Lesene hiše / 06.06.2021

Načini dajanja pravne veljave različnim vrstam kopij. Pogoji za pravno veljavo dokumentov, pripravljenih z uporabo plina "volitve". Značilnosti registracije in dajanja pravne veljave obvestilom

V organizacijah v okviru proizvodnega procesa zaposleni med seboj vodijo interno korespondenco. Pišejo izjave, se obveščajo z obvestili o poteku opravljenega dela ali o tem, kako bi bilo treba opraviti. Pogosto so takšni dokumenti velikega pomena in morajo zato imeti pravno veljavo.

Da bi bil dokument pravno veljaven, je treba upoštevati naslednja pravila:

delodajalec mora pri oblikovanju internega korespondenčnega dokumenta upoštevati veljavne zakonodajne norme;

zaposleni lahko izda dokument samo v okviru svojih pristojnosti;

delodajalec je dolžan upoštevati pravila za pripravo in izvedbo dokumentov ter seznanitev zaposlenih z njim (če je potrebno).

Zahteve, ki dajejo dokumentu pravno veljavo

Obvezna sestava podrobnosti, ki daje ustvarjenim dokumentom pravno veljavo:

1. Avtor dokumenta (ime organizacije, ustanove, podjetja, ki označuje pripadnost oddelka ali pravno obliko). Druga možnost je, da dokument natisnete na pisemski papir. Nekateri dokumenti dodatno navajajo mesto, v katerem ta dokument je bil objavljen.

2. Naslov dokumenta (odredba, predpis itd.).

3. Datum nastanka dokumenta, njegove odobritve, začetka veljavnosti.

4. Registrski indeks (številka) tega dokumenta v skladu z registracijskim sistemom, ki ga je sprejela družba.

6. Podpis vodje organizacije ali odgovorne osebe, ki jo pooblasti. Podpis vodje je lahko pritrjen v več oblikah, zlasti:

6.1. Neposredni podpis (kot pri naročilih v enotnih obrazcih - navedba položaja, dekodiranje podpisa in sam podpis).

6.2. Neposredni žig odobritve, ki ga podpiše vodja (ali pooblaščena uradna oseba) te organizacije. Žig odobritve je pritrjen na zgornjo glavo dokumenta z desna stran.

6.3. Posredni žig odobritve, posredovan na primer z odobritvijo po naročilu. Tak žig je praviloma odtisnjen tudi na zgornji glavi dokumenta na desni strani (kot v enotnem obrazcu T-3 - Kadrovska razporeditev).

6.4. V obliki sklepa poslovodje, na primer na izjavi zaposlenega. Sklep mora vsebovati štiri sestavine: naslovnika sklepa, sam upravni ukrep oziroma navodilo, podpis predstojnika in datum izdaje sklepa. Resolucija je praviloma ročno pritrjena na katerem koli prostem mestu dokumenta, običajno pa v njegovem zgornjem delu.

7. Vizumi za odobritev tistih vrst dokumentov, ki brez takih vizumov ne bodo imeli polne pravne veljave. Na primer, vizumi za odobritev pri primarnem sindikalnem organu, ob upoštevanju mnenja predstavniškega organa, dogovor z odvetnikom, z glavnim računovodjo itd. Dokumenti, ki zahtevajo odobritev, so določeni z zahtevami veljavne zakonodaje, enotnimi obrazci in notranjimi lokalnimi predpisi same organizacije, zlasti z navodili za pisarniško delo ali predpisi za oddelke itd. (če obstajajo). Vizum za odobritev je lahko v naslednjih oblikah:

7.1. Navedba dokumenta, ki potrjuje odobritev (enoten obrazec T-7). Žig odobritve je praviloma pritrjen v spodnjem delu modela na levi strani.

7.2. Navedba besedila, ki potrjuje dogovor, položaj osebe ali oseb, s katerimi je bil dogovor sklenjen, podpis/podpisi, njihovi prepisi in datumi dogovora. Vizum za odobritev je praviloma pritrjen na dnu uradnega dela dokumenta ali na katerem koli prostem mestu.

