первую очередь переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников. При определении очерёдности инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий по объёму товарооборота, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие жалоб покупателей на обсчёт и другие нарушения. Один экземпляр плана инвентаризационной работы представляется для утверждения контрольно-ревизионному отделу потребительского общества. Кроме того, составляется график проведения инвентаризаций товарно- материальных ценностей и контрольных проверок должностными лицами аппарата управления на год в разрезе каждого месяца. В нём предусматривается участие в инвентаризациях и контрольных проверках специалистов. Кроме проведения инвентаризаций в установленные сроки, в планах могут предусматриваться внезапные сплошные инвентаризации, охватывающие все торговые предприятия. Контроль за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учёт и проверка качества их проведения – чаще всего начальником. В журнале учёта проведения инвентаризаций, центрируются данные по каждому магазину о времени проведения инвентаризаций и составе комиссий, даже контрольных проверок, результатах инвентаризаций, сведения о результатах инвентаризаций и их качестве. Могут также указываться данные о соблюдении норматива товарных запасов и о неполноценных товарах.

С целью более полного контроля за состоянием инвентаризационной работы целесообразно проводить анализ её эффективности. При этом необходимо учитывать возможные упущения в этой деятельности. Наиболее характерными недостатками инвентаризаций являются следующие: инвентаризационные комиссии действуют как временный орган; специалисты, проверяющие плохо ознакомлены с нормативными актами и слабо знают свои обязанности, права и обязанности, права и ответственность, отсутствует чёткая регламентация инвентаризаций. Исходным моментом для определения непосредственных результатов деятельности должно являться степень или уровень выполнения определённых задач, прохождение этапов проверки. Для этого необходимо, чтобы существовала система показателей, отражающих полноту, своевременность и оперативность выполнения работы; единство в совокупности показателей; сравнимость результатов. Этому требованию в наибольшей мере соответствуют относительные величины. Общий принцип подсчёта отдельных показателей заключается в том, что выбираются отдельные, наиболее важные элементы цикла ревизионной работы или функциональных обязанностей, конечный результат которых поддаётся количественному определению. При этом рассчитанные коэффициенты будут характеризовать эффективность и качество труда. Предлагаемые показатели дают возможность определить качество и эффективность инвентаризаций, сравнить и определить лучшие предприятия по организации и проведению инвентаризационной работы, усилить контроль за качеством мер, связанных с обеспечением собственности предприятия. Вместе с тем целесообразно дополнять сведениями о принятых мерах по возмещению скрытого в процессе инвентаризации ущерба в денежном выражении. Инвентаризация эффективна, если полученный доход превышает затраты на её организацию при соблюдении всех требований к её методике и технике проведения. Используя данные представленных ранее таблиц, можно рассчитать влияние факторов на изменение суммы недостач. Для этого нужно использовать метод цепной постановки.

Необходимо уделять огромное внимание кадрам, особенно молодым. Повысить роль квалификационных комиссий по приёму на работу лиц, связанных с материальной ответственностью, что позволяет практически исключить проникновение на эти должности граждан, имеющих судимость или уволенных по недоверию. Особое внимание уделяется повышению профессионального уровня материально ответственных лиц. Принимаются различные меры по улучшению инвентаризационной работы. Утверждаются списки работников системы, привлекаемых для проведения инвентаризаций. Инвентаризации проводятся только правомочными комиссиями, в состав которых в обязательном порядке входят два специалиста от правления организации, член комиссии контроля за работой торгового предприятия и материально ответственное лицо. Особое внимание уделяется совершенствованию работы с кадрами, воспитанию у них чувства ответственности за порученное дело, укреплению трудовой и производственной дисциплины.

Материально -производственные запасы (4)Реферат >> Бухгалтерский учет и аудит

На складе. Для обеспечения сохранности материальных ценностей промышленным предприятиям рекомендовано придерживаться следующих... «АКРОН ПЛЮС» и в целях обеспечения сохранности материальных ценностей можно предложить следующие рекомендации. Разработать...

Материальная ответственность работников (1)

Курсовая работа >> Государство и право

... материальных ценностей . Работник самостоятельно отчитывается перед бухгалтерией предприятия за вверенные ему ценности ... , переработки) материальных ценностей . Работодателем созданы условия для обеспечения сохранности материальных ценностей . Особое положение...

Материальные затраты в структуре себестоимости продукции строительных организаций и направления

Реферат >> Бухгалтерский учет и аудит

Материалов; обеспечение сохранности и контроля за движением и правильным использованием всех материальных ценностей ; соблюдение... на прорабских участках Для обеспечения сохранности материальных ценностей строительные предприятия имеют центральные склады, на...

Производственные запасы предприятия

Дипломная работа >> Экономика

Выполнения хозяйственных операций непосредственно на предприятии (расходование и сохранность материальных ценностей , обеспеченность массо измерительными приборами и использование...

