ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора

від 01.01.2001р.

ПОЛОЖЕННЯ

про забезпечення безпеки матеріальних цінностей

у муніципальній бюджетній установі додаткової освіти

«Лянторський центр додаткової освіти»

1. Загальні положення

1.1. Це Положення встановлює вимоги щодо забезпечення збереження матеріальних цінностей у муніципальному бюджетному закладі додаткової освіти «Лянторський центр додаткової освіти».

1.2. Вимоги цього Положення є обов'язковими для працівників Установи, які здійснюють заходи щодо забезпечення збереження матеріальних цінностей.

1.3. Положення розроблено відповідно до законодавчих та інших нормативних правових актів РФ.

1.4. До матеріальних цінностей (майна) належать:

а) основні засоби – матеріальні об'єкти, що використовуються в процесі діяльності установи при виконанні робіт чи наданні послуг або для управлінських потреб установи, незалежно від вартості, за умови, що термін їхнього корисного використання становить понад 12 місяців;

б) матеріальні запаси:

предмети, що використовуються у діяльності установи протягом періоду, що не перевищує 12 місяців, незалежно від їх вартості;

предмети, що використовуються у діяльності установи протягом періоду, що перевищує 12 місяців, але не належать до основних засобів відповідно до класифікатора ОКОФ;

м'який інвентар.

1.5. На Установу покладаються такі завдання:

а) ведення обліку свого майна в натуральному та грошовому вираженні шляхом суцільного, безперервного, документального та взаємопов'язаного відображення у бухгалтерському обліку його надходження, переміщення та вибуття;

б) створення умов, щоб забезпечити збереження матеріальних цінностей і правильність їх використання своєї діяльності.

1.6. Основними заходами забезпечення збереження матеріальних цінностей в установі є:

а) правильне та своєчасне документування всіх операцій з руху матеріальних цінностей;

б) своєчасне здійснення розрахунків із постачальниками матеріальних цінностей;

в) контроль за виконанням договірних зобов'язань;

г) забезпечення безпеки та контролю за рухом матеріальних цінностей та правильним їх використанням;

д) правильний добір та розстановка матеріально відповідальних осіб;

2.8. Перелік посадових осіб, яким надано право підписувати документи на отримання та відпуск матеріальних цінностей, визначається наказом керівника Установи.

3. Контроль за наявністю матеріальних цінностей

3.1. З метою забезпечення контролю за збереженням матеріальних цінностей мають бути забезпечені:

а) чітка система документообігу та суворий порядок оформлення операцій з руху матеріальних цінностей;

б) проведення в установленому порядку інвентаризацій матеріальних цінностей та контрольно-вибіркових перевірок їх залишків;

в) облік непридатних для використання матеріальних цінностей;

г) використання за призначенням одержаних матеріальних цінностей;

д) контроль за роботою матеріально відповідальних осіб;

3.2. Усі господарські операції, які проводяться в Установі, повинні оформлюватись підтверджуючими документами. Ці документи є первинними обліковими документами.

3.3. При надходженні матеріальних цінностей матеріально відповідальна особа перевіряє фактичну кількість отриманих матеріалів, звіряє результати з відомостями, які у документах постачальника, підписує акт приймання матеріальних цінностей.

3.4. Матеріально відповідальні особи подають до УКО МКУ Сургутського району ЦП, у строки, встановлені графіком документообігу, документи щодо приходу та витрати матеріальних цінностей з додатком документів постачальника (рахунків-фактур, накладних) та реєстр здачі документів, що передаються, що складається у двох примірниках. Після перевірки правильності оформлення поданих документів один екземпляр реєстру за підписом працівника, який веде облік Установи, повертається матеріально відповідальній особі, другий екземпляр залишається в УКО.

3.5. Для перевірки правильності та повноти відображення операцій у бухгалтерському обліку (кількісно-сумовому) матеріальних цінностей щокварталу проводиться звірка їх натуральних показників за кожним видом матеріальних цінностей за такими позиціями:

а) сальдо (залишок) початку місяця;

б) обороти (рух) щодо приходу та витрати за місяць;

в) сальдо (залишок) на кінець місяця.

3.6. При придбанні основних засобів кожному об'єкту, крім об'єктів вартістю до 3000 рублів включно, а також бібліотечного фонду, надається унікальний інвентарний порядковий номер.

Присвоєний об'єкту інвентарний номер має бути позначений матеріально відповідальною особою шляхом нанесення фарбою чи іншим способом, що забезпечує збереження маркування.

Інвентарний номер, присвоєний об'єкту основних засобів, зберігається його протягом усього його перебування у установі.

Інвентарні номери списаних з бюджетного обліку об'єктів основних засобів не присвоюються новоприйнятим до бюджетного обліку об'єктам.

У разі неможливості позначення інвентарного номера на об'єкті основних засобів у випадках, визначених вимогами його експлуатації, присвоєний йому інвентарний номер застосовується з метою бюджетного обліку з відображенням у відповідних регістрах бюджетного обліку без нанесення на об'єкт основного засобу.

3.7. Предмети м'якого інвентарю маркуються матеріально відповідальною особою спеціальним штампом фарбою, що не змивається без псування зовнішнього вигляду предмета із зазначенням найменування установи.

3.8. Для забезпечення контролю за збереженням матеріальних цінностей передбачається проведення їхньої інвентаризації.

Проведення інвентаризації є обов'язковим:

а) перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім матеріальних цінностей, інвентаризація яких проводилася не раніше ніж 1 жовтня звітного року;

б) за зміни матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

в) при встановленні фактів розкрадань чи зловживань, а також псування матеріальних цінностей;

г) у випадках стихійного лиха, пожежі, аварій або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;

д) при ліквідації (реорганізації) установи перед складанням ліквідаційного (роздільного) балансу та в інших випадках, що передбачаються законодавством України або нормативними актами Міністерства фінансів Російської Федерації;

е) інвентаризація основних засобів має проводитися щорічно.

3.9. Для проведення в Установі інвентаризації майна, фінансових зобов'язань та розрахунків видається наказ про проведення інвентаризації, у якому визначаються:

а) цілі та завдання проведення інвентаризації;

б) терміни початку та закінчення інвентаризації;

в) склад комісії з інвентаризації майна, фінансових зобов'язань та розрахунків;

г) види майна, за якими проводитиметься інвентаризація (основні кошти, матеріальні запаси, нематеріальні активи, кошти тощо).

3.10. Для проведення інвентаризації створюється інвентаризаційна комісія у складі:

а) голови - керівника, заступника або іншої посадової особи, яка має розпорядчі права;

б) працівника УКО, що відповідає за ведення бюджетного обліку (або особи, яка його заміщає);

в) інших спеціалістів Установи.

3.11. До початку інвентаризації члени інвентаризаційної комісії отримують останні на дату початку інвентаризації прибуткові та видаткові документи, звіти про рух матеріальних цінностей та коштів.

3.12. Голова інвентаризаційної комісії повинен завізувати останні на день інвентаризації прибуткові та видаткові документи, додані до реєстрів (звітів), із зазначенням "до інвентаризації на "..." (дата)", це має бути підставою для визначення залишків майна до початку інвентаризації за обліковими даних.

3.13. Матеріально відповідальні особи повинні дати розписки про те, що до початку інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на майно здано до бухгалтерії або передані комісії, а також усі цінності, що надійшли на їхнє відповідальне зберігання, оприбутковані, а вибулі - списані у витрату. Аналогічні розписки повинні дати особи, які мають підзвітні суми на придбання матеріальних цінностей чи довіреності отримання майна.

3.14. Інвентаризаційна комісія повинна забезпечити повноту та точність внесення до опису даних про фактичні залишки основних засобів, матеріальних запасів, коштів, іншого майна та фінансових зобов'язань, правильність та своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації.

3.15. Фактичне наявність майна при інвентаризації визначають шляхом обов'язкового підрахунку, зважування та обмірювання.

3.16. Перевірка фактичної наявності майна повинна проводитись за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб.

3.17. Для оформлення результатів інвентаризації застосовуються:

а) інвентаризаційний опис (змінна відомість) (ф.-0504087) – по об'єктах основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних запасів;

б) акт про результати інвентаризації (ф.-0504835) з відомістю розбіжностей, що додається до нього, за результатами інвентаризації (ф.-0504092).

3.18. Інвентаризаційні описи можуть бути заповнені з використанням засобів обчислювальної та іншої організаційної техніки, так і ручним способом.

3.19. Описи заповнюються чорнилом або кульковою ручкою чітко та ясно, без помарок та підчисток.

3.20. Найменування інвентаризованих цінностей та об'єктів, їх кількість вказуються в описах за номенклатурою та в одиницях вимірювання, прийнятих в обліку.

3.21. На кожній сторінці опису вказуються прописом число порядкових номерів матеріальних цінностей та загальний підсумок кількості в натуральних показниках, записаних на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах тощо) ці цінності показані.