8. Vizumi za seznanitev morajo biti pod vsemi kadrovskimi ukazi in drugimi dokumenti, ki jih je treba v bistvu posredovati določenemu krogu zaposlenih. Ta pogoj vključuje tudi ročno napisan datum seznanitve zaposlenih pod podpisanim dokumentom. Seznanitveni vizum je pritrjen na dnu dokumenta na sredini ali na levi strani.

Enotni obrazci, ki jih je razvil državni odbor za statistiko, so zgrajeni ob upoštevanju pravne veljave dokumentov in vsebujejo vse določene podrobnosti (čeprav obstajajo izjeme, na primer osebna izkaznica zaposlenega - enotni obrazec T-2 ne vsebuje registrske številke). , saj ti dokumenti niso shranjeni kronološko, ampak abecedno).

Primer vseh navedenih podrobnosti na enotnem obrazcu je naveden spodaj z uporabo enotnega obrazca T-6 kot primer - naročilo za dopust.

Dajanje pravne veljave dokumentom notranje korespondence

Notranja korespondenca v organizaciji rešuje naslednje naloge:

1. Pisno izrazi in dokumentira mnenje, zahtevo, predlog ene od strank, delodajalca ali delavca, ali ima naravo obveščanja druge stranke.

2. Je sestavni člen v postopku odpovedi pogodbe o zaposlitvi, premestitvi delavcev, prijavi dopusta in drugih kadrovskih postopkih.

3. Služi kot potrebno listinsko dokazilo pri obravnavi delovnega spora.

Da bi notranja korespondenca lahko opravljala vse zgoraj navedene naloge, morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:

1. Dokument mora biti pravilno sestavljen z vsemi potrebnimi podatki zanj.

2. Dokument mora imeti evidenčno številko po registru vhodne in izhodne dokumentacije.

3. Stranka prejemnica mora na ta dokument uradno odgovoriti. Na primer v obliki resolucije.

4. Dokument mora biti shranjen ob upoštevanju uveljavljenih arhivskih zahtev.

Najpogosteje delavec vodi notranjo korespondenco s pomočjo izjav, uradnih in beležk, delodajalec pa v obliki obvestil. Dokumenti notranje korespondence se sestavijo ne le, če je potrebna izmenjava uradnih sporočil med zaposlenimi, ampak tudi med vodji oddelkov in zaposlenimi, vodji enega oddelka in drugimi itd.

Trenutno večina to dopisovanje poteka v v elektronski obliki, s pošiljanjem sporočil po elektronski pošti . S takimi poročili je izjemno težko dokazati, da to elektronski dokument ustvaril ta uslužbenec (tudi pri nastavitvi gesel boste morali dokazati, da nihče razen tega uslužbenca ni poznal gesla za dostop do določene e-pošte). Zato je v primeru spora ali morebitnega konflikta priporočljivo sestaviti dokumente v papirni obliki, ki jih potrdite s svojim podpisom, in se registrirati prek uradne osebe v podjetju, ki je odgovorno za registracijo dokumenta.

Takšni korespondenci je mogoče dati pravno veljavo, če zaposleni natisne elektronska sporočila in jih uradnik registrira. Poleg tega interni dokumenti podjetje (notranji lokalni predpisi) mora urediti prav takšen način izmenjave informacij kot delujoči mehanizem komuniciranja ter pogostost preverjanja sporočil.

Razmislite splošna načela dajanje pravne veljave dokumentom interne korespondence - izjavam in obvestilom. Ti dokumenti so pogosto glavni dokazi v delovnih sporih, zato je kompetentno delo z njimi izjemno pomembno za zaščito interesov delodajalca.