«… Торговля – дело исконно воровское, а посему жалованье положить им мизерное, да по одному в год вешать, дабы другим не повадно было!» Указ 1669 года

Кражи в супермаркетах – всегда были актуальной темой в розничной торговле.

Мероприятия по сохранности ТМЦ в супермаркетах – это программа действий, состоящая из различных способов контроля за работой супермаркета и ряда профилактических мероприятий, направленных на сокращение потерь компании.

Торговля – не только прибыльное, но одно из самых рискованных направлений бизнеса.

Практически каждый день магазин несет потери в результате хищений, краж, мошенничества, порчи товара, и т. д.

Избежать абсолютно всех потерь невозможно, но снизить потери от таких действий - вполне возможно.

В рознице существуют четыре основных фактора, которые приводят к потерям:

1. Хищения со стороны персонала магазина;

1. Воровство покупателей;

1. Недобросовестность поставщиков;

1. Различные ошибки и халатность персонала.

1. ХИЩЕНИЯ СО СТОРОНЫ ПЕРСОНАЛА МАГАЗИНА

Для того чтобы кто-то что-то украл, должны существовать три фактора:

• потребность или жадность

• меркантильность

• возможность

Первый фактор - личные потребности или жадность человека - мы не можем это контролировать. Это то, что присуще людям в различной степени.

Второй фактор - меркантильность. Сотрудники считают, что их хозяин настолько богат, что может не обращать внимания на кражи товара и денег. Приходя на работу на полчаса раньше, или уходя на час позже, сотрудники считают, что компания должна им за это. Однако, никто не замечает количество перекуров, зависания в Интернете, и другие отлынивания от работы. Какова бы ни была причина, подчиненный всегда будет считать, что он имеет право на нечто большее. Эту проблему мы тоже не можем контролировать.

Третий фактор - наличие возможности для хищения. Если эта возможность существует одновременно с сильным влиянием двух первых факторов, то происходит кража.

Поскольку воздействовать на первые два фактора проблематично, то для сокращения потерь от действий своих сотрудников необходимо воздействовать на третий фактор (наличие возможности для хищения).

Еще 10% будут пользоваться малейшей возможностью, чтобы украсть, - от совершения кражи их не удержит никакой контроль, каким бы суровым он ни был.

Оставшиеся работники составляют 80% коллектива. По своей природе это люди честные, однако при наличии возможности для хищения - могут совершить кражу.

Именно для этих 80% коллектива и разрабатываются меры контроля. Когда увеличивается риск быть пойманным, вероятность кражи снижается.

Воровство со стороны персонала может нанести значительно больший ущерб магазину, чем нечестность покупателей. Нечистый на руку сотрудник способен украсть во много раз больше, чем жулик-покупатель.

По данным охранных агентств, потери супермаркетов от воровства персонала могут доходить до 80%., так как персонал имеет больший доступ к товару, лучше знает, где что «не так лежит», ценность товара, систему охраны и т.д.

Кражи товара собственным персоналом в супермаркетах происходят довольно часто. Но сотрудники имеют еще и иные возможности нанесения вреда, например:

Несоблюдение режимов и сроков хранения,

Порча товара,

Некорректное приходование,

Сговор с покупателями.

Товар более всего «беззащитен» на этапе хранения, и у сотрудников появляется масса возможностей этот товар или украсть, или использовать на личные нужды, не выходя из супермаркета. Как говорят работники супермаркетов - они не воруют, а компенсируют себе то, что им недоплачивает руководство.

Введение контрольных мер перекрывает одну - две схемы хищения, что, в свою очередь, порождает появление двух других. Набираясь опыта, от банального воровства люди переходят к сложным схемам мошенничества.

Наибольшим спросом у воров - сотрудников продовольственных магазинов, пользуются спиртные напитки и колбасные изделия, кофе, косметика, и другие товары. В любом случае предпочтение отдается товару мелкому или средних размеров, удобному для выноса.

Для предотвращения кражи товаров необходимо:

• Эффективный учет всего товара на всех этапах товародвижения. Директор в любое время должен иметь возможность получить полную информацию о месте нахождения товара в магазине и его количестве. Ничто так не толкает сотрудников к воровству, как понимание изъянов в учете.

• Работающая система коллективной и индивидуальной материальной ответственности . Реализация принципа «не желаю платить за других из своего кармана» с советских времен продолжает играть заметную роль в предотвращении безразличия и круговой поруки.

• Неотвратимость наказания . Любое происшествие, любая недостача должны рассматриваться как ЧП. В коллективе должна быть создана атмосфера нетерпимости к ворам, естественно, в разумных пределах.

• Использование негласных источников информации . Имеются в виду пользующиеся доверием администрации сотрудники, которые способны сообщать руководству о хищении.