3.22. В описах не допускається залишати незаповнені рядки, на останніх сторінках незаповнені рядки прокреслюються.

3.23. Описи підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальними особами. Наприкінці опису матеріально відповідальними особами даються розписки, що підтверджують перевірку комісією майна у їх присутності, про відсутність до членів комісії будь-яких претензій та прийняття перерахованого в описі майна на відповідальне зберігання.

3.24. На майно, що перебуває у відповідальному зберіганні, орендоване майно складаються окремі інвентаризаційні описи.

3.25. Якщо інвентаризація майна проводиться протягом кількох днів, то приміщення, де зберігаються матеріальні цінності, наприкінці робочого дня мають опечатуватись інвентаризаційною комісією. Описи під час перерв у роботі інвентаризаційної комісії (в обідню перерву, у нічний час, з інших причин) повинні зберігатися в ящику (шафі, сейфі), у закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.

3.26. У тих випадках, коли матеріально відповідальні особи після інвентаризації знаходять помилки в описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, секції тощо) заявити про них голові інвентаризаційної комісії. Інвентаризаційна комісія перевірить зазначені факти, і у разі їх підтвердження виправлення виявлених помилок відбувається в установленому порядку.

3.27. Правильно оформлені інвентаризаційною комісією та підписані всіма її членами та матеріально відповідальними особами інвентаризаційні описи (змінні відомості), акти передаються до бухгалтерії для вивірки даних фактичної наявності майново матеріальних та інших цінностей, фінансових зобов'язань з даними бухгалтерського обліку.

3.28. Виявлені при цьому розбіжності в інвентарних описах (у порівнювальних відомостях) узагальнюються у відомості розбіжностей за результатами інвентаризації (ф.-0504092), і складається акт про результати інвентаризації (ф.-0504835). Акт підписується всіма членами інвентаризаційної комісії та затверджується керівником Установи.

3.29. Результати інвентаризації мають бути оформлені організаційно-розпорядчими документами (наказом чи розпорядженням) керівника Установи незалежно від того, чи виявлено при її проведенні розбіжності між фактичною наявністю майна та зобов'язань установи та даними бюджетного обліку.

3.30. Отримання від постачальників матеріальних цінностей здійснюється представниками на підставі доручень, що видаються їм.

3.31. Доручення отримання матеріальних цінностей оформляється у порядку, встановленому Цивільним кодексом Російської Федерации:

а) довіреність може бути видана будь-якому працівнику Установи (згідно з чинним законодавством у необхідних випадках допускається видача довіреності будь-якій фізичній особі);

б) довіреність має бути підписана керівником Установи, працівником УКО, який відповідає за бюджетний облік, або іншими особами, уповноваженими на це розпорядчими документами, та засвідчена печаткою;

в) максимальний термін дії довіреності 1 місяць.

3.32. Обов'язковими реквізитами довіреності є:

а) вказівку на особу, яка видала довіреність (довіритель);

б) вказівку на особу, якій видано довіреність (представник);

в) повноваження представника;

г) дата видачі довіреності;

д) термін дії довіреності.

Реєстрація довіреностей є обов'язковою.

3.33. За журналом реєстрації довіреностей УКО, який веде бюджетний облік в Установі, присвоює доручення порядковий номер (нумерація має вестись з початку року), стежить за використанням довіреності, роблячи позначки у спеціальній графі про доставку матеріальних цінностей.

3.34. Особа, якій видано довіреність, зобов'язана не пізніше наступного дняпісля кожного отримання цінностей, незалежно від того, чи отримані матеріальні цінності повністю або частинами, подати в УКО, провідний бюджетний облік в Установі, документи про здачу відповідній матеріально відповідальній особі отриманих нею матеріальних цінностей, невикористані довіреності мають бути повернені наступного дня після закінчення строку їх дії.

3.35. Анульовані довіреності погашаються написом "Невикористаний" і зберігаються до кінця звітного року, після чого знищуються, про що складається відповідний акт.

3.36. На документах, що підтверджують придбання та одержання матеріальних цінностей, має бути розписка матеріально відповідальної особи, яка отримала ці цінності.

4. Відповідальність працівників за збереження матеріальних цінностей

4.1. Керівництво Установи створює працівникам умови, необхідні нормальної роботи та забезпечення повної безпеки ввірених їм матеріальних цінностей.

4.2. Працівники Установи зобов'язані дбайливо ставитися до матеріальних цінностей та вживати заходів щодо запобігання шкоді.

4.3. Особи, які завдали шкоди, несуть відповідальність відповідно до законодавства Російської Федерації.

Міжнародна академія бізнесу та управління

Інститут економіки та управління

Кафедра Фінанси та кредит

Есе на тему: «Забезпечення збереження матеріальних цінностей підприємства»

З дисципліни «Економічна безпека фірми»

Підготувала: Студентка 5 курсу гр. ФК-5,

спеціальності «Фінанси та кредит»

Баранова Дар'я Євгенівна

Перевірив: д.п.н.; професор Гусєв А.А.

Красногірськ-2009

У разі ринкових відносин, коли господарську діяльність підприємств та закупівельних організацій торгівлі та його розвитку здійснюється рахунок самофінансування, а за браку власних фінансових ресурсів – рахунок позикових коштів, дуже важливою аналітичною характеристикою є фінансова незалежність організацій та підприємств від зовнішніх позикових джерел. Фінансова незалежність дає змогу підприємствам конкурувати з іншими учасниками господарських відносин. Поряд з іншими факторами стабілізації фінансової незалежності сприяє збереження власності. Проте, як свідчать дослідження, склалося несприятливе становище безпеки коштів. Організації та підприємства торгівлі мають збитки через нестачі та розкрадання, крадіжки та втрат. З огляду на це, значно зростає роль вивчення причин і умов, що впливають на збереження власності, розробки дієвих заходів, спрямованих на усунення або попередження тих обставин, які сприяють негативним змінам у системі торгівлі. На етапі розвитку ринкових відносин збереження власності потрібно трактувати у широкому і вузькому значенні слова. Збитки зараховуються не тільки при розкраданні, привласненні та знищенні майна, але й при порушенні фінансової та державної дисципліни, марнотратстві, недбалості, псуванні майна, випуску недоброякісної продукції. Під збереженням власності у сенсі слова слід розуміти боротьбу її ефективність, що означає збереження майна, раціональне використання сировини, посилення режиму економії. Збереження власності у вузькому значенні слова передбачає боротьбу із втратами цінностей внаслідок нестач, розкрадання, неправильного зберігання, що також має велике значення. Все це висуває проблему збереження коштів у нових умовах господарювання до числа актуальних. Тому метою є висвітлення питання зміцнення та збереження власності торгових організацій в умовах ринку, засобом чого є інвентаризація.

Тому за збереженням необхідно здійснювати контроль, який можна здійснити, застосовуючи інвентаризацію. Інвентаризація - метод бухгалтерського обліку, а при проведенні документальних ревізій - прийом фактичного контролю, що здійснюється шляхом безпосередньої перевірки наявності та стану товарно-матеріальних цінностей, коштів, розрахунків, обсягу виконаних робіт та реальності статей балансу. Інвентаризація була одним із перших прийомів господарського обліку, що дозволяє встановити фактичну наявність майна на певний момент. Принципи інвентаризації: раптовість, сумісність одиниць виміру, плановість, об'єктивність, юридична правомочність результатів, безперервність, повнота охоплення об'єктів, виховний вплив та матеріальна відповідальність, оперативність та економічність, гласність. Інвентаризація як контролю за збереженням матеріальних цінностей та перевірки організації матеріальної відповідальності класифікується за різними ознаками. Залежно від часу проведення та участі у господарському процесі розрізняють планові та позапланові інвентаризації. Планові інвентаризації проводять періодично згідно з планом у заздалегідь намічені терміни. Позапланові інвентаризації проводяться за розпорядженням керівників підприємств або вищих організацій, слідчих органів та інших контролюючих органів у випадках особливої ​​необхідності.

За повнотою охоплення об'єктів інвентаризації поділяють на повні, часткові, вибіркові та суцільні. Повна інвентаризація здійснюється у передбачені терміни, у своїй інвентаризуються як матеріальні цінності та кошти підприємства, а й правильність розрахунків коїться з іншими організаціями, вивіряється сальдо за основним статтям баланса. При частковій інвентаризації перевіряють окремі види коштів, наприклад товари, готівку, кошти. Вибіркові інвентаризації є різновидом часткових. Вибіркові інвентаризації поділяються на цільові та загальні. Вибіркові інвентаризації, наприклад, проводять, як правило, за товарами, за якими пред'являють претензії щодо товарів, знижених у ціні та переведених у знижені сорти; тим, хто опинився без ярликів; морально застарілим та зіпсованим; а також у випадках, коли повна інвентаризація товарів не доцільна. Суцільні інвентаризації проводять одночасно всіх підприємствах, розташованих у одному населеному пункті чи споживчому суспільстві. За способом організації інвентаризаційної роботи інвентаризації можуть ділитися на постійно діючі або здійснювані робочими інвентаризаційними комісіями. На думку багатьох економістів інвентаризація є загальним елементом способу господарського контролю та бухгалтерського обліку, завдяки чому її контрольні функції у справі безпеки майна значно посилюється. Інвентаризація як елемент методу бухгалтерського обліку та елемент методу господарського контролю різняться, не тотожні між собою.