Značilnosti registracije in dajanja pravne veljave izjavam

V interesu delodajalca je, da se osebne izjave delavcev izpolnijo ročno. Običajno organizacije uporabljajo predloge obrazcev, v katerih morata biti ročno izpolnjena vsaj podpis zaposlenega in datum podpisa prijave. Pogosto se takšno izvajanje izjav v sodnem sporu razlaga kot dejstvo pritiska na zaposlenega.

Vloga se načeloma lahko izdela tudi avtomatsko, vendar jo kljub temu natisne in podpiše tisti, ki to vlogo sestavlja.

Zaželeno je, da se v vlogi, ob upoštevanju zgornjega postopka za dajanje pravne veljave dokumentom, vključijo naslednje podrobnosti:

1. Naslov dokumenta je »Vloga«.

2. Naslovnik - komu je poslana prijava, z navedbo položaja v določeni organizaciji, polno ime. uradni.

3. Prevajalec - od koga je poslano, z navedbo položaja in polnega imena. delavec.

4. Besedilo izjave.

5. Podpis avtorja vloge.

6. Datum vloge.

7. Podpisi soglasja (najpogosteje pri vodji strukturne enote - če je potrebno). Ta rekvizit ni obvezen. Zato je njegova prisotnost določena z načeli dela s takšnimi dokumenti v določeni organizaciji.

8. Registrska številka vloge. Dokumentu je dodeljena številka v skladu z dnevnikom vhodne dokumentacije (ali drugim dnevnikom, odvisno od zgradbe sistema registracije v določeni organizaciji), ki navaja številko, datum sprejema dokumenta in podpis odgovorne osebe. (na primer tajnica). Oseba, odgovorna za sprejem teh dokumentov, vpiše številko.

9. Rešitev osebe, na katero je bila vloga naslovljena oziroma je pooblaščena za reševanje določenega vprašanja. Sklep mora vsebovati lastnoročni podpis, datum in upravno odločbo o izdaji vloge z navedbo konkretnega uradnika (njegov priimek ali samo oddelek), ki mu je ta odredba poslana, in (če je potrebno) datum, do katerega je odredba izdana. morajo biti izpolnjeni.

10. Po izvedbi kadrovskih postopkov na podlagi te vloge se na njej lahko naredijo oznake o izvršitvi ukaza vodje (glej primer 8). Praviloma so pritrjeni na dnu oblikovalskega dela dokumenta na levi ali v katerem koli prostem prostoru.

11. Lahko so oznake številke zadeve, v katero se ta vloga pošilja.

Tukaj je primer aplikacije z vsemi potrebnimi podrobnostmi.

Značilnosti registracije in dajanja pravne veljave obvestilom

Delodajalec piše obvestila zato, da delavca o nečem obvesti. Na primer, da ga opozorite na predlagano zmanjšanje števila zaposlenih (člen 180 delovnega zakonika Ruske federacije), o prihajajočem rednem letnem dopustu, v skladu z razporedom dopustov podjetja (člen 123 delovnega zakonika Ruske federacije) , o prihajajoči spremembi pogojev pogodbe o zaposlitvi (člen 74 delovnega zakonika Ruske federacije), o tem, da se pogodba o zaposlitvi za določen čas z zaposlenim skrajša (člen 79 delovnega zakonika Ruske federacije). Ruska federacija) itd.

Uradna obvestila o izpolnjevanju postopka, ki ga določa delovna zakonodaja, morajo biti sestavljena samo v papirni obliki, saj bodo ti dokumenti potrditev izpolnjevanja ustaljenega postopka, zaposleni pa prejem tega obvestila praviloma potrdi na sam dokument.

Spodaj so izvlečki iz delovnega zakonika, ki potrjujejo zahtevo po pisni obliki obvestila v nekaterih primerih skladnosti z zahtevami delovne zakonodaje.