• Оптимизация технологического процесса с точки зрения предотвращения потерь. Нужно очень тщательно проанализировать весь процесс движения товара: каким образом происходит перемещение товара, кто это делает, кто учитывает, кто отвечает за документооборот, кто контролирует и т. д.

• Подбор и обучение персонала и, конечно же, контроль .Всеобъемлющий контроль . На всех этапах и стадиях торговли, на всей территории магазина. За всеми сотрудниками. Все время. Всегда и везде.

Проверочные мероприятия (инвентаризации, ревизии, сверки и пр.) должны проводиться постоянно по всему магазину и по отдельным секциям и товарным группам!!!

1. ВОРОВСТВО ПОКУПАТЕЛЕЙ

Основные виды воровства покупателями - магазинные кражи и мошеннический возврат товара. Магазинных воров можно разделить на две категории - любители и профессионалы. Последние вносят существенный вклад в увеличение недостачи товара в магазине, хотя их намного меньше, чем простых любителей что-нибудь стащить.

1. НЕДОБРОСОВЕСТНОСТЬ ПОСТАВЩИКОВ

Чаще всего поставщики совершают кражи в процессе приемки товара, пытаются передать некачественный товар, просроченный товар, и товар с граничным сроком годности.

1. РАЗЛИЧНЫЕ ОШИБКИ И ХАЛАТНОСТЬ ПЕРСОНАЛА

Товар, пока он не пройдет через кассовый аппарат, и не превратится в деньги предприятия – проходит несколько этапов. И на каждом этапе возможны ошибки и халатность персонала - что в итоге приводят к потерям предприятия.

Определим для себя эти этапы:

1. Закупка товара или поставка товара;

1. Прием товара;

1. Учет товара операторами;

1. Хранение товара;

1. Стикеровка товара;

1. Взвешивание товара;

1. Продажа через кассовый аппарат.

Теперь рассмотрим подробнее каждый этап. Какие проблемы мы можем иметь на этих этапах, и что делать, чтобы этих проблем было меньше.

Закупка товара или поставка товара:

• Завышенная цена закупки – приведет к неконкурентной цене на товар, в результате чего товар будет не продан, а списан;

• Перезаказ – приведет к тому, что не весь поставленный товар будет продан, и часть этого товара попадет в списание;

• Поставка некачественного товара – приведет к списанию этого товара;

• Поставка товара на границе срока годности - приведет к тому, что не весь поставленный товар будет продан, и часть этого товара попадет в списание

• Постоянный мониторинг цен на товар;

• Заказывать товар исходя из среднесуточных продаж;

• Контролировать качество товара и срок годности;

• Привлекать к ответственности за ошибки и халатность в работе.

Прием товара и учет его оператором:

• Недоприемка – приведет к недостаче;

• Прием некачественного товара – приведет к сверхнормативному списанию;

• Прием товара с граничными сроками годности – приведет к списанию товара;

• Ошибка оператора при вводе данных в компьютер – приведет к путанице в учете

Защита предприятия от ошибок и халатности персонала на этом этапе:

• Привлекать к ответственности за ошибки и халатность в работе;

• Контролировать прием товара из группы риска и списка проблемных поставщиков должен не только охранник поста «рампа», но и начальник охраны магазина (старший смены охраны). На посту «рампа» должен быть список проблемных поставщиков и перечень товара из группы риска.

• При приеме товара и приемщик, и охранник поста «рампа» - должны внимательно смотреть за качеством принимаемого товара и за сроками годности. Некачественный товар – не принимать!!! Товар, у которого прошло более половины срока годности – не принимать!!!

• При приемке овощей и фруктов с рынка, качество устанавливается визуально, оценивая внешний вид товара, запах, наличие гнилого товара. Делается частично переборка товара, определяется процентовка, накладная выписывается за минусом процентовки.

• При приемке овощей и фруктов от поставщиков- товар перебирается сразу, а если большой вес - определяется процентовка. Выбраковка, процентовка и составление Акта делается в присутствии директора магазина (зам. директора, администратора) и начальника охраны магазина (старшего смены охраны)

• При наличии машины, товара, и представителя поставщика – охранник должен заносить в журнал учета приходов время прихода, наименование поставщика, номер машины, фамилию экспедитора. После разгрузки автомобиля, охранник обязан потребовать немедленного отъезда автомобиля поставщика от рампы. Приемщик, осуществив прием товара, должен подписать накладную и передать ее охраннику поста «рампа». Охранник должен занести в журнал учета приходов номер накладной, количество товара, фамилию приемщика, после чего должен поставить свою подпись в этом журнале. Оператор должен осуществить постановку товара на учет в день прихода.