По-перше, кругом розв'язуваних завдань. Якщо головне завдання інвентаризації як елемента методу бухгалтерського обліку полягає у встановленні відповідності облікових та фактичних даних про наявність та стан майна та створення найбільш ефективного забезпечення для прийняття управлінських рішень, то основна мета інвентаризації як елемента методу господарського контролю полягає у здійсненні контролю за збереженням майна, підтвердженням або спростуванням виявлених ревізією порушень та зловживань.

По-друге, складом суб'єктів здійснення. Інвентаризації з метою внутрішньобухгалтерського контролю проводять на підприємствах інвентаризаційні комісії. Інвентаризацію у процесі ревізій та перевірок здійснюють ревізійні комісії чи спеціальні інвентаризаційні комісії під керівництвом ревізора.

По-третє, складом нормативних документів, що регулюють право та необхідність проведення інвентаризації.

По-четверте, охопленням об'єктів. Інвентаризація як елемент методу бухгалтерського обліку здійснюється, в основному, у складному порядку, всього майна та в обов'язковому та плановому порядку, у встановлені терміни. Інвентаризації, проведені під час ревізії, відносять до приватним, вибірковим, а терміни проведення залежить від плану проведення ревізій, перевірок та інших причин.

По-п'яте, широтою охоплення вирішуваних питань. Інвентаризації, що проводяться з метою бухгалтерського контролю, мають характер інструктування, надання кваліфікованої допомоги матеріально відповідальним особам у налагодженні облікової роботи, виявляють природне зменшення майна та реальність річних виробничо-фінансових показників. У період ревізії інвентаризації виконують переважно вузьку функцію контролю над наявністю і безпекою власності, характеризують якість проведеної раніше інвентаризаційної роботи. Важливе місце займає інвентаризація у процесі здійснення економічного аналізу. Значення інвентаризації у тому, що її здійснюють самі працівники підприємства. Тому вона виступає одним із методів контролю трудящих за діяльністю підприємства, служить дієвим засобом контролю за роботою матеріально-відповідальних осіб, допомагає не тільки розкрити, а й попереджати можливі нестачі та розкрадання товарно-матеріальних цінностей. Але, крім того, на збереження власності впливають і деякі особливості торгівлі, які зумовлені такими причинами. Насамперед, то високий рівень децентралізації торговельної мережі. Торгівля покликана насамперед обслуговувати населення, тому організовано розгалужену роздрібну мережу. Крім того, на підприємствах роздрібної торгівлі немає натурального обліку, через що виникають труднощі у своєчасності виявлення порушень. Ці об'єктивні умови накладають відбиток формування методів розкрадань у торгівлі, залежно від яких здійснюються інвентаризації, спрямовані контролювати безпеку коштів. Значна частина посадових розкрадань у торгівлі відбувається спрощеними способами, тобто шляхом присвоєння виручки чи товару. Дані розкрадання продовжуються порівняно недовго, супроводжуються примітивними маскувальними діями та виявляються при своєчасному проведенні інвентаризації. Поряд з цим у торгівлі виникає невелика кількість кваліфікованих посадових розкрадань, які завдають їй шкоди. Ці розкрадання відбуваються за співучасті інших працівників підприємства та сторонніх осіб. Характерною особливістю розкрадань цієї групи є створення неврахованих надлишків цінностей, з подальшою реалізацією їх без відображення в обліку або великі витрати, що ховаються шляхом підробок у первинних документах та облікових регістрах. Виявлення таких розкрадань утруднено і вимагає від ревізорів та інвентаризаторів глибокого знання бухгалтерського обліку, методів ревізій та організації торгівлі. Витрати і зловживання все ж таки виникають в першу чергу, через неякісне та несвоєчасне проведення інвентаризацій. Організацію, проведення та контроль за проведенням інвентаризації здійснюють дві комісії: постійно діюча та робоча. Виробляють контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а як і вибіркові інвентаризації у міжінвентаризаційний період, перевіряють правильність виведення результатів інвентаризацій, обгрунтованість запропонованих заліків з пересортиці цінностей у місцях зберігання, де ведеться кількісний облік. Розглядають пояснення, отримані від осіб, які допустили нестачу чи псування цінностей, а також інші порушення, та дають пропозиції щодо порядку регулювання виявлених нестач та втрат від псування цінностей. Проте наявність постійно діючих комісій не знімає персональної відповідальності керівника, головного бухгалтера організації чи підприємства, а організаціях, які мають інвентаризаційні бухгалтерії, начальників контрольно-інвентаризаційних відділів даних бухгалтерій. Так, відповідальність за правильне та своєчасне проведення інвентаризацій несуть керівники організацій. Вони мають створити умови, щоб забезпечити повну і точну перевірку фактичного наявності цінностей у стислі терміни. Головний бухгалтер разом із керівником підрозділів та служб зобов'язаний ретельно контролювати дотримання правил проведення інвентаризацій. Контрольно-інвентаризаційні відділи розробляють графіки інвентаризацій на підприємствах, беруть участь у розгляді результатів інвентаризацій, під керівництвом постійно діючих комісій контролюють якість інвентаризацій і виконують інші доручення.

Для безпосереднього проведення інвентаризацій постійні комісії утворюють робочі інвентаризаційні комісії. На підприємствах, що мають відділи і комори, створюються окремі інвентаризаційні комісії з кожного відділу, секції, комори. Персональний складробітничих комісій затверджується наказом керівника підприємства. До складу робітничих комісій входять: представник керівника підприємства, який призначив інвентаризацію. У випадках, коли інвентаризація проводиться без бригадира, а також після крадіжок та пограбувань до складу комісій включають представника управління торгівлі місцевих виконавчих та розпорядчих органів. Робочі інвентаризаційні комісії виконують такі функції: здійснюють інвентаризацію цінностей і коштів у місцях зберігання, беруть участь у проведенні результатів інвентаризацій і розробляють пропозиції щодо заліку нестач і надлишків по пересортиці, а також списання нестач в межах норм природних втрат, вносять пропозиції щодо та відпустки матеріальних цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх збереженням, а також реалізації наднормативних та невикористовуваних матеріальних цінностей. Контрольно-інвентаризаційна служба виконує важливе завдання щодо забезпечення збереження коштів і тому несе відповідальність за своєчасність проведення інвентаризацій.

План інвентаризації складається головним бухгалтером за погодженням з директором. Проведення інвентаризацій планується на рік з розбивкою по місяцях виходячи із строків та результатів здійснення попередніх інвентаризацій та умов роботи матеріально відповідальних осіб молодих спеціалістів. Щомісяця план роботи уточнюється та за необхідності коригується. У цьому важливого значення має правильне встановлення черговості інвентаризацій. Насамперед переобліки мають бути в осіб, знову прийнятих на матеріально відповідальну роботу, переобліки повинні бути в осіб, знову прийнятих на матеріально відповідальну роботу, а також у недостатньо кваліфікованих працівників. При визначенні черговості інвентаризацій беруть до уваги факти неритмічного виконання планових завдань за обсягом товарообігу, незадовільну якість продукції, наявність скарг покупців на облік та інші порушення. Один екземпляр плану інвентаризаційної роботи представляється для затвердження контрольно-ревізійного відділу споживчого товариства. Крім того, складається графік проведення інвентаризацій товарно-матеріальних цінностей та контрольних перевірок посадовими особами апарату управління на рік у розрізі кожного місяця. У ньому передбачається участь в інвентаризаціях та контрольних перевірках спеціалістів. Крім проведення інвентаризацій у встановлені терміни, у планах можуть передбачатися раптові суцільні інвентаризації, що охоплюють усі торгові підприємства. Контроль за виконанням плану інвентаризацій, як правило, здійснюється головним бухгалтером, а облік та перевірка якості їх проведення – найчастіше начальником. У журналі обліку проведення інвентаризацій центруються дані по кожному магазину про час проведення інвентаризацій та склад комісій, навіть контрольних перевірок, результати інвентаризацій, відомості про результати інвентаризацій та їх якість. Можуть також вказуватись дані про дотримання нормативу товарних запасів та про неповноцінні товари.