Delček dokumenta

Delovni zakonik Ruske federacije

74. člen

(...) Delodajalec je dolžan delavca obvestiti o prihajajočih spremembah pogojev pogodbe o zaposlitvi, ki jih določita stranki, ter o razlogih, zaradi katerih so bile te spremembe potrebne. pisanje najpozneje v dveh mesecih, če ta zakonik ne določa drugače.

Če se delavec ne strinja z delom v novih pogojih, je delodajalec dolžan pisanje mu ponuditi drugo delo, ki je na razpolago delodajalcu (tako prosto delovno mesto ali delo, ki ustreza kvalifikacijam delavca, kot prosto nižje delovno mesto ali slabše plačano delo), ki ga lahko delavec opravlja glede na svoje zdravstveno stanje.

79. člen Odpoved pogodbe o zaposlitvi za določen čas

Pogodba o zaposlitvi za določen čas preneha s potekom njene veljavnosti. Delavca je treba o odpovedi pogodbe o zaposlitvi zaradi izteka njene veljavnosti pisno obvestiti najmanj tri koledarske dni pred odpovedjo, razen v primerih, ko preneha čas pogodbe o zaposlitvi za določen čas, sklenjene za čas opravljanja dela. odsotnemu delavcu prenehajo obveznosti.

123. člen

Vrstni red dodelitve plačanih dopustov se določi vsako leto v skladu z razporedom dopustov (…).

Zaposlenega je treba obvestiti o času začetka dopusta. pod slikanjem najpozneje dva tedna pred njegovim začetkom.

180. člen

(...) Zaposlene opozori delodajalec osebno in pod slikanjem vsaj dva meseca pred odpovedjo.

V vseh teh primerih bo moral delodajalec potrditi dejstvo, da je zaposlenega obvestil za določen čas, ki izpolnjuje zahteve delovne zakonodaje. Zato se takšna obvestila dajo delavcu pod osebnim podpisom. In najpomembnejša stvar pri dostavi obvestila ni toliko podpis zaposlenega, temveč navedba datuma prejema takšnega obvestila.

Obvestilo vsebuje enake podatke, kot bi morali biti na katerem koli kadrovskem dokumentu.

Sistem registracije dokumentov za interno korespondenco

Delodajalec se bo lažje branil v primeru delovnega spora (vključno s sodnim), če ima organizacija kompetentno zgrajen sistem registracije dokumentov. Sistem registracije v podjetju je potreben za:

evidentiranje razpoložljivosti dokumentov in sledenje njihovemu gibanju;

dajanje pravne veljave dokumentom družbe;

optimalna organizacija notranjega dokumentnega toka v podjetju;

zaščita interesov delodajalca v primeru sodnega spora. V tem primeru bo sistem za registracijo dnevnika potrdil dejstvo, da je bil dokument ustvarjen na določen datum.

Število dnevnikov (računovodskih knjig), ki jih je treba voditi, je neposredno odvisno od značilnosti dejavnosti organizacije. Da bi knjigovodski dnevniki (knjige) opravljali ne samo funkcijo evidentiranja dokumentov, temveč služili tudi kot dokaz v primeru konflikta, da je bil dokument dejansko ustvarjen v določenem časovnem obdobju in ga pozneje ni bilo mogoče vnesti, je priporočamo, da upoštevate naslednja pravila za registracijo teh revij.

Časopisi morajo:

imajo trdo platnico (za skladnost z rokom uporabnosti);

imeti lepilno vezavo (za dokazovanje nezmožnosti ali težav pri odstranitvi lista ali dodajanju lista obstoječemu dnevniku);

imajo oštevilčene strani od začetka do konca;

biti šivan;

biti žigosan pravna oseba in podpis vodje organizacije (z izjemo prvih dveh knjig računovodstva delovnih knjižic, ki morata biti potrjena z voščenim pečatom ali pečatom (člen 41 Odloka Vlade Ruske federacije z dne 16. aprila). , 2003 št. 225 "O delovnih knjigah").