Хранение товара

• Незнание правил хранения – приводит к недостачам;

• Халатность персонала – приводит к порче товара и как результат к списанию

Защита предприятия от ошибок и халатности персонала на этом этапе:

• Обучение персонала правилам хранения;

• Контроль за хранением товара;

• Каждое складское помещение должно иметь ответственных лиц, отвечающих за допуск посторонних лиц в склад и порядок на складе;

• Товары из группы риска должны храниться в закрытом помещении с двумя замками, обеспечивающими комиссионное вскрытие такого склада (охрана + администратор)

• Категорически запрещается самостоятельное присутствие на складе представителей торговых организаций, работников магазина из смежных отделов;

• Пресечение халатного отношения персонала магазина к сохранности ТМЦ в виде размещения товаров в непредусмотренных для этого местах.

• Запретить вывоз (вынос) товара из торгового зала за исключением необходимости, с разрешения администрации (просрочка, возврат поставщику);

• Контролировать вынос мусора из супермаркета.

Стикеровка товара и взвешивание товара:

• Ошибки персонала при стикеровке – приводят к пересортице, и в результате к недостаче;

• Ошибки персонала при взвешивании - приводят к недостаче.

Защита предприятия от ошибок и халатности персонала на этом этапе:

• Обучение персонала правильной стикеровке и взвешиванию товара;

• Контроль за стикеровкой и взвешиванием товара;

Продажа товара через кассовый аппарат:

• Ошибки кассиров – может привести к штрафам при проверках;

• Халатность кассиров – приводит к недостачам;

Защита предприятия от ошибок и халатности персонала на этом этапе:

• Качественное обучение кассиров;

• Контроль за работой кассиров;

• Привлечение к ответственности за ошибки.

РЕЖИМНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Кроме вышеуказанных мероприятий, на сохранность материальных ценностей супермаркета влияют и режимные мероприятия.

Для нормальной работы супермаркета необходимы следующие мероприятия:

• Определить, что на территории служебных помещений супермаркета могут находиться только персонал, торговые представители поставщиков, руководство, а также лица, допущенные к работе в супермаркете администрацией;

• Все работники супермаркета обязаны носить идентификационный бейдж;

• Торговые представители должны отмечаться в журнале. При этом обязательно наличие личного бейджа у торгового представителя, который идентифицируется охраной и изымается до конца работы представителя. Взамен ему выдается бейдж с логотипом супермаркета и надписью – «Торговый представитель»;

• Необходимо вести журнал приходов на работу и уходов с работы персонала;

• Обязать персонал по окончании рабочей смены предъявлять охране личные вещи для досмотра;

• Кассиры торгового зала при выходе на работу обязаны декларировать охране собственные наличные средства. По окончании работы, они обязаны предъявить охране наличные средства, расход которых в течении смены подтверждается чеками, а приход – объяснениями.

• При необходимости покинуть супермаркет в рабочее время, сотрудник пишет заявление на имя управляющего (зам. управляющего, ст. продавца), на котором последний ставит свою резолюцию с временем ухода и прихода. Заявление с резолюцией руководителя передается охране, которая отмечает реальное время ухода и прихода сотрудника. В дальнейшем эти заявления хранятся в отдельной папке у охраны супермаркета.

• Для организации контроля покупок работниками супермаркета установить правило, что покупки проводятся на определенной руководством кассе. Чек о покупке должен быть представлен охраннику кассовой зоны для сверки. Далее товар необходимо простикировать у охранника рампы.

КОНТРОЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

К контрольным мероприятиям по сохранности материальных ценностей супермаркета относятся:

• Контроль начальником охраны (ст. смены охраны) приема проблемных поставщиков согласно списка, определенного анализами переучетов;

• Перепроверка начальником охраны (ст. смены охраны) приемки отдельных товаров из группы риска;

• Видеонаблюдение;

• Кеш-контроль;

• Контроль кассовой дисциплины;

• Организация контрольных закупок;

• Проверка служебных помещений;

• Проверка персонала магазина, досмотр личных вещей при выходе из супермаркета;

• Систематический пересчет определенных наименований товара (элитное спиртное, кофе, зубные пасты, станки, картриджи, косметика, парфюмерия, и другие товары систематически попадаемые в недостачи на инвентаризациях);

ОРИГИНАЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Оригинальный метод заключается в следующем:

Если выявляется недостача в супермаркете сверх допустимой нормы - направить на прохождение полиграфа (детектора лжи) следующих должностных и материально ответственных лиц супермаркета:

• управляющего супермаркетом;

• начальника охраны супермаркета;

• заведующего складом супермаркета;

• заведующего производством супермаркета

Проверка покажет их благонадежность и лояльность к предприятию, возможную причастность к хищениям и другим злоупотреблениям, прояснит общую ситуацию на торговой площадке.

В своем заключении специалист укажет причины выявленной недостачи и предложит мероприятия по сокращению потерь.

Кроме того, перспектива для должностных или материально ответственных лиц супермаркета в любой момент быть направленным на детектор лжи - существенно уменьшает их желание присваивать чужое, и повышает их ответственность по контролю за сохранностью товарно-материальных ценностей компании.

