Puitmajad / 06.06.2021

Erinevat tüüpi koopiatele juriidilise jõu andmise viisid. Tingimused "valimiste" gaasi abil koostatud dokumentidele juriidilise jõu andmiseks. Registreerimise omadused ja teatistele juriidilise jõu andmine

Organisatsioonides peavad töötajad tootmisprotsessi osana omavahel sisemist kirjavahetust. Nad kirjutavad avaldusi, teavitavad üksteist teadetega tehtud töö edenemisest või sellest, kuidas seda teha tuleks. Sageli on sellised dokumendid suure tähtsusega ja seetõttu peavad neil olema juriidiline jõud.

Dokumendile juriidilise jõu andmiseks tuleb järgida järgmisi reegleid:

tööandja peab ettevõttesisese kirjavahetuse dokumendi koostamisel järgima kehtivaid õigusnorme;

töötaja saab dokumendi väljastada ainult oma pädevuse piires;

tööandja on kohustatud järgima dokumentide koostamise ja vormistamise, samuti töötajate sellega (vajadusel) tutvustamise eeskirju.

Rekvisiidid, mis annavad dokumendile juriidilise jõu

Detailide kohustuslik koosseis, mis annab loodud dokumentidele juriidilise jõu:

1. Dokumendi autor (organisatsiooni, asutuse, ettevõtte nimi, mis näitab osakondlikku kuuluvust või juriidilist vormi). Teine võimalus on printida dokument kirjaplangile. Mõned dokumendid näitavad lisaks linna, kus see dokument avaldati.

2. Dokumendi nimetus (korraldus, määrus vms).

3. Dokumendi loomise, kinnitamise, jõustumise kuupäev.

4. Käesoleva dokumendi registreerimisindeks (number) vastavalt ettevõtte poolt vastu võetud registreerimissüsteemile.

6. Organisatsiooni juhi või tema volitatud vastutava isiku allkiri. Pea allkirja saab kinnitada mitmel kujul, eelkõige:

6.1. Otsene allkiri (nagu ühtsete vormide korralduste all - asukoha märkimine, allkirja dekodeerimine ja allkiri ise).

6.2. Selle organisatsiooni juhi (või volitatud ametniku) allkirjastatud otsene kinnitustempel. Heakskiidu tempel kantakse dokumendi ülemisse päisesse parem pool.

6.3. Kaudne heakskiidutempel, vahendatud näiteks korraldusega kinnitamise kaudu. Selline tempel lüüakse reeglina ka dokumendi ülemisele päisele paremale küljele (nagu ühtsel kujul T-3 - Personal).

6.4. Juhi resolutsiooni kujul, näiteks töötaja avaldusel. Otsus peab sisaldama nelja komponenti: otsuse saaja, haldustoiming või korraldus ise, juhataja allkiri ja otsuse tegemise kuupäev. Resolutsioon kinnitatakse reeglina käsitsi dokumendi mis tahes vabasse kohta, kuid tavaliselt selle ülemisse ossa.

7. Viisade kinnitamine seda tüüpi dokumentidele, millel ilma sellise viisata ei ole täielikku juriidilist jõudu. Näiteks kooskõlastusviisad esmase ametiühinguorganiga, esinduskogu arvamust arvesse võttes, kokkulepe juristiga, pearaamatupidajaga jne. Kinnitust vajavad dokumendid määravad kindlaks kehtivate õigusaktide nõuded, ühtsed vormid ja organisatsiooni enda kohalikud eeskirjad, eelkõige kontoritöö juhised või osakondade eeskirjad jms (kui need on olemas). Kinnitusviisa võib olla järgmistes vormides:

7.1. Nõustamist kinnitava dokumendi märge (ühtne vorm T-7). Heakskiidu tempel kantakse reeglina kujunduse alumisse ossa vasakule küljele.

7.2. Märgitakse kokkulepet kinnitav sõnastus, isiku või isikute seisukoht, kellega leping sõlmiti, allkiri/allkirjad, nende ärakirjad ja kokkuleppe kuupäevad. Kinnitusviisa kleebitakse reeglina dokumendi vormistamisosa allserva või mis tahes vabasse kohta.