Notranji pogled na dnevnike, v katerih je mogoče registrirati dokumente notranje korespondence, razvijajo organizacije same, saj enotnih obrazcev dnevnikov ni. Spodaj je primer njihove oblike.

Kopije in dvojniki

Pogosto se dokumenti notranje korespondence prenesejo na uradnike v obliki kopij ali dvojnikov, zlasti če je izvirni dokument poslan višjemu uradniku ali vložen v spis, vendar je treba z dokumentom izvesti nekaj nadaljnjih dejanj.

Kopirati Dokument je lahko faksimilen ali brezplačen. Kopija faksa v celoti reproducira vsebino dokumenta in vse njegove zunanje značilnosti - podrobnosti v izvirniku (vključno s podpisom in pečatom) ali njihov del, značilnosti njihove lokacije. brezplačen izvod ustvarjen na pisalnih strojih, vsebuje vse podrobnosti dokumenta, vendar ne ponavlja nujno njegove oblike.

Uslužbenec, odgovoren za dokumente, overi kopije. Overitev kopij se izvede tako, da se vpiše beseda "Verja" ali "Kopija je pravilna" in navede podpis, njegov prepis in datum odgovorne osebe. Overitveni zaznamek je praviloma pritrjen na dnu formalnega dela listine na poljubno prosto mesto.

Če je dokument predložen drugim organizacijam, na kopijah dokumentov (izvlečki iz njih) obvezno žigosajte .

Dvojnik - dvojnik uradnega dokumenta, ki ima pravno veljavo izvirnika.

* * *

Torej dokumentov notranje korespondence ni mogoče podcenjevati - pogosto je priznanje zakonitosti postopka odvisno od njihove pravilne izvedbe in obdelave. A prav s temi dokumenti delodajalci največkrat ne vedo, kako ravnati. Takšni dokumenti niso registrirani, ne upoštevani, ne dogovorjeni, kar negativno vpliva ne le na pravno veljavo dokumenta, temveč tudi na postopke upravljanja, ki se izvajajo v podjetju. Pogosto zaradi tega delodajalec ne more dokazati krivde določenega zaposlenega in ne more uporabiti pravnih metod prijave disciplinski ukrep ali odpovedi pogodbe o zaposlitvi delavcu. Mnoga podjetja že na svojih napakah začnejo graditi sistem za delo z dokumenti, vendar je to bolje preprečiti Negativne posledice kot se ukvarjati z njihovim rezultatom.

1 Ročno napisan datum

2 Osebni zmenek

Ključne besede:

1 -1

Uporaba pisnih informacij v dejavnosti upravljanja je možna ob potrditvi njihove uradnosti, zanesljivosti in pristnosti. Da bi bila poslovodna listina nesporna in obvezna za izvršitev, mora biti v skladu z zakonskimi normami, uradna oseba, ki jo je izdala, pa mora delovati v okviru svojih pooblastil. Te lastnosti dokumenta so opredeljene s pojmom "pravna moč dokumenta".

Pravna moč dokumenta- lastnost uradnega dokumenta, ki mu ga sporoča veljavna zakonodaja, pristojnost organa, ki ga je izdal, in uveljavljeni postopek registracije.

Tako je upravni organ ali uradnik, ki izda dokument, dolžan:

Pri pripravi dokumenta upoštevajte veljavne predpise

legalizacija;

objavlja le dokumente iz svoje pristojnosti;
upoštevati veljavna nacionalna pravila za pripravo in izvedbo dokumentov.

Pravno moč listine torej določata tako vsebina kot oblika listine.

Upoštevajte podrobnosti, ki določajo pravno veljavo dokumenta.

Prej obravnavane podrobnosti obrazca ("ime organizacije - avtorja dokumenta" in "kraj priprave ali objave dokumenta") so hkrati podrobnosti, ki dokumentu dajejo potreben pravni status.