Специалист по безопасности бизнеса

Сергей Ефременков

Сохранность и правильное оформление операций по движению материально-производственных запасов подтверждается результатами периодически проводимой инвентаризации. Основная ее задача состоит в том, чтобы обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому наличию материальных ценностей.

В соответствии со ст. 10 «Закона о бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризации обязательно:

· при изменении собственника имущества или реорганизации субъекта бухгалтерского учета;

· при ликвидации субъекта бухгалтерского учета;

· при смене руководителя субъекта бухгалтерского учета и материально ответственных лиц;

· по требованию следственных и контролирующих органов;

· при установлении фактов недостачи, краж, ограблений, хищений, злоупотреблений и порчи ценностей;

· в случае пожара или других стихийных бедствий;

· при переоценке ценностей;

· перед составлением годовой отчетности;

· в других случаях, установленных законодательством Республики Беларусь.

Инвентаризация, документальное оформление снятия остатков фактического наличия, сличение их с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь 05.12.95г. № 54.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем субъекта бухгалтерского учета. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии на предприятии ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующей и рабочей инвентаризационных комиссий имеет право формировать и представлять руководителю организации для утверждения главный бухгалтер.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (экономисты, инженеры, техники и др.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских фирм.

Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии в период проведения инвентаризации дает основание считать ее результаты недействительными.

Инвентаризация проводится по местам хранения запасов и материально-ответственным лицам. В процессе ее проведения изучается и анализируется состояние складского и весоизмерительного хозяйства, постановка складского учета, выявление фактического наличия запасов и сопоставление его с данными бухгалтерского учета и др.

До начала проведения инвентаризации материально-ответственное лицо обязано предоставить членам инвентаризационной комиссии последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты движения материальных ценностей. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, с указанием «до инвентаризации на … (дата)», что служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписку о том, что к началу инвентаризации приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Такая расписка дается в самой инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (ф. № ИНВ-3). Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии товарно-материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Фактическое наличие материальных ресурсов и готовой продукции при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, обмера, взвешивания.

По материалам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственного лица. Соблюдение данного условия позволяет в последующем исключить возможные спорные вопросы между членами комиссии и материально-ответственными лицами.

Инвентаризационные описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок или подчисток. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Это позволяет в дальнейшем исключить возможность со стороны материально-ответственного лица каким-либо образом внести дополнительную информацию, искажающую результаты проверки.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Исправление ошибок, допущенных в инвентаризационных описях, производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутым правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

На последней странице инвентаризационной описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально- ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией товарно-материальных ценностей в их присутствии и об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должно быть опечатано. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в сейфе либо шкафу в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а другой остается у материально-ответственного лица.

Сличительная ведомость составляется для определения результатов инвентаризации. В ней отражают только те ценности, по которым установлены расхождения. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

● стоимость выявленных при инвентаризации излишков материальных ценностей подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом дебетуют счета 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция» и другие и кредит счета 92 «Внереализационные доходы и расходы»;

● недостачи, хищения, порча или умышленное уничтожение материальных ценностей относят в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредит счетов 10, 40 и другие. Недостающую сельскохозяйственную продукцию урожая текущего года списывают по прогнозной стоимости, урожая прошлого года и покупные материальные ценности - по фактической себестоимости.

После принятия решения о списании недостач и потерь, их списывают с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в следующем порядке:

· хищения, недостача денежных средств – исходя из недостающей (похищенной) суммы, с уплатой процентов на сумму этих средств, размер которых определяется учетной ставкой Национального банка Республики Беларусь на день внесения решения о взыскании;

· хищения, недостача иностранной валюты, фондовых ценностей в иностранной валюте – в порядке, установленном действующим законодательством;

· хищения, недостача, порча или умышленное уничтожение товарно-материальных ценностей и другого имущества – исходя из цен, сложившихся на день вынесения решения о взыскании, а при отсутствии таких цен – исходя из цен на аналогичные товарно-материальные ценности;

· при хищении, недостаче, умышленном уничтожении или порче товарно-материальных ценностей, на которые в государственной торговле устанавливаются регулируемые цены, – исходя из цен, сложившихся на день вынесения решения о взыскании, но не ниже цен, по которым недостающее имущество числится по счету;

· при хищении или недостаче всех видов билетов, талонов, абонементных и других знаков, предназначенных для расчетов за услуги, – исходя из их номинальной стоимости на день вынесения решения о взыскании.

· в случае незаконных или излишних денежных выплат – исходя из излишне или незаконно выплаченной суммы, с уплатой процентов на сумму этих средств, размер которых определяют учетной системой ставки Национального банка Республики Беларусь на день вынесения решения о взыскании ущерба.

Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании с него, убытки от недостач или порчи списываются на внереализационные расходы организации. В этом случае должны быть приложены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Если недостача либо порча материальных ценностей произошла по вине организации (бесхозяйственности, запущенности в учете и др.), то она списывается на внереализационные расходы организации.

В процессе анализа данных сличительной ведомости по материально-производственным запасам выявляется пересортица по отдельным их наименованиям.

Пересортица является результатом того, что одни и те же наименования материалов могут иметь разные цены. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. При этом о допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, то эта разница в стоимости относится на виновных лиц. Если конкретные виновники недостачи не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются на внереализационные расходы организации. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителя организации, который принимает решение о зачете.

Если на отдельные наименования материалов в силу их физико-химических свойств установлены нормы естественной убыли (усушки, утруски, улетучивания, боя), то они применяются только в случае выявления фактической недостачи по таким ценностям. Указанные нормы применяются после зачета суммы выявленной недостачи по одним материалам за счет сумм выявленных излишков других материалов одного и того же наименования или имеющих одно производственное значение. Если по результатам зачета сумма недостачи не перекрывается, то ее уменьшают на сумму потерь в пределах действующих норм естественной убыли при условии, что они установлены на эти наименования. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Стоимость недостач, порчи или иной утраты материальных ценностей в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя организации списывается на издержки производства или по направлениям их использования, включая и остаток продукции на складах. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Размер потерь в пределах действующих норм естественной убыли за определенный период хранения материалов определяется по формуле:

где П – потери при хранении;

Р – расход материально-производственных запасов за определенный период времени;

О – остаток запасов на дату начала инвентаризации;

В – время хранения материалов на складе;

Е – установленная норма естественной убыли на материалы;

С – срок хранения, на который установлена норма естественной убыли для конкретного наименования материально-производственных запасов.

В свою очередь, время хранения материально-производственных запасов на складе определяется как отношение произведения количества месяцев, включенных в период, подлежащий учету и среднего остатка конкретного наименования материалов на складе на расход этих материалов за определенный период времени.

Естественная убыль зерна и семян масличных культур (У) рассчитывается по следующей формуле:

где Он – остаток на начало срока хранения;

Ок – остаток на конец срока хранения;

Оп – сумма промежуточных остатков по месяцам;

Кс – фактический календарный срок хранения;

Ннс, Нкс – нормы естественной убыли, соответствующие начальному и конечному сроку хранения.

При хранении зерновой продукции и семян масличных культур до трех месяцев норма естественной убыли применяется из расчета фактических дней хранения, до одного года – фактических месяцев хранения. Если продукция хранится более одного года, то за каждый последующий год хранения норма естественной убыли пересчитывается исходя из фактического числа месяцев хранения.

При проведении инвентаризации усушка зерна, хранящегося на складе (Ус), рассчитывается по следующей формуле:

где М – масса зерновой продукции по приходу;

В1 – влажность поступившего зерна, % ;

В2 – влажность зерна при инвентаризации, %.

Естественную убыль по картофелю, овощам и плодам (У) при хранении исчисляют по среднему остатку их за каждый месяц хранения. Определение среднего остатка производят по данным на 1, 11, 21 и 1-е число следующего месяца исходя из расчета:

(1/2 остатка на 1-е число + остаток на 11-е число + остаток

на 21-е число + 1/2 остатка на 1-е число) : 3

Если в ходе ревизии в текущем году выявлены недостачи, но они относятся к прошлым периодам, их отражают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов».

Результаты инвентаризации должны получить отражение в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.

С О Д Е Р Ж А Н И Е

Мероприятия по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей.

1. Охрана имущества от внешних посягательств.
2. Пропускной режим.
3. Внутрифирменная защита от воровства и злоупотреблений со стороны персонала.
4. Материальная ответственность работников.

Охрана имущества от внешних посягательств.

Одним из вариантов защиты имущества от внешних посягательств является охрана объектов подразделениями вневедомственной охраны при органах внутренних дел.

Организация заключает соответствующий договор с отделом вневедомственной охраны.

В соответствии с этим договором, «собственник» передает, а «охрана» принимает под охрану объекты, которые должны отвечать следующим общим требованиям:

1. Территория по периметру предприятия, производственные цехи, склады, базы, строительные площадки и подступы к ним, а также витрины магазинов, ателье, павильонов и иные охраняемые помещения с наступлением темноты должны освещаться так, чтобы они были доступны наблюдению нарядов охраны.
2. Стены, крыши, потолки, слуховые окна, люки и двери помещений, в которых хранятся товарно–материальные ценности должны находится в исправном состоянии и отвечать предъявляемым требованиям. Двери и окна первых этажей должны быть оборудованы металлической решеткой внутри помещений.
3. Объекты должны быть оборудованы соответствующими техническими средствами охраны.