З метою повнішого контролю за станом інвентаризаційної роботи доцільно проводити аналіз її ефективності. При цьому необхідно враховувати можливі недогляди цієї діяльності. Найбільш характерними недоліками інвентаризацій є: інвентаризаційні комісії діють як тимчасовий орган; фахівці, які перевіряють погано ознайомлені з нормативними актами і слабо знають свої обов'язки, правничий та обов'язки, правничий та відповідальність, відсутня чітка регламентація інвентаризацій. Вихідним моментом визначення безпосередніх результатів діяльності має бути ступінь чи рівень виконання певних завдань, проходження етапів перевірки. Для цього необхідно, щоб існувала система показників, що відображають повноту, своєчасність та оперативність виконання роботи; єдність у сукупності показників; порівнянність результатів. Цій вимогі найбільшою мірою відповідають відносні величини. Загальний принцип підрахунку окремих показників у тому, що вибираються окремі, найважливіші елементи циклу ревізійної роботи чи функціональних обов'язків, кінцевий результат яких піддається кількісному визначенню. При цьому розраховані коефіцієнти характеризуватимуть ефективність та якість праці. Запропоновані показники дають можливість визначити якість та ефективність інвентаризацій, порівняти та визначити кращі підприємства з організації та проведення інвентаризаційної роботи, посилити контроль за якістю заходів, пов'язаних із забезпеченням власності підприємства. Разом з тим доцільно доповнювати відомостями про вжиті заходи щодо відшкодування прихованих у процесі інвентаризації збитків у грошовому вираженні. Інвентаризація ефективна, якщо отриманий дохід перевищує витрати на її організацію за дотримання всіх вимог до її методики та техніки проведення. Використовуючи дані представлених раніше таблиць, можна розрахувати вплив чинників зміну суми недостач. Для цього слід використовувати метод ланцюгової постановки.

Необхідно приділяти велику увагу кадрам, особливо молодим. Підвищити роль кваліфікаційних комісій з прийому працювати осіб, пов'язаних із матеріальною відповідальністю, що дозволяє практично виключити проникнення цих посад громадян, мають судимість чи звільнених з недовіри. Особлива увага приділяється підвищенню професійного рівня матеріально відповідальних осіб. Вживаються різні заходи щодо поліпшення інвентаризаційної роботи. Затверджуються списки працівників системи, що залучаються щодо інвентаризацій. Інвентаризації проводяться лише правомочними комісіями, до складу яких обов'язково входять два спеціалісти від правління організації, член комісії контролю за роботою торговельного підприємства та матеріально відповідальна особа. Особлива увага приділяється вдосконаленню роботи з кадрами, вихованню вони почуття відповідальності за доручену справу, зміцненню трудової та виробничої дисципліни.

Матеріально-виробничі запаси (4) Реферат >> Бухгалтерський облік та аудит

На складі. Для забезпечення безпеки матеріальних цінностейпромисловим підприємствамрекомендовано дотримуватися наступних... «АКРОН ПЛЮС» та з метою забезпечення безпеки матеріальних цінностейможна запропонувати такі рекомендації. Розробити...

Матеріальнавідповідальність працівників (1)

Курсова робота >> Держава та право

... матеріальних цінностей. Працівник самостійно звітує перед бухгалтерією підприємстваза довірені йому цінності... , переробки) матеріальних цінностей. Роботодавцем створено умови для забезпечення безпеки матеріальних цінностей. Особливий стан...

Матеріальнівитрати у структурі собівартості продукції будівельних організацій та напрямки

Реферат >> Бухгалтерський облік та аудит

матеріалів; забезпечення безпекита контролю за рухом та правильним використаннямвсіх матеріальних цінностей; дотримання... на прорабських ділянках забезпечення безпеки матеріальних цінностейбудівельні підприємствамають центральні склади, на...

Виробничі запаси підприємства

Дипломна робота >> Економіка

Виконання господарських операцій безпосередньо на підприємстві(Витрата та безпека матеріальних цінностей, забезпеченістьмасо вимірювальними приладамита використання...

«…Торгівля – справа споконвічно злодійська, а тому платню покласти їм мізерну, та по одному на рік вішати, щоб іншим не повадно було!» Указ 1669 року

Крадіжки у супермаркетах –завжди були актуальною темою у роздрібній торгівлі.

Заходи щодо безпеки ТМЦ у супермаркетах– це програма дій, що складається з різних способівконтролю за роботою супермаркету та низки профілактичних заходів, спрямованих на скорочення втрат компанії.

Торгівля – не тільки прибутковий, але один із найризикованіших напрямків бізнесу.

Практично кожен день магазин зазнає втрат в результаті розкрадань, крадіжок, шахрайства, псування товару тощо.

Уникнути всіх втрат неможливо, але знизити втрати від таких дій - цілком можливо.

У роздробі існують чотири основні фактори, які призводять до втрат:

1. Викрадення з боку персоналу магазину;

1. Крадіжка покупців;

1. Несумлінність постачальників;

1. Різні помилки та недбалість персоналу.

1. КРАДЖЕННЯ ЗІ СТОРОНИ ПЕРСОНАЛУ МАГАЗИНУ

Для того, щоб хтось щось вкрав, повинні існувати три фактори:

• потреба чи жадібність

• меркантильність

• можливість

Перший фактор- особисті потреби чи жадібність людини - ми можемо це контролювати. Це те, що притаманне людям різною мірою.

Другий фактор- Меркантильність. Співробітники вважають, що їхній господар настільки багатий, що може не звертати уваги на крадіжки товару та грошей. Приходячи на роботу на півгодини раніше, або йдучи на годину пізніше, співробітники вважають, що компанія винна їм за це. Однак, ніхто не помічає кількість перекурів, зависання в Інтернеті та інші відливання від роботи. Якою б не була причина, підлеглий завжди вважатиме, що він має право на щось більше. Цю проблему ми також не можемо контролювати.

Третій фактор- Наявність можливості для розкрадання. Якщо ця можливість існує одночасно з сильним впливом двох перших факторів, відбувається крадіжка.

Оскільки впливати перші два чинника проблематично, то скорочення втрат від дій своїх співробітників необхідно впливати на третій чинник (наявність можливості розкрадання).

Ще 10% користуватимуться найменшою можливістю, щоб вкрасти, - від скоєння крадіжки їх не втримає ніякий контроль, хоч би яким суворим він був.

Працівники, що залишилися, становлять 80% колективу. За своєю природою це люди чесні, проте за наявності можливості для розкрадання можуть зробити крадіжку.

Саме для цих 80% колективу розробляються заходи контролю. Коли зростає ризик бути спійманим, ймовірність крадіжки знижується.

Крадіжка з боку персоналу може завдати значно більших збитків магазину, ніж нечесність покупців. Нечистий на руку співробітник здатний вкрасти набагато більше, ніж шахрай-покупець.

За даними охоронних агентств, втрати супермаркетів від крадіжки персоналу можуть сягати 80%., оскільки персонал має більший доступом до товару, краще знає, де що «не так лежить», цінність товару, систему охорони тощо.

Крадіжки товару власним персоналом у супермаркетах відбуваються досить часто. Але співробітники мають ще й інші можливості шкоди, наприклад:

Недотримання режимів та термінів зберігання,

Псування товару,

Некоректне прибуткування,

Змова з покупцями.

Товар найбільше «беззахисний» на етапі зберігання, і у співробітників з'являється безліч можливостей цей товар або вкрасти, або використовувати на особисті потреби, не виходячи з супермаркету. Як кажуть працівники супермаркетів – вони не крадуть, а компенсують собі те, що їм недоплачує керівництво.

Введення контрольних заходів перекриває одну - дві схеми розкрадання, що, своєю чергою, породжує поява двох інших. Набираючись досвіду, від банальної крадіжки люди переходять до складним схемамшахрайства.

Найбільшим попитом у злодіїв - співробітників продовольчих магазинів користуються спиртні напої та ковбасні вироби, кава, косметика та інші товари. У будь-якому випадку перевага надається товару дрібному чи середніх розмірів, зручному для винесення.

Для запобігання крадіжці товарів необхідно:

• Ефективний облік всього товару на всіх етапах руху товару. Директор у будь-який час повинен мати можливість отримати повну інформацію про місце знаходження товару в магазині та його кількість. Ніщо так не штовхає співробітників до крадіжки, як розуміння вад в обліку.

• Працююча система колективної та індивідуальної матеріальної відповідальності . Реалізація принципу «не бажаю платити за інших зі своєї кишені» з радянських часів продовжує відігравати помітну роль у запобіганні байдужості та круговій поруці.

• Невідворотність покарання . Будь-яка подія, будь-яка нестача мають розглядатися як НП. У колективі має бути створена атмосфера нетерпимості до злодіїв, звісно, ​​у розумних межах.

• Використання негласних джерел інформації . Маються на увазі співробітники, які мають довіру адміністрації, які здатні повідомляти керівництво про розкрадання.

• Оптимізація технологічного процесу з погляду запобігання втрат. Потрібно дуже ретельно проаналізувати весь процес руху товару: як відбувається переміщення товару, хто це робить, хто враховує, хто відповідає за документообіг, хто контролює тощо.