8. Tutvumisviisad peavad olema kõikide personalikorralduste ja muude dokumentide all, mis sisuliselt tuleb edastada teatud töötajate ringile. See rekvisiit sisaldab ka käsitsi kirjutatud kuupäeva, mil töötajad allkirjastatud dokumendi all tutvuvad. Tutvumisviisa on kinnitatud dokumendi allserva keskele või vasakule küljele.

Riigi statistikakomitee väljatöötatud ühtsed vormid on üles ehitatud dokumentidele juriidilise jõu andmist arvestades ja sisaldavad kõiki täpsustatud rekvisiite (ehkki on ka erandeid, näiteks töötaja isikukaart – ühtsel vormil T-2 ei ole registreerimisnumbrit , kuna neid dokumente ei säilitata mitte kronoloogilises, vaid tähestikulises järjekorras).

Näide kõigist ühtsel vormil täpsustatud üksikasjadest on toodud allpool, kasutades näitena ühtset vormi T-6 - puhkuse tellimus.

Sisekirjavahetuse dokumentidele juriidilise jõu andmine

Organisatsiooni sisemine kirjavahetus lahendab järgmisi ülesandeid:

1. Avaldab ja dokumenteerib kirjalikult ühe poole, tööandja või töötaja arvamust, soovi, ettepanekut või on teise poole teavitamise iseloomuga.

2. See on lahutamatu lüli töölepingu lõpetamise, töötajate üleviimise, puhkuse registreerimise ja muude personalitoimingute menetluses.

3. Toimib vajaliku dokumentaalse tõendusmaterjalina töövaidluse arutamisel.

Selleks, et sisemine kirjavahetus saaks täita kõiki ülaltoodud ülesandeid, peavad olema täidetud järgmised tingimused:

1. Dokument peab olema korrektselt vormistatud koos kõigi selle jaoks vajalike üksikasjadega.

2. Dokumendil peab olema sissetuleva ja väljamineva dokumentatsiooni registri järgne registreerimisnumber.

3. Vastuvõttev pool peab sellele dokumendile ametlikult vastama. Näiteks resolutsiooni kujul.

4. Dokument tuleb säilitada arvestades kehtestatud arhiivinõudeid.

Kõige sagedamini peab töötaja sisemist kirjavahetust avalduste, ametlike ja memode abil ning tööandja - teatiste vormis. Sisekirjavahetuse dokumente ei vormistata mitte ainult siis, kui on vaja vahetada ametlikke teateid töötajate vahel, vaid ka osakonnajuhatajate ja töötajate, ühe osakonna juhatajate ja teiste vahel jne.

Praegu enamik see kirjavahetus toimub aastal elektroonilisel kujul, sõnumite teel meili teel . Selliste aruannetega on seda äärmiselt raske tõestada elektrooniline dokument on selle konkreetse töötaja loodud (isegi paroolide määramisel peate tõestama, et keegi peale selle konkreetse töötaja ei teadnud konkreetsele e-kirjale juurdepääsu parooli). Seetõttu on konflikti või võimaliku konflikti tekkimisel soovitatav vormistada oma allkirjaga tõendavad dokumendid paberkandjal ja registreerida end ametniku kaudu dokumendi registreerimise eest vastutavas ettevõttes.

Sellisele kirjavahetusele on võimalik anda juriidiline jõud, kui töötaja prindib elektroonilised sõnumid välja ja ametnik need registreerib. Pealegi sisedokumendid ettevõttel (kohalikud siseregulatsioonid) on vaja fikseerida just selline info vahetamise viis kui suhtlusmehhanism, samuti teadete kontrollimise sagedus.

Kaaluge üldised põhimõtted sisemise kirjavahetuse dokumentidele - avaldustele ja teatistele juriidilise jõu andmine. Need dokumendid on sageli töövaidlustes peamised tõendid, seega on pädev töö nendega tööandja huvide kaitseks äärmiselt oluline.