Pogoj 11 "Datum dokumenta". Datum dokumenta je datum njegovega podpisa ali odobritve, za protokol - datum sestanka, za akt - datum dogodka. Pri notarsko overjenih listinah je lahko datum listine datum njene overitve. Dokumenti, ki jih izdata dve ali več organizacij, morajo imeti en (en) datum.

Datum dokumenta je sestavljen z arabskimi številkami v naslednjem zaporedju: dan v mesecu, mesec, leto. Dan v mesecu in mesec sta sestavljena z dvema paroma arabskih številk, ločenih s piko, leto s štirimi arabskimi številkami, na primer 01.12.2007. Dovoljen je verbalno-številčni način nastavitve datuma, na primer 12. januar 2007, kot tudi nastavitev datuma (praviloma za korespondenco s tujimi partnerji) v naslednjem zaporedju: leto, mesec, dan v mesecu , na primer: 2007.01.12.

Rekviziti 12 "Registracijska številka dokumenta" je sestavljen iz njegove serijske številke v registriranem nizu dokumentov (pogodbe, naročila, odhodna pisma itd.), Ki se lahko po presoji organizacije dopolni z indeksom zadev po nomenklaturi, informacijami o izvajalcu, dopisniku itd. atribut je enoličen identifikator dokumenta v matriki informacijskega podjetja.

Registrsko številko dokumenta, ki ga skupaj sestavita dve ali več organizacij, sestavljajo registrske številke dokumentov vsake od teh organizacij, ločene s poševnico v vrstnem redu, v katerem so avtorji navedeni v dokumentu.

Registracija dokumenta, ki določa dejstvo njegovega prehoda skozi ta sistem upravljanja, daje dokument uradni značaj. Hkrati z evidentiranjem listine evidenčna služba preveri pravilnost izbranega obrazca, verodostojnost podpisa uradne osebe, navedene na listini, popolnost zaznamka listine itd.

Pogoj 16 "Žig odobritve dokumenta" so sestavljeni na listinah, ki jih uradne osebe, ki so jih podpisale, ne morejo uveljaviti. Takšni dokumenti pridobijo pravno veljavo po odobritvi vodje organizacije, kolegijskega poslovodnega organa ali višjega organa ali poslovodnega organa.

na primer opisi delovnih mest zaposleni v podjetju so sestavljeni na skupnem obrazcu, podpiše jih vodja strukturne enote in jih mora odobriti vodja podjetja.

Odobritev se lahko izvede na dva načina, ki imata enako pravno veljavo: s strani uradnika ali s posebej izdanim dokumentom.

V prvem primeru mora potrditveni žig dokumenta sestavljati beseda ODOBRAVAM (brez narekovajev), naziv delovnega mesta potrjevalca dokumenta, njegov podpis, začetnice, priimek in datum odobritve.

Ko je dokument potrjen z drugim dokumentom: resolucija, odločba, odredba, protokol, je žig odobritve sestavljen iz besede ODOBREN (ODOBREN, ODOBREN ali ODOBREN), imena odobritvenega dokumenta v instrumentalnem primeru, njegovega datuma, številke. Beseda ODOBREN se po spolu in številu ujema z imenom vrste dokumenta, ki se potrjuje.

Primeri rekvizitov

Žig odobritve dokumenta se nahaja v zgornjem desnem kotu dokumenta (priloga 7).

Če dokument odobri več uradnikov, so njihovi podpisi postavljeni na isti ravni.

Po potrditvi dokumenta ni dovoljeno spreminjati in dopolnjevati brez dovoljenja osebe, ki je potrdila dokument. Za kakovost priprave dokumentov in zanesljivost podatkov v njih so odgovorne osebe, ki so dokumente pripravile, overile in podpisale.

Rekviziti 22 "Podpis dokumenta"- najpomembnejši in starodavni rekvizit upravljavskega dokumenta. Menijo, da je nastal sočasno s pojavom pisanja.