• Підбір та навчання персоналу та, звичайно ж, контроль .Всеосяжний контроль. На всіх етапах та стадіях торгівлі, на всій території магазину. За всіма працівниками. Весь час. Завжди і скрізь.

Перевірочні заходи (інвентаризації, ревізії, звіряння та ін.) повинні проводитися постійно по всьому магазину та по окремих секціях та товарних груп!!!

1. Крадіжка покупців

Основні види крадіжки покупцями - магазинні крадіжки та шахрайське повернення товару. Магазинних злодіїв можна розділити на дві категорії – любителі та професіонали. Останні роблять істотний внесок у збільшення нестачі товару в магазині, хоча їх набагато менше, ніж простих любителів щось стягнути.

1. НЕДОБРОСВІДНІСТЬ ПОСТАВНИКІВ

Найчастіше постачальники здійснюють крадіжки у процесі приймання товару, намагаються передати неякісний товар, прострочений товар, і товар із граничним терміном придатності.

1. РІЗНІ ПОМИЛКИ І ХАЛАТНІСТЬ ПЕРСОНАЛУ

Товар, доки він не пройде через касовий апарат, і не перетвориться на гроші підприємства – проходить кілька етапів. І на кожному етапі можливі помилки та недбалість персоналу - що в результаті призводять до втрат підприємства.

Визначимо ці етапи:

1. Закупівля товару чи постачання товару;

1. Прийом товару;

1. Облік товару операторами;

1. Зберігання товару;

1. Стікерування товару;

1. Зважування товару;

1. Продаж через касовий апарат.

Тепер розглянемо детальніше кожен етап. Які проблеми ми можемо мати на цих етапах і що робити, щоб цих проблем було менше.

Закупівля товару або постачання товару:

• Завищена ціна закупівлі – призведе до неконкурентної ціни товару, у результаті товар буде продано, а списаний;

• Перезамовлення – призведе до того, що не весь товар буде проданий, і частина цього товару потрапить у списання;

• Постачання неякісного товару – призведе до списання цього товару;

• Постачання товару на межі терміну придатності - призведе до того, що не весь поставлений товар буде проданий, і частина цього товару потрапить у списання

• Постійний моніторинг цін товару;

• Замовляти товар виходячи із середньодобових продажів;

• Контролювати якість товару та термін придатності;

• Притягувати до відповідальності за помилки та недбалість у роботі.

Прийом товару та облік його оператором:

• Недотримання - призведе до нестачі;

• Прийом неякісного товару – призведе до наднормативного списання;

• Прийом товару з граничними термінами придатності призведе до списання товару;

• Помилка оператора під час введення даних у комп'ютер – призведе до плутанини в обліку

Захист підприємства від помилок та недбалості персоналу на цьому етапі:

• Притягувати до відповідальності за помилки та недбалість у роботі;

• Контролювати прийом товару із групи ризику та списку проблемних постачальників має не лише охоронець посту «рампа», а й начальник охорони магазину (старший зміни охорони). На посаді «рампа» має бути список проблемних постачальників та перелік товару із групи ризику.

• При прийомі товару і приймальник, і охоронець посту «рампа» - повинні уважно стежити за якістю товару, що приймається, і за термінами придатності. Неякісний товар - не приймати! Товар, у якого пройшло більше половини терміну придатності - не приймати!

• При прийманні овочів та фруктів з ринку, якість встановлюється візуально, оцінюючи зовнішній вигляд товару, запах, наявність гнилого товару. Робиться частково перебирання товару, визначається процентівка, накладна виписується за мінусом процентівки.

• При прийманні овочів та фруктів від постачальників - товар перебирається відразу, і якщо велика вага - визначається процентовка. Вибраковування, процентування та складання Акту робиться в присутності директора магазину (заст. директора, адміністратора) та начальника охорони магазину (старшого зміни охорони)

• За наявності машини, товару та представника постачальника – охоронець повинен заносити до журналу обліку приходів час приходу, найменування постачальника, номер машини, прізвище експедитора. Після розвантаження автомобіля, охоронець повинен вимагати негайного від'їзду автомобіля постачальника від рампи. Приймальник, здійснивши прийом товару, повинен підписати накладну та передати її охоронцеві посту «рампа». Охоронець повинен занести до журналу обліку приходів номер накладної, кількість товару, прізвище приймача, після чого має поставити свій підпис у цьому журналі. Оператор має здійснити постановку товару на облік у день приходу.

Зберігання товару

• Незнання правил зберігання – призводить до недоліків;

• Недбалість персоналу – призводить до псування товару і як результат до списання

Захист підприємства від помилок та недбалості персоналу на цьому етапі:

• Навчання персоналу правилам зберігання;

• Контроль за зберіганням товару;

• Кожне складське приміщення повинно мати відповідальних осіб, які відповідають за допуск сторонніх осіб до складу та порядку на складі;

• Товари з групи ризику повинні зберігатися у закритому приміщенні з двома замками, які забезпечують комісійне відкриття такого складу (охорона + адміністратор)

• Категорично забороняється самостійна присутність на складі представників торгових організацій, працівників магазину із суміжних відділів;

• Припинення недбалого ставлення персоналу магазину до безпеки ТМЦ як розміщення товарів у непередбачених при цьому місцях.

• Заборонити вивезення (винесення) товару з торгового залуза винятком необхідності, з дозволу адміністрації (прострочення, повернення постачальнику);

• Контролювати винос сміття із супермаркету.

Стікерування товару та зважування товару:

• Помилки персоналу при стікеруванні - призводять до пересортиці, і в результаті до нестачі;

• Помилки персоналу при зважуванні призводять до нестачі.

Захист підприємства від помилок та недбалості персоналу на цьому етапі:

• Навчання персоналу правильному стикеруванню та зважуванню товару;

• Контроль за стікеруванням та зважуванням товару;

Продаж товару через касовий апарат:

• Помилки касирів – можуть призвести до штрафів під час перевірок;

• Недбалість касирів – призводить до недоліків;

Захист підприємства від помилок та недбалості персоналу на цьому етапі:

• Якісне навчання касирів;

• Контроль за роботою касирів;

• Притягнення до відповідальності за помилки.

РЕЖИМНІ ЗАХОДИ

Крім вищезгаданих заходів, на збереження матеріальних цінностей супермаркету впливають і режимні заходи.

Для нормальної роботи супермаркету необхідні такі заходи:

• Визначити, що на території службових приміщень супермаркету можуть бути лише персонал, торгові представники постачальників, керівництво, а також особи, допущені до роботи в супермаркеті адміністрацією;

• Усі працівники супермаркету зобов'язані носити ідентифікаційний бейдж;

• Торгові представники мають відзначатися у журналі. При цьому обов'язкова наявність особистого бейджа у торгового представника, який ідентифікується охороною та вилучається до кінця роботи представника. Натомість йому видається бейдж із логотипом супермаркету та написом – «Торговий представник»;

• Необхідно вести журнал приходів на роботу та виходу з роботи персоналу;

• Зобов'язати персонал після закінчення робочої змінипред'являти охороні особисті речі догляду;

• Касири торгового залу при виході працювати повинні декларувати охороні власні готівка. По закінченні роботи, вони мають пред'явити охороні готівка, витрата яких у перебігу зміни підтверджується чеками, а прихід – поясненнями.

• При необхідності залишити супермаркет у робочий час, співробітник пише заяву на ім'я управителя (заст. управителя, ст. продавця), на якій останній ставить свою резолюцію з часом догляду та приходу. Заява з резолюцією керівника передається охороні, яка наголошує на реальному часі догляду та приходу співробітника. Надалі ці заяви зберігаються в окремій папці охорони супермаркету.

• Для організації контролю за покупками працівниками супермаркету встановити правило, що покупки проводяться на визначеній керівництвом касі. Чек про купівлю має бути представлений охоронцеві касової зони для звіряння. Далі товар необхідно простикати у охоронця рампи.

КОНТРОЛЬНІ ЗАХОДИ

До контрольних заходів щодо збереження матеріальних цінностей супермаркету відносяться:

• Контроль начальником охорони (ст. Зміни охорони) прийому проблемних постачальників згідно зі списком, визначеним аналізами переобліків;

• Перепроверка начальником охорони (ст. зміни охорони) приймання окремих товарівіз групи ризику;

• Відеоспостереження;

• Кеш-контроль;

• Контроль касової дисципліни;

• Організація контрольних закупівель;

• Перевірка службових приміщень;

• Перевірка персоналу магазину, огляд особистих речей під час виходу із супермаркету;

• Систематичний перерахунок певних найменувань товару (елітне спиртне, кава, зубні пасти, верстати, картриджі, косметика, парфумерія та інші товари, що систематично потрапляють у недостачі на інвентаризаціях);

ОРИГІНАЛЬНІ ЗАХОДИ
Оригінальний метод полягає в наступному:

Якщо виявляється недостача у супермаркеті понад допустиму норму - направити на проходження поліграфа (детектора брехні) наступних посадових та матеріально відповідальних осіб супермаркету:

• керуючого супермаркетом;

• начальника охорони супермаркету;

• завідувача складу супермаркету;

• завідувача виробництва супермаркету

Перевірка покаже їхню благонадійність та лояльність до підприємства, можливу причетність до розкрадань та інших зловживань, прояснить загальну ситуацію на торговому майданчику.