Registreerimise tunnused ja avaldustele juriidilise jõu andmine

Tööandja huvides on töötajate isiklikud avaldused käsitsi täidetud. Tavaliselt kasutavad organisatsioonid näidisvorme, milles tuleb käsitsi täita vähemalt töötaja allkiri ja avalduse allkirjastamise kuupäev. Sageli tõlgendatakse sellist avalduste vormistamist kohtukonfliktis kui töötajale avaldatavat survet.

Põhimõtteliselt saab avalduse koostada ka automaatselt, kuid siiski prinditakse see pärast seda välja ja allkirjastatakse selle avalduse koostaja poolt.

Võttes arvesse ülaltoodud dokumentidele juriidilise jõu andmise korda, on taotluses soovitav lisada järgmised andmed:

1. Dokumendi pealkiri on "Avaldus".

2. Adressaat - kellele avaldus saadetakse, märkides ametikoha konkreetses organisatsioonis, täisnimi. ametnik.

3. Koostaja - kellelt see saadetakse, märkides ametikoha ja täisnime. tööline.

4. Avalduse tekst.

5. Taotluse koostaja allkiri.

6. Taotluse esitamise kuupäev.

7. Kooskõlastusallkirjad (kõige sagedamini koos struktuuriüksuse juhiga - vajadusel). See rekvisiit on valikuline. Seetõttu määravad selle olemasolu konkreetses organisatsioonis selliste dokumentidega töötamise põhimõtted.

8. Taotluse registreerimisnumber. Dokumendile määratakse number vastavalt sissetulevate dokumentide ajakirjale (või mõnele muule ajakirjale, olenevalt registreerimissüsteemi ülesehitusest konkreetses organisatsioonis), märkides numbri, dokumendi vastuvõtmise kuupäeva ja vastutava isiku allkirja. (näiteks sekretär). Nende dokumentide saamise eest vastutav isik paneb numbri üles.

9. Isiku otsus, kellele taotlus oli suunatud või kes on volitatud konkreetset küsimust lahendama. Otsus peab sisaldama omakäelist allkirja, kuupäeva ja taotluse väljastamise kohta tehtud haldusotsust, milles on märgitud konkreetne ametnik (tema perekonnanimi või lihtsalt osakond), kellele see korraldus saadetakse, ja (vajadusel) kuupäev, milleks korraldus saadetakse. resolutsioonis märgitud tuleb täita.

10. Pärast selle avalduse alusel personaliprotseduuride läbiviimist saab sellele teha märke pealiku käsu täitmise kohta (vt näide 8). Need kinnitatakse reeglina dokumendi kujundusosa allserva vasakule või mis tahes vabasse kohta.

11. Selle juhtumi numbril, millele käesolev avaldus saadeti, võivad olla märgid.

Siin on näide rakendusest koos kõigi vajalike üksikasjadega.

Registreerimise omadused ja teatistele juriidilise jõu andmine

Tööandja kirjutab teateid selleks, et töötajat millestki teavitada. Näiteks hoiatada teda kavandatava personali vähendamise eest (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 180), eelseisva korralise iga-aastase puhkuse eest vastavalt ettevõtte puhkusegraafikule (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 123) , töölepingu tingimuste eelseisva muudatuse kohta (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 74), töötajaga tähtajalise töölepingu lühendamise kohta (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 79). Vene Föderatsioon) jne.

Ametlikud teated tööseadusandluses sätestatud korra järgimiseks tuleb vormistada ainult paberkandjal, kuna need dokumendid kinnitavad kehtestatud korrast kinnipidamist ning töötaja kinnitab selle teate kättesaamist reeglina dokument ise.

Allpool on väljavõtted tööseadustikust, mis kinnitavad kirjaliku teatamise nõuet teatud juhtudel tööseadusandluse nõuete täitmisest.

Dokumendi fragment

Vene Föderatsiooni töökoodeks

Artikkel 74

(...) Tööandja on kohustatud teavitama töötajat poolte määratud töölepingu tingimuste eelseisvatest muudatustest, samuti põhjustest, mis tingisid muudatuste tegemise. kirjutamine hiljemalt kahe kuu jooksul, kui käesolevas seadustikus ei ole sätestatud teisiti.