Na primer, sklicevanja na uporabo podpisa najdemo med Babilonci v dobi kralja Hamurabija (okoli 2300 pr. n. št.), v Svetem pismu - v knjigah prerokov Daniela in Nehemije (okoli 500-400 pr. n. št.). V Egiptu v času vladavine Kleopatre (69-30 pr. n. št.) in v Rimskem cesarstvu pod Julijem Cezarjem (102 ali 100-44 pr. n. št.) je bil podpis že sestavni del dokumentov.

Pogoj "Podpis" vključuje: ime položaja osebe, ki je podpisala dokument (polno, če dokument ni izdan na pisemski glavi organizacije, in skrajšano - na dokumentu, izdanem na pisemski glavi); osebni podpis; dekodiranje podpisa (začetnice, priimek), na primer:

Podpredsednik Zveze

regionalna podjetja AL. Borisov A.A. Borisov

ali na obrazcu

Podpredsednik AL. Borisov A.A. Borisov

Rekviziti so postavljeni v 2-3 vrstičnem razmiku za besedilom dokumenta. Začetnice in priimek pri dešifriranju podpisa uradne osebe se natisnejo s presledkom in na ravni zadnje vrstice naziva položaja.

Če dokument podpiše več uradnikov, se njihovi podpisi postavijo drug pod drugim v zaporedju, ki ustreza položaju, ki ga zasedajo, na primer:

direktor M.V. Larin M.V. Larin

Glavni računovodja Z.V. Maryash Z.V. Maryash

Če dokument podpiše več oseb z enakim položajem, so njihovi podpisi postavljeni na isti ravni.

Dokumenti, ki jih sestavi komisija, ne navajajo položajev oseb, ki podpisujejo dokument, temveč njihove dolžnosti kot člani komisije, na primer:

Predsednik komisije V.D. Banasjukevič V.D. Banasjukevič

člani komisije A.N. Sokova A.N. Sokova

O.I. Ryskov O.I. Ryskov

Listino lahko podpiše vršilec dolžnosti. V tem primeru navedite njegovo dejansko funkcijo (npr. vršilec dolžnosti direktorja) in prepis njegovega podpisa (začetnice in priimek). Ni dovoljeno dati predloga "Za", ročno napisanega napisa "Poslanik." ali poševnica pred nazivom delovnega mesta.

Pravica do podpisa dokumenti upravljanja, praviloma - pristojnost vodje organizacije ali njegovih namestnikov v skladu z razdelitvijo njihovih nalog. Ustanovljen je z organizacijskimi (listina, predpisi o organizaciji) in upravnimi (odloki) dokumenti organizacije.

V listini organizacije ureja, kakšne pravice imajo predstavniški in izvršilni (edini in kolegijski) organi upravljanja ter za podpisovanje (potrditev) katerih dokumentov je pristojen ustrezni organ. Postopek za delovanje in odločanje vodje organizacije se lahko določi tudi v sporazumu med njim in udeleženci (ustanovitelji) organizacije, pa tudi v lokalnem normativni dokumenti pravna oseba.

Vodja obvladuje tekoče aktivnosti, ima brezpogojna pravica do podpisovanja dokumentov(v okviru svoje pristojnosti v skladu z ustanovnimi dokumenti).

Ureditev pravice do podpisa je še posebej pomembna pri v velikem številu dokumenti, podpisani na dan. V tem primeru lahko vodja (in s položaja učinkovito upravljanje- obvezno) prenesejo svoja pooblastila tiste. prenesejo del svojih pravic in obveznosti pri odločanju (podpisovanje dokumentov) in pri izvajanju svojih dejanj na podrejene, ki zanje tudi prevzemajo odgovornost.

Takšna porazdelitev pooblastil je formalizirana z ukazom vodje, v katerem določa meje odločanja in stopnjo odgovornosti podrejenih. Ločena pooblastila se lahko prenesejo na podlagi pooblastila.

Elektronske dokumente je mogoče podpisati z elektronskimi digitalni podpis, katerih nekateri vidiki uporabe bodo obravnavani v naslednjih poglavjih priročnika.