У своєму висновку фахівець вкаже причини виявленої нестачі та запропонує заходи щодо скорочення втрат.

Крім того, перспектива для посадових чи матеріально відповідальних осіб супермаркету у будь-який момент бути спрямованим на детектор брехні - значно зменшує їхнє бажання привласнювати чуже, і підвищує їхню відповідальність щодо контролю за збереженням товарно-матеріальних цінностей підприємства.

Фахівець з безпеки бізнесу

Сергій Єфременков

Збереження та правильне оформлення операцій з руху матеріально-виробничих запасів підтверджується результатами інвентаризації, що періодично проводиться. Основне її завдання полягає у тому, щоб забезпечити відповідність даних бухгалтерського обліку фактичної наявності матеріальних цінностей.

Відповідно до ст. 10 «Закону про бухгалтерський облік та звітність» проведення інвентаризації обов'язкове:

· При зміні власника майна або реорганізації суб'єкта бухгалтерського обліку;

· При ліквідації суб'єкта бухгалтерського обліку;

· При зміні керівника суб'єкта бухгалтерського обліку та матеріально відповідальних осіб;

· На вимогу слідчих і контролюючих органів;

· При встановленні фактів недостачі, крадіжок, пограбувань, розкрадань, зловживань та псування цінностей;

· У разі пожежі або інших стихійних лих;

· При переоцінці цінностей;

· Перед складанням річної звітності;

· В інших випадках, встановлених законодавством Республіки Білорусь.

Інвентаризація, документальне оформлення зняття залишків фактичної наявності, звірення їх з даними бухгалтерського обліку здійснюється відповідно до Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, затверджених Міністерством фінансів Республіки Білорусь 05.12.95г. №54.

Порядок та строки проведення інвентаризації визначаються керівником суб'єкта бухгалтерського обліку. Для проведення інвентаризації у створенні створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія. За великого обсягу робіт для одночасного проведення інвентаризації створюються робочі інвентаризаційні комісії. За малого обсягу робіт та наявності на підприємстві ревізійної комісії проведення інвентаризації допускається покладати на неї.

Персональний склад постійно діючої та робочої інвентаризаційних комісій має право формувати та представляти керівнику організації для затвердження головного бухгалтера.

До складу інвентаризаційної комісії включаються представники адміністрації організації, працівники бухгалтерської служби, інші спеціалісти (економісти, інженери, техніки та ін.). До складу інвентаризаційної комісії можна включати представників служби внутрішнього аудиту організації чи незалежних аудиторських фірм.

Відсутність хоча б одного із членів комісії у період проведення інвентаризації дає підстави вважати її результати недійсними.

Інвентаризація проводиться за місцями зберігання запасів та матеріально-відповідальним особам. У процесі її проведення вивчається та аналізується стан складського та ваговимірювального господарства, постановка складського обліку, виявлення фактичної наявності запасів та зіставлення його з даними бухгалтерського обліку та ін.

До початку проведення інвентаризації матеріально-відповідальна особа зобов'язана надати членам інвентаризаційної комісії останні на момент проведення інвентаризації прибуткові та видаткові документи або звіти про рух матеріальних цінностей. Голова інвентаризаційної комісії візує всі прибуткові та видаткові документи, додані до звітів, із зазначенням «до інвентаризації на … (дата)», що є бухгалтерією підставою для визначення залишків майна до початку інвентаризації за обліковими даними.

Матеріально відповідальні особи дають розписку про те, що до початку інвентаризації прибуткові та видаткові документи здані в бухгалтерію та всі цінності, що надійшли на їхню відповідальність, оприбутковані, а вибулі - списані у витрату. Така розписка дається у самому інвентаризаційному описі товарно-матеріальних цінностей (ф. № ІНВ-3). Аналогічні розписки дають і особи, які мають підзвітні суми придбання чи доручення отримання майна.

Відомості про фактичну наявність товарно-матеріальних цінностей записують до інвентаризаційних описів або актів інвентаризації. Фактична наявність матеріальних ресурсів та готової продукції під час інвентаризації визначають шляхом обов'язкового підрахунку, обміру, зважування.

За матеріалами, що зберігаються у неушкодженій упаковці постачальника, кількість цих цінностей може визначатися на підставі документів при обов'язковій перевірці в натурі (на вибірку) частини цих цінностей. Визначення ваги (або обсягу) навалочних матеріалів допускається проводити на підставі обмірів та технічних розрахунків.

Перевірка фактичної наявності майна провадиться за обов'язкової участі матеріально-відповідальної особи. Дотримання цієї умови дозволяє у подальшому виключити можливі спірні питання між членами комісії та матеріально-відповідальними особами.

Інвентаризаційні описи заповнюються чорнилом або кульковою ручкою чітко та ясно, без помарок чи підчисток. На кожній сторінці опису вказують прописом число порядкових номерів матеріальних цінностей та загальний підсумок кількості в натуральних показниках, записаних на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах тощо) ці цінності показані. Це дозволяє надалі унеможливити з боку матеріально-відповідальної особи якимось чином внести додаткову інформацію, яка спотворює результати перевірки.

В описах не допускається залишати незаповнені рядки, на останніх сторінках незаповнені рядки прокреслюються. Виправлення помилок, допущених в інвентаризаційних описах, проводиться у всіх примірниках шляхом закреслення неправильних записів та проставлення над закресленими правильними записами. Виправлення мають бути обумовлені та підписані всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально-відповідальними особами.

На останній сторінці інвентаризаційного опису має бути зроблено відмітку про перевірку цін, таксування та підрахунку підсумків за підписами осіб, які робили цю перевірку.

Описи підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально-відповідальними особами. Наприкінці опису матеріально- відповідальні особи дають розписку, що підтверджує перевірку комісією товарно-матеріальних цінностей у їх присутності та про відсутність до членів комісії будь-яких претензій та прийняття перерахованого в описі майна на відповідальне зберігання.

Якщо інвентаризація товарно-матеріальних цінностей проводиться протягом кількох днів, то приміщення, де зберігаються матеріальні цінності, при відході інвентаризаційної комісії має бути опечатано. Під час перерв у роботі інвентаризаційної комісії (в обідню перерву, у нічний час, з інших причин) описи повинні зберігатися в сейфі або шафі в закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.

Інвентаризаційний опис складається у двох примірниках, один із яких передається до бухгалтерії для складання порівнювальної відомості, а інший залишається у матеріально-відповідальної особи.

Порівнювальна відомість складається визначення результатів інвентаризації. У ньому відбивають ті цінності, якими встановлено розбіжності. Порівнювальні відомості можуть бути складені як з використанням засобів обчислювальної та іншої організаційної техніки, так і вручну.

Виявлені при інвентаризації розбіжності фактичної наявності майна з даними бухгалтерського обліку регулюються у такому порядку:

● вартість виявлених при інвентаризації надлишків матеріальних цінностей підлягає оприбуткуванню та зарахуванню на збільшення прибутку звітного року з подальшим встановленням причин виникнення надлишку та винних осіб. При цьому дебетують рахунки 10 «Матеріали», 43 «Готова продукція» та інші кредити рахунку 92 «Позареалізаційні доходи та витрати»;

● недостачі, розкрадання, псування чи умисне знищення матеріальних цінностей відносять до дебету рахунки 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей» та кредит рахунків 10, 40 та інші. Відсутню сільськогосподарську продукцію врожаю поточного року списують за прогнозною вартістю, врожаю минулого року та покупними матеріальними цінностями - за фактичною собівартістю.

Після прийняття рішення про списання недостач і втрат, їх списують з кредиту рахунки 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей» у такому порядку:

· розкрадання, нестача коштів – з недостатньої (викраденої) суми, зі сплатою відсотків у сумі цих коштів, розмір яких визначається облікової ставкою Національного банку України на день внесення рішення про стягнення;

· Розкрадання, нестача іноземної валюти, фондових цінностей іноземній валюті– у порядку, встановленому чинним законодавством;

· розкрадання, недостача, псування чи умисне знищення товарно-матеріальних цінностей та іншого майна – виходячи з цін, що склалися на день винесення рішення про стягнення, а за відсутності таких цін – виходячи з цін на аналогічні товарно-матеріальні цінності;

· при розкраданні, нестачі, навмисному знищенні або псуванні товарно-матеріальних цінностей, на які в державній торгівлі встановлюються регульовані ціни, - виходячи з цін, що склалися на день винесення рішення про стягнення, але не нижче цін, за якими майно, що бракує, числиться за рахунком;

· при розкраданні чи нестачі всіх видів квитків, талонів, абонементних та інших знаків, призначених для розрахунків за послуги, – виходячи з їхньої номінальної вартості на день винесення рішення про стягнення.

· У разі незаконних або зайвих грошових виплат - виходячи із зайво або незаконно виплаченої суми, зі сплатою відсотків на суму цих коштів, розмір яких визначають обліковою системою ставки Національного банку Республіки Білорусь на день винесення рішення про стягнення збитків.

Якщо винну особу не встановлено або суд відмовив у стягненні з неї, збитки від недостач чи псування списуються на позареалізаційні витрати організації. У цьому випадку мають бути докладені рішення слідчих або судових органів, що підтверджують відсутність винних осіб, або відмову на стягнення збитків з винних осіб, або висновок про факт псування цінностей, отриманий від відділу технічного контролю або відповідних спеціалізованих організацій (інспекцій з якості та ін.) .

Якщо недостача чи псування тих матеріальних цінностей відбулася з вини організації (безгосподарності, занедбаності у обліку та інших.), вона списується на позареалізаційні витрати організації.

У процесі аналізу даних порівнювальної відомості з матеріально-виробничих запасів виявляється пересортиця за окремими найменуваннями.

Пересортиця є результатом того, що одні й ті самі назви матеріалів можуть мати різні ціни. Взаємний залік надлишків і недостач внаслідок пересортиці може бути допущений лише як виняток за один і той же період, що перевіряється, в однієї і тієї ж особи, що перевіряється, щодо товарно-матеріальних цінностей одного й того ж найменування і в тотожних кількостях. При цьому про допущену пересортицю матеріально відповідальні особи подають докладні пояснення інвентаризаційної комісії.

Якщо при заліку нестач надлишками по пересортиці вартість цінностей, що відсутні, вища за вартість цінностей, що опинилися в надлишку, то ця різниця у вартості відноситься на винних осіб. Якщо конкретні винуватці нестачі не встановлені, то сумові різниці розглядаються як нестачі понад норми втрат і списуються на позареалізаційні витрати організації. На різницю у вартості від пересортиці у бік недостачі, що утворилася не з вини матеріально відповідальних осіб, у протоколах інвентаризаційної комісії мають бути вичерпні пояснення про причини, з яких така різниця не віднесена до винних осіб.

Пропозиції регулювання виявлених при інвентаризації розбіжностей фактичного наявності цінностей та даних бухгалтерського обліку подаються на розгляд керівника організації, який приймає рішення про залік.

Якщо на окремі найменування матеріалів в силу їх фізико-хімічних властивостейвстановлені норми природних втрат (усушки, утруски, випаровування, бою), то вони застосовуються тільки у разі виявлення фактичної нестачі за такими цінностями. Зазначені норми застосовуються після заліку суми виявленої недостачі за одними матеріалами з допомогою сум виявлених надлишків інших матеріалів однієї й тієї ж найменування чи мають одне виробниче значення. Якщо за результатами заліку сума недостачі не перекривається, її зменшують у сумі втрат у межах діючих норм природних втрат за умови, що вони встановлені на ці найменування. За відсутності норм спад розглядається як недостача понад норми.

Вартість недостач, псування чи інший втрати матеріальних цінностей у межах норм природних втрат за розпорядженням керівника організації списується на витрати виробництва або за напрямами їх використання, включаючи і залишок продукції на складах. За відсутності норм спад розглядається як недостача понад норми.

Розмір втрат у межах чинних норм природних втрат за певний період зберігання матеріалів визначається за формулою:

де П - Втрати при зберіганні;

Р - Витрата матеріально-виробничих запасів за певний період часу;

О – залишок запасів на дату початку інвентаризації;

В – час зберігання матеріалів складі;

Е – встановлена ​​норма природних втрат на матеріали;

З – термін зберігання, який встановлено норма природних втрат для конкретного найменування матеріально-виробничих запасів.

У свою чергу, час зберігання матеріально-виробничих запасів на складі визначається як відношення добутку кількості місяців, включених у період, що підлягає обліку та середнього залишку конкретного найменування матеріалів на складі на витрату цих матеріалів за певний період.

Природне зменшення зерна та насіння олійних культур (У) розраховується за такою формулою:

де Він – залишок початку терміну зберігання;

Ок - залишок на кінець терміну зберігання;

Оп - сума проміжних залишків по місяцях;

Кс - фактичний календарний термін зберігання;

Ннс, Нкс – норми природних втрат, що відповідають початковому та кінцевому терміну зберігання.

При зберіганні зернової продукції та насіння олійних культур до трьох місяців норма природних втрат застосовується з розрахунку фактичних днів зберігання, до одного року – фактичних місяців зберігання. Якщо продукція зберігається більше одного року, то за кожний наступний рік зберігання норма природних втрат перераховується виходячи з фактичного числа місяців зберігання.

При проведенні інвентаризації усушка зерна, що зберігається на складі (Ус), розраховується за такою формулою:

де М - маса зернової продукції по приходу;

В1 - вологість зерна, що надійшов, %;

В2 – вологість зерна під час інвентаризації, %.

Природне зменшення по картоплі, овочам і плодам (У) при зберіганні обчислюють за середнім залишком їх за кожний місяць зберігання. Визначення середнього залишку проводять за даними на 1, 11, 21 та 1 число наступного місяця виходячи з розрахунку:

(1/2 залишку на 1 число + залишок на 11 число + залишок

на 21 число + 1/2 залишку на 1 число) : 3

Якщо в ході ревізії у поточному році виявлено недоліки, але вони відносяться до минулих періодів, їх відображають за дебетом рахунка 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей» та кредитом рахунку 98 «Доходи майбутніх періодів».

Результати інвентаризації повинні отримати відображення в обліку та звітності того місяця, в якому було закінчено інвентаризацію, а щодо річної інвентаризації - у річний бухгалтерської звітності.

З Д І Р Ж А Н І Є

Заходи щодо забезпечення безпеки товарно-матеріальних цінностей.

1. Охорона майна від зовнішніх зазіхань.
2. Пропускний режим.
3. Внутрішньофірмовий захист від злодійства та зловживань з боку персоналу.
4. Матеріальна відповідальність працівників.

Охорона майна від зовнішніх зазіхань.

Одним із варіантів захисту майна від зовнішніх зазіхань є охорона об'єктів підрозділами позавідомчої охорони при органах внутрішніх справ.

Організація укладає відповідний договір із відділом позавідомчої охорони.

Відповідно до цього договору, «власник» передає, а «охорона» приймає під охорону об'єкти, які мають відповідати таким загальним вимогам:

1. Територія по периметру підприємства, виробничі цехи, склади, бази, будівельні майданчики та підступи до них, а також вітрини магазинів, ательє, павільйонів та інші приміщення, що охороняються, з настанням темряви повинні висвітлюватися так, щоб вони були доступні спостереженню нарядів охорони.
2. Стіни, дахи, стелі, слухові вікна, люки та двері приміщень, в яких зберігаються товарно-матеріальні цінності повинні перебувати у справному стані та відповідати вимогам, що висуваються. Двері та вікна перших поверхів повинні бути обладнані металевими ґратами всередині приміщень.
3. Об'єкти мають бути обладнані відповідними технічними засобами охорони.

Обов'язки «Охорони»:

1. Здійснення контролю за цілісністю об'єктів охорони за допомогою охоронно-пожежної сигналізації (ОПС) із виведенням на пульт централізованої охорони.
2. Прибути до об'єкта охорони на протязі (вдень –10 хв, вночі –5 хв) з моменту отримання сигналу «тривога» і перебуває там протягом двох годин з моменту попередження «власника» про проникнення на об'єкт сторонніх осіб.

Обов'язки «власника»

1. Здійснювати певні договором заходи щодо обладнання об'єктів технічними засобами охорони, створювати належні умови для забезпечення збереження товарно-матеріальних цінностей.
2. Перед здачею об'єкта під охорону перевіряти, щоб в приміщенні, що охороняється, не залишилися сторонні особи, включені електроприлади та інші джерела вогню.
3. Замикати вікна, закривати замки і пломбувати (опечатувати) зовнішні двері приміщень, що охороняються. Пломбувати (опечатувати) за наявності тамбуру внутрішні двері. Замикати зовні навісні замки крім внутрішніх запорів і пломбувати (опечатувати) двері запасних входів.
4. Кошти, вироби з дорогоцінних металіві з дорогоцінним камінням повинні зберігатися в замкнених сейфах та металевих шафах (ящиках), прикріпленими до підлоги.
5. Здавати під охорону об'єкт мають лише особи, призначені при цьому наказом керівника організації.

Пропускний режим.

Нині як на заводах, а й у великих підприємствах і комерційних фірмах встановлюється пропускний режим.

Співробітнику, що працює на даному підприємстві, оформляється пропуск встановленого зразка, на підставі якого він може щодня проходити на територію заводу (фірми).