Kui töötaja ei ole nõus uutes tingimustes töötama, on tööandja kohustatud seda tegema kirjutamine pakkuda talle teist tööandjale kättesaadavat tööd (nii vaba ametikohta või töötaja kvalifikatsioonile vastavat töökohta kui ka vaba madalamat ametikohta või madalamapalgalist tööd), mida töötaja saab täita oma tervislikku seisundit arvestades.

Artikkel 79. Tähtajalise töölepingu lõpetamine

Tähtajaline tööleping lõpetatakse selle kehtivusaja möödumisel. Töölepingu ülesütlemisest selle kehtivusaja lõppemise tõttu tuleb töötajat kirjalikult teavitada vähemalt kolm kalendripäeva enne ülesütlemist, välja arvatud juhud, kui töölepingu täitmise ajaks sõlmitud tähtajalise töölepingu tähtaeg. puuduva töötaja kohustuste täitmine aegub.

Artikkel 123

Tasuliste puhkuste andmise järjekord määratakse igal aastal vastavalt puhkuse ajakavale (…).

Töötajale tuleb teatada puhkuse algusaeg. maalimise all hiljemalt kaks nädalat enne selle algust.

Artikkel 180

(...) Töötajaid hoiatab tööandja isiklikult ja maalimise all vähemalt kaks kuud enne lõpetamist.

Kõigil neil juhtudel peab tööandja kinnitama töötaja teavitamise fakti teatud aja jooksul, mis vastab tööseadusandluse nõuetele. Seetõttu antakse sellised teated töötajale isikliku allkirja all. Ja teatise edastamisel ei ole kõige olulisem mitte niivõrd töötaja allkirjastamine, vaid sellise teate kättesaamise kuupäeva märkimine.

Teatises on kõik samad üksikasjad, mis peaksid olema igal personalidokumendil.

Sisekirjavahetuse dokumentide registreerimise süsteem

Tööandjal on lihtsam end kaitsta töökonflikti (sh kohtuliku) korral, kui organisatsioonil on kompetentselt üles ehitatud dokumentide registreerimissüsteem. Ettevõttes registreerimissüsteem on vajalik:

dokumentide kättesaadavuse registreerimine ja nende liikumise jälgimine;

ettevõtte dokumentidele õigusliku jõu andmine;

ettevõttesisese dokumendivoo optimaalne korraldamine;

tööandja huvide kaitsmine kohtuliku konflikti korral. Sel juhul kinnitab päeviku registreerimise süsteem fakti, et dokument loodi teatud kuupäeval.

Ajakirjade (raamatupidamisraamatute) arv, mida tuleb pidada, sõltub otseselt organisatsiooni tegevuse omadustest. Selleks, et raamatupidamisajakirjad (raamatud) täidaksid mitte ainult dokumentide registreerimise funktsiooni, vaid oleksid ka tõendiks konflikti korral, et dokument loodi tegelikult teatud aja jooksul ja seda ei saanud hiljem sisestada, Nende ajakirjade registreerimisel on soovitatav järgida järgmisi reegleid.

Ajakirjad peavad:

olema kõva kattega (säilivusaja järgimiseks);

omama liimköidet (tõestamaks lehe eemaldamise või olemasoleva ajakirja lisamise võimatust või keerukust);

olema nummerdatud leheküljed algusest lõpuni;

olema õmmeldud;

tembeldada juriidilise isiku ja organisatsiooni juhi allkiri (välja arvatud kaks esimest tööraamatute arvestusraamatut, mis peavad olema kinnitatud vahapitsati või pitseriga (Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli dekreedi punkt 41). , 2003 nr 225 "Tööraamatutest").

Ajakirjade sisevaade, milles on võimalik sisekirjavahetuse dokumente registreerida, on organisatsioonide endi poolt välja töötatud, kuna puuduvad ajakirjade ühtsed vormid. Allpool on näide nende vormist.

Koopiad ja duplikaadid

Tihti antakse sisekirjavahetuse dokumendid ametnikele üle koopiate või duplikaatidena, eelkõige juhul, kui originaaldokument saadetakse kõrgemale ametnikule või kantakse toimikusse, kuid dokumendiga tuleb teha täiendavaid toiminguid.