Обязанности «Охраны»:

1. Осуществление контроля за целостностью объектов охраны при помощи охранно-пожарной сигнализации (ОПС) с выводом на пульт централизованной охраны.
2. Прибыть к объекту охраны в течении (днем –10 мин, ночью –5 мин) с момента получения сигнала «тревога» и находится там в течении двух часов с момента предупреждения «собственника» о проникновении на объект посторонних лиц.

Обязанности «собственника»

1. Осуществлять определенные договором мероприятия по оборудованию объектов техническими средствами охраны, создавать надлежащие условия для обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.
2. Перед сдачей объекта под охрану проверять, чтобы в охраняемом помещении не остались посторонние лица, включенные электроприборы и другие источники огня..
3. Запирать окна, закрывать замки и пломбировать (опечатывать) наружные двери охраняемых помещений. Пломбировать (опечатывать) при наличии тамбура внутренние двери. Запирать снаружи навесные замки помимо внутренних запоров и пломбировать (опечатывать) двери запасных входов.
4. Денежные средства, изделия из драгоценных металлов и с драгоценными камнями должны храниться в запертых сейфах и металлических шкафах (ящиках) , прикрепленными к полу.
5. Сдавать под охрану объект имеют только лица, назначенные для этого приказом руководителя организации.

Пропускной режим.

В настоящее время не только на заводах, но и в крупных предприятиях и коммерческих фирмах устанавливается пропускной режим.

Сотруднику, работающему на данном предприятии оформляется пропуск установленного образца, на основании которого он может ежедневно проходить на территорию завода (фирмы) .

Если это работник не данного предприятия или коммерческой фирмы, т. е. клиент, то выписывается разовый пропуск (на основании паспорта), в нем указывается номер склада, отдел (кабинет) куда имеет право пройти клиент. В месте назначения делается соответствующая отметка в пропуске. При выходе этот пропуск сдается охраннику.

Внутрифирменная защита от воровства и злоупотреблений со стороны персонала.

Внутренний контроль.

Многие организации имеют в настоящее время собственную Службу безопасности, одним из пунктов которой является осуществление внутреннего контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.

В зависимости от размеров, доходности и т.д. организации зависит и как обеспечена, и как оборудована Служба безопасности предприятия.

Объект внутреннего контроля организации – это управляемое звено в системе управления организацией, воспринимающее контрольное воздействие.Существуют несколько типов внутреннего контроля:

1. Неавтоматизированный
2. Не полностью автоматизированный
3. Полностью автоматизированный

Субъект внутреннего контроля – это работник или участник организации, совершающий контрольные действия при исполнении возложенных на него обязанностей либо только на основании соответствующих прав.

Все субъекты внутреннего контроля целесообразно разделить по следующим уровням с точки зрения значимости в совокупном контрольном действии:

1. Субъекты внутреннего контроля первого уровня – это участники (собственники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов);
2. Субъекты внутреннего контроля второго уровня – в их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования) ;
3. Субъекты внутреннего контроля третьего уровня - выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей, которые за ними закреплены непосредственно (работники планово -диспетчерского, отдела кадров)
4. Субъекты внутреннего контроля четвертого уровня В их обязанности входят контрольные и другие функции (АУП, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности)
5. Субъекты внутреннего контроля пятого уровня. В их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, сотрудники входного и технического контроля и т.п.)

Если у организации нет собственной Службы охраны, то возможно заключение договоров с соответствующими коммерческими службами, занимающиеся охранной деятельностью согласно лицензии.

Приемка товаров на складе поставщика.

При приемке и выдаче товарно-материальных ценностей со склада необходимо правильно оформлять соответствующие документы.

Товары на складе поставщика принимает материально- ответственное лицо покупателя по доверенности путем проверки соответствия качества и количества ТМЦ данным выписываемых организацией-поставщиком сопроводительных документов. Затаренные ценности принимаются по количеству мест и массе брутто или количеству товарных единиц и массе нетто по трафарету. В этом случае необходимо тщательно проверить исправность тары и маркировки. Если при приемке будет установлена неисправность тары и маркировки, получатель должен потребовать вскрытия тары и проверки содержимого по количеству единиц, массе нетто и качеству.

При приеме затаренных товаров на сопроводительных документах необходимо сделать надпись: «Товар принят по массе брутто и количеству мест без фактической проверки» и «Товар принят по качеству согласно документам поставщика без фактической проверки».

Приемку (сдачу) ценностей на складе поставщика оформляют распиской в сопроводительных документах лиц, получивших и сдавших ценности.

Приемка товаров на складе покупателя.

Порядок приемки товаров на складе покупателя во многом зависит от того, поступают ценности в таре или без нее.

Если товары поступили без тары, то их принимают по массе нетто, количеству товарных единиц с одновременной проверкой сохранности качества (комплектности) , т.е. количественный и качественный прием в данном случае совпадают по времени.