Pogoj 23 "Žig odobritve dokumenta". Osnutki dokumentov, pripravljeni v eni organizaciji in vplivajo na interese druge, se lahko z njo dogovorijo tako, da na dokument pritrdijo žig odobritve.

Sestavljen je na zadnjem listu listine spodaj in levo od vseh podpisov.

Pri usklajevanju dokumenta z višjo organizacijo lahko pride do situacije, da bo dokument usklajeval uradnik, ki je v vodstveni hierarhiji višji od vodje, ki podpisuje dokument. V tem primeru vam svetovalna narava standarda omogoča, da spremenite položaj rekvizita, žig odobritve pa lahko postavite na vrh dokumenta.

Soglasni žig vsebuje besedo SOGLAŠENO, ki je natisnjena z velikimi tiskanimi črkami in brez narekovajev.

Pri odobritvi dokumenta uradnik navede položaj vodje, ki vsebuje ime organizacije, pri kateri se dokument odobri, njegov osebni podpis, priimek, začetnice in datum.

Možno se je dogovoriti s pomočjo drugega dokumenta: pisma, zapisnika itd. V tem primeru so navedeni ime dokumenta, njegov datum in številka.

Primeri rekvizitov

"Sporazumni žig"

Rekviziti 25 "Odtis pečata". Zgodovina videza pečata kot elementa dokumenta, pa tudi podpisa, ima tisočletja. V starih časih je bila uporaba tiska zelo razširjena tako v poslovnih odnosih kot v osebni komunikaciji. Zelo pogosto je pečat nadomestil lastnoročni podpis lastnika.

V sodobnem pisarniškem delu se jasno loči uporaba podpisa in pečata. Podpis se lahko uporablja tako v medosebnih kot poslovnih stikih, t.j. je univerzalno sredstvo za potrjevanje listine in njeno pravno veljavo. Pečat kot sredstvo za preverjanje pristnosti podpisa in potrditev pravne veljave se uporablja samo v uradnih dokumentih organizacije.

Pečat je pritrjen na izvirne organizacijske dokumente (ustanove, uredbe, pravila, navodila), pa tudi na dokumente, ki potrjujejo pravice uradnikov, dejstva o porabi denarja in materialna sredstva itd. Pečat se uporablja tudi za overjanje kopij uradnih dokumentov organizacije.

Pečat mora biti vtisnjen tako, da je v odtisu zajet del besed imena uradne osebe, ki podpisuje dokument, in začetek osebnega podpisa. Na dokumentih finančne narave je pečat pritrjen na posebej za to določeno mesto - simbol "M.P."

Pečati se delijo na uradne pečate in pečate pravnih oseb. Organizacija lahko uporablja tudi enostavne pečate posameznih strukturnih enot (kadrovska služba, arhiv) ali za posamezno poslovanje (»za pakete«) itd.

Vrstni red izdelave in hrambe plomb ureja zakon Ruska federacija. Kraj shranjevanja pečata in oseba, odgovorna za njegovo shranjevanje, se določi z odredbo vodje organizacije.

Uradnost in pristnost dokumenta tako potrjujeta prisotnost in pravilna izvedba podrobnosti: "ime organizacije - avtor dokumenta", "datum registracije", "registrska številka", "kraj objave" , “podpis”, “odtis pečata”.

V skladu z zakonskimi predpisi, tudi lokalnimi pravni akti, ki opredeljuje pooblastila uradnikov organizacije, da se dokumentom zagotovi pravna veljava, poleg potrebnega "podpisa" se lahko pritrdijo odobritve in odobritveni žigi.

Glavni pogoj upravljalnega dokumenta - "besedilo dokumenta" mora biti v skladu z normami veljavne zakonodaje.

Primeri registracije posameznih podrobnosti so podani z uporabo GOST R 6.30-2003 "Enotni sistemi dokumentacije. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve glede dokumentacije.