Kopeeri Dokument võib olla faksi või tasuta. Faksi koopia reprodutseerib täielikult dokumendi sisu ja kõiki selle väliseid tunnuseid - originaalis (sealhulgas allkirjas ja pitseris) või nende osas sisalduvaid detaile, nende asukoha tunnuseid. tasuta koopia kirjutusmasinal loodud, sisaldab kõiki dokumendi üksikasju, kuid ei pruugi selle vormi korrata.

Dokumentide eest vastutav töötaja kinnitab koopiad. Koopiate tõestamine toimub, kinnitades sellele sõna "Tõene" või "Koopia on õige" ning märkides allkirja, selle ärakirja ja vastutava isiku kuupäeva. Tõend kinnitatakse reeglina dokumendi formaalse osa allossa suvalisele vabale kohale.

Kui dokument esitatakse teistele organisatsioonidele, siis dokumentide koopiatel (väljavõtted neist) tembeldage kindlasti .

Duplikaat - ametliku dokumendi koopia, millel on originaali juriidiline jõud.

* * *

Seega ei saa alahinnata ka sisekirjavahetuse dokumente – sageli sõltub menetluse seaduslikkuse tunnustamine nende korrektsest täitmisest ja menetlemisest. Kuid just nende dokumentidega tööandjad enamasti ei tea, kuidas käituda. Selliseid pabereid ei registreerita, ei võeta arvesse, ei lepita kokku, mis mõjutab negatiivselt mitte ainult dokumendi juriidilist jõudu, vaid ka ettevõttes läbiviidavaid juhtimisprotseduure. Tihti seetõttu ei suuda tööandja konkreetse töötaja süüd tõendada ega rakendada seaduslikke kohaldamisviise distsiplinaarkaristus või töötajaga töölepingu lõpetamine. Paljud ettevõtted hakkavad dokumentidega töötamise süsteemi üles ehitama juba oma vigade põhjal, kuid parem on seda ennetada Negatiivsed tagajärjed kui nende tulemusega tegeleda.

1 Käsitsi kirjutatud kuupäev

2 Isiklik kohting

Märksõnad:

1 -1

Kirjaliku teabe kasutamine juhtimistegevuses on võimalik selle ametlikkuse, usaldusväärsuse ja autentsuse tõendamisel. Selleks, et juhtimisdokument oleks vaieldamatu ja täitmiseks kohustuslik, peab see vastama õigusnormidele ning selle väljastanud ametnik tegutsema oma volituste piires. Need dokumendi omadused on määratletud mõistega "dokumendi õiguslik jõud".

Dokumendi õiguslik jõud- kehtivate õigusaktidega talle edastatud ametliku dokumendi omand, selle väljastanud asutuse pädevus ja registreerimise kord.

Seega on dokumendi väljastanud juhtorgan või ametnik kohustatud:

Dokumendi koostamisel järgige kehtivaid eeskirju

seadusandlus;

avaldab dokumente ainult oma pädevuse piires;
järgima kehtivaid siseriiklikke dokumentide koostamise ja vormistamise eeskirju.

Seetõttu määrab dokumendi juriidilise jõu nii dokumendi sisu kui ka vorm.

Mõelge üksikasjadele, mis määravad dokumendi juriidilise jõu.

Varem vaadeldud vormi rekvisiidid (“organisatsiooni nimi – dokumendi autor” ja “dokumendi koostamise või avaldamise koht”) on samal ajal rekvisiidid, mis annavad dokumendile vajaliku õigusliku staatuse.

Nõue 11 "Dokumendi kuupäev". Dokumendi kuupäev on selle allkirjastamise või kinnitamise kuupäev, protokolli puhul koosoleku kuupäev, akti puhul sündmuse kuupäev. Notariaalselt tõestatud dokumentide puhul võib dokumendi kuupäevaks olla selle notariaalselt tõestamise kuupäev. Kahe või enama organisatsiooni väljaantud dokumentidel peab olema üks (ühekordne) kuupäev.