Если товары поступили в исправной таре, то их принимают по количеству мест и массе брутто. Приемка товаров по массе нетто, количеству единиц в каждом месте, по качеству и комплектности осуществляется, как правило, непосредственно в момент вскрытия тары.

Если входе приемки товаров выявлена недостача, несоответствие качества товара и т.д. , то приемка ТМЦ приостанавливается, обеспечивается сохранность товаров, составляется акт об установлении расхождения по количеству и качеству за подписями лиц, производивших приемку., одновременно с этим организация-покупатель вызывает представителя организации-поставщика.

Документальное оформление выбытия товаров.

Основанием для выбытия товаров является их отгрузка (отпуск) покупателям в соответствии с заключенными договорами по товарной накладной в двух экземплярах, один из которых остается у поставщика и является основанием для списания товара, а второй –передается покупателю.

При движении внутри организации (между структурными подразделениями или материально - ответственными лицами) выписывается накладная на внутренне перемещение, передачу товаров, тары в двух экземплярах. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товаров, а второй экземпляр – принимающему подразделению для оприходования товаров. Данный документ подписывают материально-ответственное лица.

Материальная ответственность работника

Понести убытки предприятие может не только потому, что подвели партнеры или изменилась конъюнктура рынка. Иногда непредвиденные затраты возникают по вине работников, из-за их осознанного желания навредить либо просто халатного отношения к выполнению своих служебных обязанностей. Именно по этой причине может выйти из строя оборудование, а материалы испортиться и потерять качества, без которых их невозможно использовать для производства продукции. Образовавшиеся убытки предприятие может покрыть и за свой счет. Однако организация вправе потребовать, чтобы данные расходы компенсировал работник, который несет материальную ответственность за сохранность имущества.

В каких случаях работник должен возместить ущерб?

Это зависит от того, какой трудовой договор был заключен при приеме сотрудника на работу (трудовой или гражданско-правовой) . Сначала разберем взаимоотношения работодатель-работник по трудовому договору. Данные отношения регламентируются ТК РФ. В частности, материальной ответственности (МОТ) посвящена глава 39 ТК РФ.

Как, согласно статье 238 ТК РФ, работник должен возместить работодателю так называемый прямой действительный ущерб, то есть ущерб от потери имущества или его порчи, а также дополнительные затраты на его восстановление или покупку нового. Например, у прямому действительному ущербу можно отнести недостачу и порчу материалов и других ценностей, расходы на ремонт поврежденного имущества, санкции, наложенные на работодателя и т.д. Заметьте: сотрудник обязан возместить как ущерб, который он причинил непосредственно работодателю, так и расходы организации, если ей придется возместить ущерб третьему лицу.

В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель имеет право привлечь работника к материальной ответственности, но совсем не обязан это делать. Поэтому, учитывая все сопутствующие обстоятельства, организация может полностью или частично не взыскивать ущерб с виновного работника (ст. 240 ТК РФ) .

Кроме того, в ст. 239 ТК РФ приведен перечень случаев, когда работник вообще не несет материальной ответственности. К примеру, если причиной ущерба стали чрезвычайные обстоятельства (буря, наводнение, засуха и т.д.)

Что же касается лиц, которые трудятся по гражданско-правовым договорам, то в этом случае нужно руководствоваться Гражданским кодексом РФ. Также, как и в трудовом законодательстве, в ГК РФ в ст. 15 предусмотрено, что работник обязан возместить ущерб организации в тех случаях, когда причинен прямой действительный ущерб. В ГК РФ он называется реальным. Но помимо этого организация может потребовать покрыть те убытки, которые связаны с упущенной выгодой, то есть с теми доходами, что организация не смогла получить из=за ошибочных действий лица, работающего по гражданско-правовому договору.

В какой сумме с работника можно взыскать ущерб?

Для начала нужно определить размер ущерб, который понесло предприятие. Как это сделать, говориться в ст. 246 ТК РФ. К ущербу относится фактические потери организации. Их рассматривают исходя из рыночной стоимости пропавшего или испорченного имущества. Причем рыночной считается цена, которая действовала в данной местности на день, когда был причинен ущерб.

Однако в ст. 246 ТК РФ есть небольшая оговорка, что рыночная стоимость имущества не может быть ниже его стоимости по данным бухгалтерского учета (за минусом износа). В противном случае ущерб придется оценивать именно по данным бухучета.

Размер ущерба определяет специальная комиссия. Она создается распоряжением руководителя организации. Именно комиссия устанавливает, по какой причине возник ущерб, а значит, и насколько в этом виновен работник.

Затем руководитель организации на основании заключения комиссии решает, удержать или нет с работника сумму ущерба. Если да, то в каком размере он может это сделать? Ответ на этот вопрос зависит от того, какая материальная ответственность возложена на работника. ТК РФ предусмотрена полная и ограниченная ответственность.