Якщо це працівник не даного підприємства чи комерційної фірми, т. е. клієнт, то виписується разовий перепустку (виходячи з паспорта), у ньому вказується номер складу, відділ (кабінет) куди має право пройти клієнт. У місці призначення робиться відповідна позначка у перепустці. При виході ця перепустка здається охоронцеві.

Внутрішньофірмовий захист від злодійства та зловживань з боку персоналу.

Внутрішній контроль.

Багато організацій мають нині власну Службу безпеки, однією з пунктів якої є здійснення внутрішнього контролю над збереженням товарно-матеріальних цінностей.

Залежно від розмірів, доходності тощо. організації залежить і як забезпечено, і як обладнано Службу безпеки підприємства.

Об'єкт внутрішнього контролю організації - це керована ланка в системі управління організацією, що сприймає контрольний вплив. Існують кілька типів внутрішнього контролю:

1. Неавтоматизований
2. Не повністю автоматизований
3. Повністю автоматизований

Суб'єкт внутрішнього контролю – це працівник чи учасник організації, який здійснює контрольні дії у виконанні покладених нею обов'язків або лише виходячи з відповідних прав.

Усі суб'єкти внутрішнього контролю доцільно розділити за такими рівнями з погляду значущості у сукупній контрольній дії:

1. Суб'єкти внутрішнього контролю першого рівня – це учасники (власники) організації, які здійснюють контроль безпосередньо чи опосередковано (за допомогою незалежних експертів);
2. Суб'єкти внутрішнього контролю другого рівня – до їх обов'язків безпосередньо не входить контроль, але з виробничої необхідності вони виконують і контрольні функції (робочий, який контролює якість роботи обладнання);
3. Суб'єкти внутрішнього контролю третього рівня - виконують контрольні функції для реалізації службових обов'язків, які за ними закріплені безпосередньо (працівники планово-диспетчерського, відділу кадрів)
4. Суб'єкти внутрішнього контролю четвертого рівня До їх обов'язків входять контрольні та інші функції (АУП, співробітники відділу бухгалтерського обліку, служб комерційної та фізичної безпеки)
5. Суб'єкти внутрішнього контролю п'ятого рівня. До їх функціональних обов'язків входить лише здійснення контролю (співробітники внутрішнього аудиту та члени ревізійної комісії, співробітники вхідного та технічного контролю тощо)

Якщо організація не має власної Служби охорони, то можливе укладання договорів з відповідними комерційними службами, які займаються охоронною діяльністю відповідно до ліцензії.

Приймання товарів складі постачальника.

При прийманні та видачі товарно-матеріальних цінностей зі складу необхідно правильно оформляти відповідні документи.

Товари на складі постачальника приймає матеріально-відповідальну особу покупця за довіреністю шляхом перевірки відповідності якості та кількості ТМЦ даним супровідних документів, що виписуються організацією-постачальником. Затарені цінності приймаються за кількістю місць та масою брутто або кількістю товарних одиниць та масою нетто за трафаретом. У цьому випадку необхідно ретельно перевірити справність тари та маркування. Якщо при прийманні буде встановлена ​​несправність тари та маркування, одержувач повинен вимагати відкриття тари та перевірки вмісту за кількістю одиниць, масою нетто та якістю.

При прийомі затарених товарів на супровідних документах необхідно зробити напис: «Товар прийнятий за масою брутто та кількістю місць без фактичної перевірки» та «Товар прийнятий за якістю згідно з документами постачальника без фактичної перевірки».

Приймання (здачу) цінностей на складі постачальника оформляють розпискою в супровідних документах осіб, які отримали та здали цінності.

Приймання товарів складі покупця.

Порядок приймання товарів на складі покупця багато в чому залежить від того, чи надходять цінності в тарі або без неї.

Якщо товари надійшли без тари, їх приймають за масою нетто, кількості товарних одиниць з одночасної перевіркою безпеки якості (комплектності) , тобто. кількісний і якісний прийом у разі збігаються за часом.

Якщо товари надійшли у справній тарі, то їх приймають за кількістю місць та масою брутто. Приймання товарів за масою нетто, кількості одиниць у кожному місці, за якістю та комплектністю здійснюється, як правило, безпосередньо в момент розтину тари.

Якщо на вході приймання товарів виявлено недостачу, невідповідність якості товару тощо. , то приймання ТМЦ припиняється, забезпечується безпеку товарів, складається акт про встановлення розбіжності за кількістю і якістю за підписами осіб, які робили приймання., одночасно з цим організація-покупець викликає представника організації-постачальника.

Документальне оформлення вибуття товарів.

Підставою для вибуття товарів є їх відвантаження (відпустка) покупцям відповідно до укладених договорів за товарною накладною у двох примірниках, один із яких залишається у постачальника і є підставою для списання товару, а другий – передається покупцю.

При русі всередині організації (між структурними підрозділами чи матеріально - відповідальними особами) виписується накладна на внутрішньо переміщення, передачу товарів, тари у двох примірниках. Перший екземпляр служить підрозділу, що здає, підставою для списання товарів, а другий екземпляр – приймаючому підрозділу для оприбуткування товарів. Цей документпідписують матеріально-відповідальні особи.

Матеріальна відповідальність працівника

Зазнати збитків підприємство може лише тому, що підвели партнери чи змінилася кон'юнктура ринку. Іноді непередбачені витрати виникають з вини працівників, через їхнє усвідомлене бажання нашкодити або просто недбалого ставлення до виконання своїх службових обов'язків. Саме з цієї причини може вийти з ладу обладнання, а матеріали зіпсуватися та втратити якості, без яких їх неможливо використовувати для виробництва продукції. Збитки, що утворилися, підприємство може покрити і за свій рахунок. Проте організація має право вимагати, щоб дані витрати компенсував працівник, який несе матеріальну відповідальність за збереження майна.

У яких випадках працівник має відшкодувати збитки?

Це залежить від того, який трудовий договір був укладений під час прийому співробітника на роботу (трудовий чи цивільно-правовий). Спочатку розберемо взаємовідносини роботодавець-працівник за трудовим договором. Ці відносини регламентуються ТК РФ. Зокрема, матеріальної відповідальності (МОП) присвячено главу 39 ТК РФ.

Як, згідно зі статтею 238 ТК РФ, працівник повинен відшкодувати роботодавцю так звану пряму дійсну шкоду, тобто збиток від втрати майна або його псування, а також додаткові витрати на його відновлення або купівлю нового. Наприклад, у прямих дійсних збитків можна віднести нестачу і псування матеріалів та інших цінностей, витрати на ремонт пошкодженого майна, санкції, накладені на роботодавця і т.д. Зауважте: співробітник зобов'язаний відшкодувати як шкоду, яку він завдав безпосередньо роботодавцю, так і витрати організації, якщо їй доведеться відшкодувати шкоду третій особі.

Відповідно до ст. 22 ТК РФ роботодавець має право притягнути працівника до матеріальної відповідальності, але зовсім не повинен це робити. Тому, враховуючи всі супутні обставини, організація може повністю чи частково не стягувати збитки з винного працівника (ст. 240 ТК РФ).

Крім того, у ст. 239 ТК РФ наведено список випадків, коли працівник взагалі несе матеріальної відповідальності. Наприклад, якщо причиною шкоди стали надзвичайні обставини (буря, повінь, посуха тощо)

Що ж до осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами, то в цьому випадку потрібно керуватися Цивільним кодексом РФ. Також, як і трудовому законодавстві, у Цивільному кодексі України в ст. 15 передбачено, що працівник зобов'язаний відшкодувати збитки організації у випадках, коли заподіяно пряму дійсну шкоду. У Цивільному кодексі України він називається реальним. Але крім цього організація може вимагати покрити ті збитки, які пов'язані з втраченою вигодою, тобто з тими доходами, що організація не змогла отримати через помилкові дії особи, яка працює за цивільно-правовим договором.

У якій сумі з працівника можна стягнути збитки?

Для початку потрібно визначити розмір збитків, які зазнало підприємство. Як це зробити, йдеться у ст. 246 ТК РФ. До шкоди належать фактичні втрати організації. Їх розглядають виходячи з ринкової вартості зниклого чи зіпсованого майна. Причому ринковою вважається ціна, яка діяла в цій місцевості на день, коли було завдано шкоди.

Однак у ст. 246 ТК РФ є невелике застереження, що ринкова вартість майна не може бути нижчою за його вартість за даними бухгалтерського обліку (за мінусом зносу). Інакше збитки доведеться оцінювати саме за даними бухобліку.

Розмір збитків визначає спеціальна комісія. Вона створюється розпорядженням керівника організації. Саме комісія встановлює, чому виникла шкода, а отже, і наскільки в цьому винен працівник.

Потім керівник організації виходячи з висновку комісії вирішує, утримати чи ні з працівника суму збитків. Якщо так, то в якому розмірі може це зробити? Відповідь це питання залежить від цього, яка матеріальна відповідальність покладено на працівника. ТК РФ передбачена повна та обмежена відповідальність.