Dokumendi kuupäev koostatakse araabia numbritega järgmises järjestuses: kuu päev, kuu, aasta. Kuu päev ja kuu on joonistatud kahe araabia numbripaarina, mis on eraldatud punktiga, aasta nelja araabia numbriga, näiteks 01/12/2007. Kuupäeva määramiseks on lubatud sõnaline-numbriline viis, näiteks 12. jaanuar 2007, samuti kuupäeva seadmine (reeglina kirjavahetuseks välispartneritega) järgmises järjestuses: aasta, kuu, kuu päev , näiteks: 2007.01.12.

Rekvisiidid 12 "Dokumendi registreerimisnumber" koosneb selle seerianumbrist registreeritud dokumentide massiivis (lepingud, tellimused, väljasaadetavad kirjad jne), mida saab organisatsiooni äranägemisel täiendada juhtumiindeksiga nomenklatuuri järgi, teabe esitaja, korrespondendi jne kohta. atribuut on unikaalne dokumendi identifikaator teabeettevõtte massiivis.

Kahe või enama organisatsiooni ühiselt koostatud dokumendi registreerimisnumber koosneb iga nimetatud organisatsiooni dokumentide registreerimisnumbritest, mis on eraldatud kaldkriipsuga dokumendis autorite märkimise järjekorras.

Dokumendi registreerimine, selle haldussüsteemi kaudu selle läbimise fakti fikseerimine, annab dokumendi ametlik iseloom. Samaaegselt dokumendi registreerimisega kontrollib dokumendihaldusteenistus valitud vormi õigsust, dokumendile märgitud ametniku allkirja õigsust, dokumendi visiidi täielikkust jms.

Nõue 16 "Dokumendi kinnitustempel" on koostatud dokumentidele, mida neile alla kirjutanud ametnikud ei saa jõustada. Sellised dokumendid omandavad juriidilise jõu pärast kinnitamist organisatsiooni juhi, kollegiaalse juhtorgani või kõrgema asutuse või juhtorgani poolt.

Näiteks, töökirjeldus ettevõtte töötajad on vormistatud ühisele blanketile, millele kirjutab alla struktuuriüksuse juht ja need peavad olema kooskõlastatud ettevõtte juhiga.

Heakskiitmist saab läbi viia kahel viisil, millel on sama juriidiline jõud: ametnik või spetsiaalselt väljastatud dokument.

Esimesel juhul peab dokumendi kinnitamise tempel koosnema sõnast KINNITAN (ilma jutumärkideta), dokumendi kinnitaja ametikoha nimetusest, allkirjast, initsiaalidest, perekonnanimest ja kinnitamise kuupäevast.

Kui dokument on kinnitatud muu dokumendiga: resolutsioon, otsus, korraldus, protokoll, koosneb kinnitustempel sõnast KINNITUD (KINNITUD, KINNITATUD või KINNITATUD), instrumentaalkohus kinnitava dokumendi nimetusest, selle kuupäevast, numbrist. Sõna KINNITATUD ühtib soo ja numbri poolest kinnitatava dokumendi liigi nimetusega.

Näited rekvisiitidest

Dokumendi kinnitamise tempel asub dokumendi paremas ülanurgas (lisa 7).

Kui dokumendi kinnitavad mitu ametnikku, asetatakse nende allkirjad samale tasemele.

Pärast dokumendi kinnitamist ei ole selles lubatud teha muudatusi ja täiendusi ilma dokumendi kinnitaja loata. Dokumentide koostamise kvaliteedi ja neis sisalduvate andmete usaldusväärsuse eest vastutavad dokumendid koostanud, viseerinud ja allkirjastanud isikud.

Rekvisiidid 22 "Dokumendi allkiri"- juhtimisdokumendi kõige olulisem ja iidsem nõue. Arvatakse, et see tekkis samaaegselt kirjutamise tekkega.

Näiteks leidub viiteid allkirja kasutamisele babüloonlaste seas kuningas Hammurapi ajastul (umbes 2300 eKr), Piiblist - prohvetite Taanieli ja Nehemja raamatutes (umbes 500-400 eKr). Egiptuses Kleopatra valitsusajal (69-30 eKr) ja Rooma impeeriumis Julius Caesari ajal (102 või 100-44 eKr) oli allkiri juba dokumentide lahutamatu osa.

Nõutav "Allkiri" sisaldab: dokumendile alla kirjutanud isiku ametikoha nime (täielik, kui dokumenti ei ole välja antud organisatsiooni kirjaplangil ja lühendatult - kirjaplangil väljastatud dokumendil); isiklik allkiri; allkirja dekodeerimine (initsiaalid, perekonnanimi), näiteks:

Ühingu asepresident

piirkondlikud ettevõtted AL. Borisov A.A. Borisov

või vormil

Asepresident AL. Borisov A.A. Borisov

Rekvisiidid asetatakse 2-3 reavahega pärast dokumendi teksti. Initsiaalid ja perekonnanimi ametniku allkirja dešifreerimisel trükitakse tühikuga ja ametinimetuse viimase rea tasemele.

Kui dokumendile on alla kirjutanud mitu ametnikku, asetatakse nende allkirjad üksteise alla ametikohale vastavas järjestuses, näiteks:

tegevdirektor M.V. Larin M.V. Larin

Pearaamatupidaja Z.V. Maryash Z.V. Maryash

Kui dokumendile on alla kirjutanud mitu võrdsel positsioonil olevat isikut, asetatakse nende allkirjad samale tasemele.

Komisjoni koostatud dokumentides ei märgita dokumendile alla kirjutanud isikute ametikohti, vaid nende ülesandeid komisjoni liikmena, näiteks:

komisjoni esimees V.D. Banasjukevitš V.D. Banasjukevitš

komisjoni liikmed A.N. Sokova A.N. Sokova

O.I. Ryskov O.I. Ryskov

Dokumendile võib alla kirjutada kohusetäitja. Sel juhul märkige tema tegelik ametikoht (näiteks direktori kohusetäitja) ja tema allkirja ärakiri (initsiaalid ja perekonnanimi). Ei ole lubatud panna eessõna "Eest", käsitsi kirjutatud silt "Asetäitja". või kaldkriips enne ametinimetust.

Õigus allkirjastada juhtimisdokumendid reeglina - organisatsiooni juhi või tema asetäitjate pädevus vastavalt nende ülesannete jaotusele. See on kehtestatud organisatsiooni organisatsiooniliste (harta, organisatsiooni eeskirjad) ja haldusdokumentidega (korraldused).

Organisatsiooni põhikirjas see reguleerib, millised õigused on esindus- ja täidesaatvatel (ainu- ja kollegiaalsetel) juhtorganitel, samuti milliste dokumentide allkirjastamine (kinnitamine) kuulub vastava organi pädevusse. Organisatsiooni juhi tegevuse ja otsustamise korra saab kehtestada ka tema ja organisatsioonis osalejate (asutajate) vahelises lepingus, samuti kohalikus normatiivdokumendid juriidilise isiku.

Juht juhib jooksvaid tegevusi, tal on tingimusteta õigus dokumentidele alla kirjutada(oma pädevuse piires vastavalt asutamisdokumentidele).

Allkirjaõiguse regulatsioon on eriti oluline siis, kui suurel hulgal päeval allkirjastatud dokumendid. Sel juhul saab juht (ja positsioonilt tõhus juhtimine- peab) oma volitusi delegeerida need. loovutavad osa oma õigustest ja kohustustest otsuste tegemisel (dokumentide allkirjastamisel) ja tegevuste elluviimisel alluvatele, kes võtavad nende eest ka vastutuse.

Selline volituste jaotus vormistatakse juhi korraldusega, milles ta määrab kindlaks otsuste tegemise piirid ja alluvate vastutuse astme. Eraldi volitusi saab üle anda volikirja alusel.

Elektroonilisi dokumente saab allkirjastada elektrooniliselt digitaalne allkiri, mille rakendamise mõningaid aspekte käsitletakse juhendi järgmistes peatükkides.

Rekvisiit 23 "Dokumendi kinnitamise tempel".Ühes organisatsioonis koostatud ja teise huve mõjutavate dokumentide kavandid saab sellega kokku leppida, kinnitades dokumendile kinnitustempli.

See on koostatud allpool oleva dokumendi viimasele lehele ja kõigist allkirjadest vasakul.

Dokumendi kooskõlastamisel kõrgema organisatsiooniga võib tekkida olukord, et dokumenti koordineerib ametnik, kes on juhtimishierarhias kõrgemal kui dokumendile alla kirjutav juht. Sel juhul võimaldab standardi nõuandev iseloom muuta rekvisiidi asukohta ning kinnitustempli saab panna dokumendi ülaossa.

Heakskiidu templil on sõna AGRED, mis on trükitud suurte tähtedega ja ilma jutumärkideta.

Dokumendi kinnitamisel märgib ametnik juhi ametikoha, mis sisaldab organisatsiooni nime, kellega dokumenti kinnitatakse, oma allkirja, perekonnanime, initsiaalid ja kuupäeva.

Võimalik kokku leppida mõne muu dokumendi abil: kirjad, protokollid jne. Sel juhul märgitakse dokumendi nimi, kuupäev ja number.

Näited rekvisiitidest

"Lepingu tempel"

Rekvisiidid 25 "Hülgejälje". Pitsati kui dokumendi elemendi välimuse ajalugu, aga ka allkiri, on aastatuhandeid. Iidsetel aegadel oli trükikunsti kasutamine laialt levinud nii ärisuhetes kui ka isiklikus suhtluses. Väga sageli asendas pitser selle omaniku käsitsi kirjutatud allkirja.

Kaasaegses kontoritöös eristub selgelt allkirja ja pitsati kasutamine. Allkirja saab kasutada nii inimestevahelistes kui ka ärikontaktides, s.t. see on universaalne vahend dokumendi kinnitamiseks ja sellele õigusliku staatuse andmiseks. Pitserit kui allkirja õigsuse kontrollimise ja juriidilise jõu kinnitamise vahendit kasutatakse ainult organisatsiooni ametlikes dokumentides.

Pitsat kantakse organisatsiooni originaaldokumentidele (hartad, määrused, reeglid, juhendid), samuti dokumentidele, mis tõendavad ametnike õigusi, raha kulutamise fakte ja materiaalsed varad jne. Pitserit kasutatakse ka organisatsiooni ametlike dokumentide koopiate kinnitamiseks.

Pitsat tuleb kinnitada nii, et jäljendile jääks osa dokumendile alla kirjutava ametniku nime sõnadest ja isikliku allkirja algusest. Rahalist laadi dokumentidel kinnitatakse pitser spetsiaalselt selleks ettenähtud kohta - tähis "M.P."

Pitserid jagunevad ametlikeks pitseriteks ja juriidiliste isikute pitseriteks. Organisatsioon võib kasutada ka üksikute struktuuriüksuste (personaliosakond, arhiiv) või üksikute toimingute (“pakkide jaoks”) vms lihtpitsateid.

Plommi valmistamise ja hoidmise järjekord on reguleeritud seadusega Venemaa Föderatsioon. Plommi hoiukoht ja selle hoidmise eest vastutav isik määratakse organisatsiooni juhi korraldusega.

Seega kinnitab dokumendi ametlikkust ja autentsust selliste andmete olemasolu ja korrektne täitmine: "organisatsiooni nimi - dokumendi autor", "registreerimise kuupäev", "registrinumber", "avaldamiskoht" , “allkiri”, “pitseri jäljend”.

Vastavalt seadustele, sealhulgas kohalikele õigusaktid, mis määratleb organisatsiooni ametnike volitused, et dokumentidele juriidilist jõudu anda, võib lisaks nõutavale "allkirjale" kinnitada kinnitus- ja kinnitustemplid.

Juhtimisdokumendi põhinõue - "dokumendi tekst" peab samuti vastama kehtivate õigusaktide normidele.

Üksikute üksikasjade registreerimise näited on toodud standardi GOST R 6.30-2003 “Unified Documentation Systems. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele.