Telliskivi / 06.06.2021

Dokumentidele juriidilise jõu andmiseks vajalikud rekvisiidid. Kuidas anda sisemisele kirjavahetusele õiguslik mõju. Sisekirjavahetuse dokumentidele juriidilise jõu andmine

Personaliosakonna dokumendivoo kujundamiseks
* vajalike personalidokumentide loetelu, personalidokumentatsiooni liigid ja sordid
* juhtumite nomenklatuur
* dokumentide rühmitamine juhtumiteks
personalidokumentatsiooni vormistamise nõuded, andes dokumentidele juriidilise jõu
- Jätkus 1 kujundusvõimalus
* personalidokumentide haldamise juhendamine
* personaliteenistuse toimikute ettevalmistamine organisatsiooni arhiivi üleandmiseks, säilitusajad
* tööandja vastutus personaliarvestuse pidamise nõuete rikkumise eest

Millised on nõuded personalidokumentide haldamise läbiviimiseks

Kvalifitseeritud personalidokumentide haldamine hõlmab kõigi personaliküsimuste dokumenteerimist vastavalt kehtestatud dokumentide menetlemise reeglitele.
Teabe dokumenteerimise nõue vastavalt teatud reeglitele on kehtestatud 27. juuli 2006. aasta föderaalseadusega nr 149-FZ "Teabe, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta".

Föderaalseaduse nr 149-FZ artiklist 11:

-Seadusandlus Venemaa Föderatsioon või poolte kokkuleppel võib kehtestada nõuded teabe dokumenteerimisele.
- Föderaalsetes täitevorganites dokumenteeritakse teave Vene Föderatsiooni valitsuse kehtestatud viisil. Teiste riigiorganite, organite kehtestatud kantseleitöö ja dokumendivoo reeglid kohalik omavalitsus peavad oma pädevuse piires täitma Vene Föderatsiooni valitsuse kehtestatud nõudeid föderaalvõimude bürootöö ja dokumendivoo osas.

Juhid ja personaliametnikud peaksid meeles pidama, et dokumendi korrektne koostamine tähendab sellele juriidilise jõu andmist. Piisavalt tähelepanu tuleb pöörata mitte ainult dokumendi sisule, vaid ka vormile. Dokumendi juriidiline jõud on ametliku dokumendi omand, mis on talle teatavaks tehtud kehtivate õigusaktide, selle väljastanud asutuse pädevuse ja registreerimiskorraga (GOST R 51141-98 punkt 2.1).
Juhtimistegevuseks juriidilist jõudu dokumendid on väga olulised, see kinnitab, et dokumendid võivad olla tõesed tõendid neis sisalduva teabe kohta. Kohtupraktika teab palju näiteid, kui organisatsioon kaotas kohtuasja valesti vormistatud personalidokumentide tõttu, mis on koostatud vastava GOST-i nõudeid rikkudes, kuna neid ei aktsepteerita kohtus kirjalike tõenditena ja neil puudub õigusjõud. See on veel üks kinnitus, et töösuhetes (eriti vallandamise olukorras) on vaja järgida kõiki personalidokumentide haldamise formaalseid peensusi.

Dokumenteerimise reeglid

Dokumendi õigeks vormindamiseks peate kõigepealt kindlaks määrama, millisesse dokumentide rühma või dokumentatsioonisüsteemi see kuulub.
Vastavalt GOST R 51141-98 punktile 2.1 tunnustatakse dokumentatsioonisüsteemi kui dokumentide kogumit, mis on omavahel seotud vastavalt päritolutunnustele, eesmärgile, tüübile, tegevusalale, nende täitmise ühtsetele nõuetele.
Vastavalt ülevenemaalisele juhtimisdokumentatsiooni klassifikaatorile OK 011-93, mis on heaks kiidetud 30. detsembri 1993. aasta Vene Föderatsiooni riikliku standardi dekreediga nr 299, peaks personalidokumentide haldamine hõlmama kahte dokumendisüsteemi:
- ühtne organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni süsteem;
- raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtne süsteem (tööjõu ja selle tasumise arvestuse dokumentide rühm).
Dokumenteerimise reeglid kuulub organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteemi, määratletud GOST R 6.30-2003 järgi, kinnitatud Vene Föderatsiooni riikliku standardi 3. märtsi 2003. aasta dekreediga nr 65-st.
See standard kehtestab nõuded dokumentide detailide ja dokumentide vormide vormistamisele.
Tööjõu ja selle tasumise arvestuse esmase raamatupidamisdokumentatsiooni kasutamise ja täitmise juhised (19 personali arvestuse vormi ja 11 vormi tööaja kasutamise ja personaliga arveldused töötasu arvestuseks) sisalduvad tööjõu ja selle tasumise kohta. Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee 5. jaanuaril 2004 nr 1.
Kuid GOST R 6.30-2003 sisaldab üksikasjade loendit, mis sisaldab 30 pealdist, kahjuks pole märgitud, millised konkreetsed pealdised annavad dokumendile juriidilise jõu. Kuid mitte kõik pealdised ei mõjuta dokumendi õigusjõudu.
Niisiis, standard "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Masinakanduri dokumentidele ja arvutitehnoloogia abil loodud mashinogrammile juriidilise jõu andmine GOST 6.10.4.-84 ”, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni 9. oktoobri 1984. aasta riikliku standardi resolutsiooniga nr 3549, kehtestab nõuded dokumentidele juriidilist jõudu andvate detailide koostamiseks masinakandjal ja arvutitehnika abil loodud mahhinogrammil. Nende hulka kuuluvad: organisatsiooni nimi - dokumendi koostaja; organisatsiooni asukoht - dokumendi koostaja või postiaadress; Dokumendi pealkiri; dokumendi valmistamise kuupäev; dokumendi valmistamise õigsuse eest vastutava isiku kood masinkandjal või mahhinogrammil või reeglina dokumendi kinnitanud isiku kood. Kuid lisaks nendele andmetele võib dokument sisaldada täiendavaid üksikasju, mis teatud tüüpi dokumentide puhul võivad olla kohustuslikud tulenevalt seadusest või muudest määrustest tulenevalt.

Elektrooniline dokumentatsioon

Kaasaegses personaliteenindussüsteemis kasutatakse lisaks traditsioonilistele paberkandjal vormistatavatele dokumentidele ka elektroonilisi dokumente. Art. Föderaalseaduse nr 149-FZ artikkel 11 kehtestab sellistele dokumentidele erinõuded:
"Meiliga allkirjastatud e-kiri digitaalne allkiri või muu käsitsi kirjutatud allkirja analoog on tunnistatud elektrooniliseks dokumendiks, võrdväärne dokumendiga allkirjastatud käsitsi kirjutatud allkirjaga juhtudel, kui föderaalseadused või muud normatiivaktid ei kehtesta ega eelda sellise dokumendi paberkandjal vormistamise nõuet. .
Samas kinnitab elektroonilise dokumendi juriidilist jõudu selle seaduse alusel elektrooniline digitaalallkiri. Elektroonilise digitaalallkirja õigusjõudu tunnustatakse, kui automatiseeritud infosüsteemis on tarkvara- ja riistvaravahendid, mis tagavad allkirja tuvastamise ja vastavuse. kehtestatud režiim nende kasutamine. Pealegi ei keela nimetatud föderaalseaduse sätted kasutada elektroonilistes dokumentides teavet identifitseerivate rekvisiitidena käsitsi kirjutatud allkirja muid analooge.
Üldiselt peab elektroonilise dokumendi üksikasjade koosseis vastama GOST R 6.30-2003 nõuetele.
Lisaks ei määratle seda mõistet GOST R 6.30-2003, milles loetletakse dokumentide koostamisel kasutatud detailide koosseis. Määratlus sisaldab GOST R 51141-98, mille kohaselt on dokumendi rekvisiit ametliku dokumendi täitmisel kohustuslik element (GOST R 51141-98 punkt 2.1).

Dokumentidele juriidilise jõu andmine

Dokumendi juriidilise jõu tagab igale dokumendiliigile kehtestatud rekvisiitide kogum ja vormistamine standardile vastaval blanketil.
Tuleb meeles pidada, et erinevad dokumendid koosnevad erinevatest detailidest ja ühe dokumendi koostamisel ei pea kasutama kõiki GOST-is kirjeldatud detaile. Mõned rekvisiidid on üksteist välistavad, näiteks rekvisiit “Organisatsiooni viiteandmed” on märgitud ainult tähtedega, kirjaplangile aga “Dokumendi liigi nimetus” ei kirjutata. Dokumentide koostamise ja menetlemise käigus saab kohustuslike rekvisiitide koosseisu täiendada muude detailidega, kui seda nõuab dokumendi eesmärk, selle menetlemine. Dokumentide ühtsetele vormidele saate lisada täiendavaid üksikasju. Näiteks töötajate töölevõtmise ja vallandamise korralduste vormis lisage andmed “personaliosakonna juhataja allkiri”, “allkiri otsene ülemus". Üksikute detailide eemaldamine ühtsetest vormidest ei ole aga lubatud.
Detailide koosseis, mis iseloomustab konkreetset dokumenti, määratakse dokumendi loomise eesmärkide, selle eesmärgi, käesoleva dokumendi sisule ja vormile esitatavate nõuete, dokumenteerimise viisiga.
Peamine dokument, mis määrab detailide koostise ja nende täitmise nõuded, on GOST R 6.30-2003.
See dokument kehtestab järgmised üksikasjad, mida kasutatakse organisatsiooniliste ja haldusdokumentide - resolutsioonid, korraldused, korraldused, kirjad, protokollid, aktid ja muud OK 011-93 (OKUD) sisalduvad dokumendid - koostamisel ja täitmisel:
Dokumendi vormi kood ja panna maha vastavalt ülevenemaalisele juhtimisdokumentatsiooni klassifikaatorile (OKUD). OKUD on lahutamatu osa ühtne süsteem tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifitseerimine ja kodeerimine ning hõlmab ühtseid dokumentatsioonisüsteeme ja rahvamajanduses kasutamiseks lubatud dokumentide vorme.
Organisatsiooni embleem või kaubamärk(teenindusmärk) kantakse organisatsiooni kirjaplangile vastavalt põhikirjale (organisatsiooni käsitlevad eeskirjad).
Organisatsioonikood (OKPO) pannakse üles vastavalt ülevenemaalisele ettevõtete ja organisatsioonide klassifikaatorile.
OGRN- peamine riiklik registreerimisnumber juriidilise isiku maksuhalduri väljastatud dokumentide kohaselt.
TIN/KPP- maksumaksja identifitseerimisnumber / registreerimise põhjuse kood märgitakse vastavalt maksuhalduri poolt väljastatud dokumentidele.
Ettevõtte nimi, kes on dokumendi autor, peab vastama selle asutamisdokumentides fikseeritud nimele. Organisatsiooni nime kohal märkige lühend ja selle puudumisel emaorganisatsiooni täisnimi (kui see on olemas). Organisatsiooni lühendatud nimi esitatakse juhtudel, kui see on kirjas organisatsiooni asutamisdokumentides. Lühendatud nimi (sulgudes) asetatakse täisnime alla või järele. Vene Föderatsiooni üksuste organisatsioonide nimed, millel on koos Vene Föderatsiooni riigikeelega (vene keel) on ka Vene Föderatsiooni subjektide riigikeel, trükitakse kahes keeles.
Filiaali, territoriaalse asutuse, esinduse nimi märgitakse, kui see on dokumendi autor, ja see asetatakse organisatsiooni nime alla.
Organisatsiooni viiteteave sisaldab sealhulgas: postiaadress; telefoninumber ja muu teave organisatsiooni äranägemisel (faksinumbrid, teleksinumbrid, pangakontod, e-posti aadress).
Organisatsiooni koostatud või avaldatud dokumendi tüübi nimetus peab olema määratud hartaga (organisatsiooni käsitlevad eeskirjad) ja see peab vastama OKUD (klass 0200000) sätestatud dokumenditüüpidele. Näiteks "Sisemised tööeeskirjad", "töökirjeldus".
Dokumendi kuupäev on selle allkirjastamise või kinnitamise kuupäev, protokolli puhul - koosoleku (otsuse tegemise) kuupäev, akti puhul - sündmuse kuupäev.
Kahe või enama organisatsiooni väljaantud dokumentidel peab olema üks (ühekordne) kuupäev.
Lubatud kaks võimalust dokumendi kuupäeva vormindamiseks: numbriline või sõna-numbriline.
Digitaalmeetodil koostatakse dokumendi kuupäev araabia numbritega järgmises järjekorras:
kuu päev, kuu, aasta. Kuu päev ja kuu on tähistatud kahe paari araabia numbritega, mis on eraldatud punktiga; aasta - neli araabia numbrit.
Näiteks kuupäev 5. veebruar 2011 tuleks kirjutada järgmise kirjena: 02/05/2011.
Kuupäeva on lubatud vormistada järjekorras: aasta, kuu, kuu päev, näiteks 2011.02.05.
Seda kuupäeva registreerimise meetodit kasutatakse arhiivides laialdaselt - riiulitel, kaustades ja muudes dokumentides on kuupäevad kirjutatud "vastupidises" järjekorras.
Sõnalis-numbrilisel meetodil tuleks kuupäev koostada: 05. veebruar 2011.
Dokumendi registreerimisnumber on selle seerianumbrist, mida saab organisatsiooni äranägemisel täiendada juhtumiindeksiga vastavalt juhtumite nomenklatuurile, teabega korrespondendi, esitajate kohta.
Kahe või enama organisatsiooni ühiselt avaldatud dokumendi registreerimisnumber koosneb iga nimetatud organisatsiooni dokumendi registreerimisnumbritest, mis on dokumendis autorite järjekorras eraldatud kaldkriipsuga.
Dokumendi registreerimisnumber määratakse vastavale registreerimisvormile tehtud kande alusel. Eristatakse järgmisi registreerimisvormide liike: registreerimis- ja kontrollkaardid (RKK); registreerimispäevikud (raamatud); ekraanivormid (arvutitehnoloogia kasutamisel). Mõnede ajakirjade ja raamatute vormid kinnitavad ametlikud organid. Näiteks tööraamatute ja nende lisade liikumise arvestusraamatu vorm kinnitati Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi 10. oktoobri 2003. aasta määrusega nr 69 „Täitmisjuhiste kinnitamise kohta tööraamatud”.
Kuid enamik vorme välja töötatud teie äranägemise järgi tööandja. Dokumentide blankette saab vaadata lehelt Dokumentide vormid
Registreerimata dokumendil puudub juriidiline jõud!!!
Link registreerimisnumbri ja kuupäeva juurde dokument sisaldab registreerimisnumbrit ja selle dokumendi kuupäeva, millele tuleb vastata. See atribuut on tähtede jaoks vajalik.
Koostamise koht või dokumendi väljaanded märgitakse, kui seda on raske kindlaks teha üksikasjadega “Organisatsiooni nimi” ja “Organisatsiooni viiteandmed”. Koostamise või avaldamise koht märgitakse aktsepteeritud haldusterritoriaalset jaotust arvestades, kasutada võib ainult üldtunnustatud lühendeid.
adressaat võivad olla organisatsioonid, nende struktuurilised allüksused, ameti- või üksikisikud. Dokumendi adresseerimisel ametnikule märgitakse perekonnanime ette initsiaalid.
Organisatsiooni ja selle struktuuriüksuse nimi märgitakse nimetavas käändes. Daatiivi käändes näidatakse selle isiku asukoht, kellele dokument on adresseeritud,
Näiteks:
tegevjuhile
JSC Parus
V.A. Laptev
või

OÜ "Mayak"
Raamatupidamine
peaökonomist
V.M. Kochetova

JÄTKUB 1 LEHEL

Õigusjõud on ametliku dokumendi omand, mis on talle edastatud kehtivate õigusaktide, selle väljastanud organi pädevuse ja registreerimiskorraga. Vajalike andmete puudumine või nende ebaõige täitmine võib viia selleni, et dokumendil ei ole juriidilist jõudu (näiteks puudub allkiri või kuupäev). Kui see ei sisalda teksti pealkirja ega märkust kunstniku kohta, põhjustab see vaid teatud raskusi dokumendiga töötamisel, kuid ei mõjuta selle õiguslikku tähendust.

Kohustuslikud rekvisiidid, mis tagavad dokumentide õigusjõu, on:

organisatsiooni nimi (ametnik) - dokumendi autor;

dokumendiliigi nimetus; dokumendi kuupäev;

registreerimisnumber;

dokumendi kinnitamise tempel;

tekst; allkiri;

Allkiri on iga dokumendi kohustuslik rekvisiit. Dokumendile alla kirjutav ametnik võtab endale vastutuse: dokumendi õigsuse eest; kõigi jaoks võimalikud tagajärjed dokumendi täitmine (rakendamine). Allkirjaõigus antakse teatud isikutele ja see võib olla fikseeritud: ettevõtte põhikirjas; määruses ettevõtte (struktuuriüksuse kohta); kontoritöö juhendis; töötaja ametijuhendis; ülesannete jaotamisel. Organisatsiooni dokumentidele kirjutavad alla direktor või tema asetäitjad. Struktuuriallüksuste dokumentidele kirjutavad alla nende juhatajad. Mitmes küsimuses võib allkirjaõigus olla teistel töötajatel, näiteks ettevõtte juhtivatel spetsialistidel. Allkiri kantakse dokumendi esimesele eksemplarile, vajadusel - teistele eksemplaridele, näiteks lepingu sõlmimisel.

Dokumendi kuupäev on dokumendi üks olulisemaid detaile. Kuupäeva puudumine dokumendil muudab selle kehtetuks.

Pitsat on juriidiliselt oluline rekvisiit ja seda kasutatakse ametniku allkirja kinnitamiseks kõige olulisematel (või rahalistel) dokumentidel.

Pitsat annab tunnistust: dokumendi ehtsusest, dokumendi kuulumisest pitsatil märgitud organisatsioonile. Pitsat kantakse dokumentidele, mille avaldamisega kaasneb:

- mis tahes õiguslikud tagajärjed, näiteks ettevõtte asutamine, ümberkorraldamine;
– materiaalsed tagajärjed, näiteks üleandmine materiaalsed varad, tõend organisatsiooni või üksikisiku õiguse kohta millelegi.

Heakskiitmise tempel - mõned dokumendid omandavad juriidilise jõu alles hetkest, kui juht või kõrgem asutus on need heaks kiitnud. Tunnistuse tempel on ametliku dokumendi rekvisiit, mis annab selle sisule normatiivse või juriidilise iseloomu. Kohustusliku heakskiitmise suhtes kehtivad: põhikirjad, ettevõtete (filiaalide) määrused; personali ajakava; ülevaatuste aktid, vastuvõtmise ja üleandmise aktid; töökirjeldus; hinnangud, äriplaanid, aruanded jne. P.

Registreerimisnumber on dokumendi autentsuse lisatagatis. See näitab, et dokument on läbinud kõik töötlemisetapid, on registreeritud ja seega on see ettevõtte ametlik dokument. Elektroonilisele dokumendile õigusliku jõu andmiseks kasutatakse elektroonilist digitaalallkirja. Elektrooniline dokument tunnistatakse juriidiliselt oluliseks ainult siis, kui elektroonilise digitaalallkirja õigsuse kontrollimise tulemus on positiivne.

Elektrooniline digitaalallkiri (EDS) on elektroonilise dokumendi atribuut, mis on loodud selle elektroonilise dokumendi kaitsmiseks võltsimise eest ja mis saadakse teabe krüptograafilise teisendamise tulemusena elektroonilise digitaalallkirja privaatvõtme abil ja võimaldab tuvastada allkirja omaniku. võtme sertifikaat, samuti tuvastada teabe moonutamise puudumine elektroonilises dokumendis. Elektroonilises dokumendis olev EDS on samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga paberdokumendis järgmistel tingimustel:

- sertifitseerimiskeskuse väljastatud allkirjavõtme sertifikaat kehtib elektroonilise dokumendi allkirjastamise ajal; kinnitatakse elektroonilises dokumendis oleva elektroonilise digitaalallkirja autentsus;
- kasutatakse elektroonilist digitaalallkirja vastavalt allkirjavõtme sertifikaadil märgitud andmetele. Tänu sellele tehnoloogiale saadakse elektrooniline dokument: omab juriidilist jõudu; dokumendi autorsuse kinnitamine; mis kinnitab teabe moonutamise puudumist dokumendis. Selleks, et paberdokumendi koopia omaks originaali juriidilist jõudu, peab see olema kinnitatud korras kinnitatud. Selleks pannakse üles rekvisiidid "märge koopia tunnistusel", mis sisaldab: kinnituskirja "Õige"; koopia kinnitanud isiku ametikoht; tema allkiri; sertifitseerimise kuupäev;
- printimine (kõige olulisemate või väliste dokumentide jaoks). Tõendamise viib läbi ettevõte ise või vajadusel notar.

Vastavalt normatiivaktidele või poolte kokkuleppel võib pitsatiga paberdokumendi elektrooniliseks dokumendiks ümberkujundamisel kinnitada ametniku elektroonilise digitaalallkirjaga. Ettevõtetel on lubatud sertifitseerida:

- kodanike poolt tööle, õppimisele kandideerimisel esitatavate dokumentide koopiad;
- töötajate sotsiaalsete probleemide lahendamise dokumentide koopiad. Ettevõttes kinnitavad koopiad: organisatsiooni juht; ametnik (personaliosakonna juhataja).

Organisatsioonides peavad töötajad tootmisprotsessi osana omavahel sisemist kirjavahetust. Nad kirjutavad avaldusi, teavitavad üksteist teadetega tehtud töö edenemisest või sellest, kuidas seda teha tuleks. Sageli on sellised dokumendid suure tähtsusega ja seetõttu peavad neil olema juriidiline jõud.

Dokumendile juriidilise jõu andmiseks tuleb järgida järgmisi reegleid:

tööandja peab ettevõttesisese kirjavahetuse dokumendi koostamisel järgima kehtivaid õigusnorme;

töötaja saab dokumendi väljastada ainult oma pädevuse piires;

tööandja on kohustatud järgima dokumentide koostamise ja vormistamise, samuti töötajate sellega (vajadusel) tutvustamise eeskirju.

Rekvisiidid, mis annavad dokumendile juriidilise jõu

Detailide kohustuslik koosseis, mis annab loodud dokumentidele juriidilise jõu:

1. Dokumendi autor (organisatsiooni, asutuse, ettevõtte nimi, mis näitab osakondlikku kuuluvust või juriidilist vormi). Teine võimalus on printida dokument kirjaplangile. Mõned dokumendid näitavad lisaks linna, kus see dokument avaldati.

2. Dokumendi nimetus (korraldus, määrus vms).

3. Dokumendi loomise, kinnitamise, jõustumise kuupäev.

4. Käesoleva dokumendi registreerimisindeks (number) vastavalt ettevõtte poolt vastu võetud registreerimissüsteemile.

6. Organisatsiooni juhi või tema volitatud vastutava isiku allkiri. Pea allkirja saab kinnitada mitmel kujul, eelkõige:

6.1. Otsene allkiri (nagu ühtsete vormide korralduste all - asukoha märkimine, allkirja dekodeerimine ja allkiri ise).

6.2. Selle organisatsiooni juhi (või volitatud ametniku) allkirjastatud otsene kinnitustempel. Heakskiidu tempel kantakse dokumendi ülemisse päisesse parem pool.

6.3. Kaudne heakskiidutempel, vahendatud näiteks korraldusega kinnitamise kaudu. Selline tempel lüüakse reeglina ka dokumendi ülemisele päisele paremale küljele (nagu ühtsel kujul T-3 - Personal).

6.4. Juhi resolutsiooni kujul, näiteks töötaja avaldusel. Otsus peab sisaldama nelja komponenti: otsuse saaja, haldustoiming või korraldus ise, juhataja allkiri ja otsuse tegemise kuupäev. Resolutsioon kinnitatakse reeglina käsitsi dokumendi mis tahes vabasse kohta, kuid tavaliselt selle ülemisse ossa.

7. Viisade kinnitamine seda tüüpi dokumentidele, millel ilma sellise viisata ei ole täielikku juriidilist jõudu. Näiteks kooskõlastusviisad esmase ametiühinguorganiga, esinduskogu arvamust arvesse võttes, kokkulepe juristiga, pearaamatupidajaga jne. Kooskõlastamist vajavad dokumendid määratakse kindlaks kehtivate õigusaktide, ühtsete vormide ja sisemiste kohalike nõuetega määrused organisatsioon ise, eelkõige kontoritöö juhised või osakondade eeskirjad jne (kui on). Kinnitusviisa võib olla järgmistes vormides:

7.1. Nõustamist kinnitava dokumendi märge (ühtne vorm T-7). Heakskiidu tempel kantakse reeglina kujunduse alumisse ossa vasakule küljele.

7.2. Märgitakse kokkulepet kinnitav sõnastus, isiku või isikute seisukoht, kellega leping sõlmiti, allkiri/allkirjad, nende ärakirjad ja kokkuleppe kuupäevad. Kinnitusviisa kleebitakse reeglina dokumendi vormistamisosa allserva või mis tahes vabasse kohta.

8. Tutvumisviisad peavad olema kõikide personalikorralduste ja muude dokumentide all, mis sisuliselt tuleb edastada teatud töötajate ringile. See rekvisiit sisaldab ka käsitsi kirjutatud kuupäeva, mil töötajad allkirjastatud dokumendi all tutvuvad. Tutvumisviisa on kinnitatud dokumendi allserva keskele või vasakule küljele.

Riigi statistikakomitee väljatöötatud ühtsed vormid on üles ehitatud dokumentidele juriidilise jõu andmist arvestades ja sisaldavad kõiki täpsustatud rekvisiite (ehkki on ka erandeid, näiteks töötaja isikukaart – ühtsel vormil T-2 ei ole registreerimisnumbrit , kuna neid dokumente ei säilitata mitte kronoloogilises, vaid tähestikulises järjekorras).

Näide kõigist ühtsel vormil täpsustatud üksikasjadest on toodud allpool, kasutades näitena ühtset vormi T-6 - puhkuse tellimus.

Sisekirjavahetuse dokumentidele juriidilise jõu andmine

Organisatsiooni sisemine kirjavahetus lahendab järgmisi ülesandeid:

1. Avaldab ja dokumenteerib kirjalikult ühe poole, tööandja või töötaja arvamust, soovi, ettepanekut või on teise poole teavitamise iseloomuga.

2. See on lahutamatu lüli töölepingu lõpetamise, töötajate üleviimise, puhkuse registreerimise ja muude personalitoimingute menetluses.

3. Toimib vajaliku dokumentaalse tõendusmaterjalina töövaidluse arutamisel.

Selleks, et sisemine kirjavahetus saaks täita kõiki ülaltoodud ülesandeid, peavad olema täidetud järgmised tingimused:

1. Dokument peab olema korrektselt vormistatud koos kõigi selle jaoks vajalike üksikasjadega.

2. Dokumendil peab olema sissetuleva ja väljamineva dokumentatsiooni registri järgne registreerimisnumber.

3. Vastuvõttev pool peab sellele dokumendile ametlikult vastama. Näiteks resolutsiooni kujul.

4. Dokument tuleb säilitada arvestades kehtestatud arhiivinõudeid.

Kõige sagedamini peab töötaja sisemist kirjavahetust avalduste, ametlike ja memode abil ning tööandja - teatiste vormis. Sisekirjavahetuse dokumente ei vormistata mitte ainult siis, kui on vaja vahetada ametlikke teateid töötajate vahel, vaid ka osakonnajuhatajate ja töötajate, ühe osakonna juhatajate ja teiste vahel jne.

Praegu enamik see kirjavahetus toimub aastal elektroonilisel kujul, sõnumite teel meili teel . Selliste sõnumitega on äärmiselt raske tõestada, et selle elektroonilise dokumendi on loonud see konkreetne töötaja (isegi paroolide määramisel peate tõestama, et keegi peale selle konkreetse töötaja ei teadnud konkreetsele e-kirjale juurdepääsu parooli). Seetõttu on konflikti või võimaliku konflikti tekkimisel soovitatav vormistada oma allkirjaga tõendavad dokumendid paberkandjal ja registreerida end ametniku kaudu dokumendi registreerimise eest vastutavas ettevõttes.

Sellisele kirjavahetusele on võimalik anda juriidiline jõud, kui töötaja prindib elektroonilised sõnumid välja ja ametnik need registreerib. Lisaks peavad ettevõtte sisedokumendid (kohalikud siseeeskirjad) fikseerima just sellise teabevahetuse viisi, aga ka sõnumite kontrollimise sageduse, kui suhtlusmehhanismi.

Kaaluge üldised põhimõtted sisemise kirjavahetuse dokumentidele - avaldustele ja teatistele juriidilise jõu andmine. Need dokumendid on sageli töövaidlustes peamised tõendid, seega on pädev töö nendega tööandja huvide kaitseks äärmiselt oluline.

Registreerimise tunnused ja avaldustele juriidilise jõu andmine

Tööandja huvides on töötajate isiklikud avaldused käsitsi täidetud. Tavaliselt kasutavad organisatsioonid näidisvorme, milles tuleb käsitsi täita vähemalt töötaja allkiri ja avalduse allkirjastamise kuupäev. Sageli tõlgendatakse sellist avalduste vormistamist kohtukonfliktis kui töötajale avaldatavat survet.

Põhimõtteliselt saab avalduse koostada ka automaatselt, kuid siiski prinditakse see pärast seda välja ja allkirjastatakse selle avalduse koostaja poolt.

Võttes arvesse ülaltoodud dokumentidele juriidilise jõu andmise korda, on taotluses soovitav lisada järgmised andmed:

1. Dokumendi pealkiri on "Avaldus".

2. Adressaat - kellele avaldus saadetakse, märkides ametikoha konkreetses organisatsioonis, täisnimi. ametnik.

3. Koostaja - kellelt see saadetakse, märkides ametikoha ja täisnime. tööline.

4. Avalduse tekst.

5. Taotluse koostaja allkiri.

6. Taotluse esitamise kuupäev.

7. Kooskõlastusallkirjad (kõige sagedamini koos struktuuriüksuse juhiga - vajadusel). See rekvisiit on valikuline. Seetõttu määravad selle olemasolu konkreetses organisatsioonis selliste dokumentidega töötamise põhimõtted.

8. Taotluse registreerimisnumber. Dokumendile määratakse number vastavalt sissetulevate dokumentide ajakirjale (või mõnele muule ajakirjale, olenevalt registreerimissüsteemi ülesehitusest konkreetses organisatsioonis), märkides numbri, dokumendi vastuvõtmise kuupäeva ja vastutava isiku allkirja. (näiteks sekretär). Nende dokumentide saamise eest vastutav isik paneb numbri üles.

9. Isiku otsus, kellele taotlus oli suunatud või kes on volitatud konkreetset küsimust lahendama. Otsus peab sisaldama omakäelist allkirja, kuupäeva ja taotluse väljastamise kohta tehtud haldusotsust, milles on märgitud konkreetne ametnik (tema perekonnanimi või lihtsalt osakond), kellele see korraldus saadetakse, ja (vajadusel) kuupäev, milleks korraldus saadetakse. resolutsioonis märgitud tuleb täita.

10. Pärast selle avalduse alusel personaliprotseduuride läbiviimist saab sellele teha märke pealiku käsu täitmise kohta (vt näide 8). Need kinnitatakse reeglina dokumendi kujundusosa allserva vasakule või mis tahes vabasse kohta.

11. Selle juhtumi numbril, millele käesolev avaldus saadeti, võivad olla märgid.

Siin on näide rakendusest koos kõigi vajalike üksikasjadega.

Registreerimise omadused ja teatistele juriidilise jõu andmine

Tööandja kirjutab teateid selleks, et töötajat millestki teavitada. Näiteks hoiatada teda kavandatava personali vähendamise eest (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 180), eelseisva korralise iga-aastase puhkuse eest vastavalt ettevõtte puhkusegraafikule (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 123) , töölepingu tingimuste eelseisva muudatuse kohta (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 74), töötajaga tähtajalise töölepingu lühendamise kohta (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 79). Vene Föderatsioon) jne.

Ametlikud teated tööseadusandluses sätestatud korra järgimiseks tuleb vormistada ainult paberkandjal, kuna need dokumendid kinnitavad kehtestatud korrast kinnipidamist ja töötaja kinnitab selle teate kättesaamist reeglina dokument ise.

Allpool on väljavõtted tööseadustikust, mis kinnitavad kirjaliku teatamise nõuet teatud juhtudel tööseadusandluse nõuete täitmisest.

Dokumendi fragment

Vene Föderatsiooni töökoodeks

Artikkel 74

(...) Tööandja on kohustatud teavitama töötajat poolte määratud töölepingu tingimuste eelseisvatest muudatustest, samuti põhjustest, mis tingisid muudatuste tegemise. kirjutamine hiljemalt kahe kuu jooksul, kui käesolevas seadustikus ei ole sätestatud teisiti.

Kui töötaja ei ole nõus uutes tingimustes töötama, on tööandja kohustatud seda tegema kirjutamine pakkuda talle teist tööandjale kättesaadavat tööd (nii vaba ametikohta või töötaja kvalifikatsioonile vastavat töökohta kui ka vaba madalamat ametikohta või madalamapalgalist tööd), mida töötaja saab täita oma tervislikku seisundit arvestades.

Artikkel 79. Tähtajalise töölepingu lõpetamine

Tähtajaline tööleping lõpetatakse selle kehtivusaja möödumisel. Töölepingu ülesütlemisest selle kehtivusaja lõppemise tõttu tuleb töötajat kirjalikult teavitada vähemalt kolm kalendripäeva enne ülesütlemist, välja arvatud juhud, kui töölepingu täitmise ajaks sõlmitud tähtajalise töölepingu tähtaeg. puuduva töötaja kohustuste täitmine aegub.

Artikkel 123

Tasuliste puhkuste andmise järjekord määratakse igal aastal vastavalt puhkuse ajakavale (…).

Töötajale tuleb teatada puhkuse algusaeg. maalimise all hiljemalt kaks nädalat enne selle algust.

Artikkel 180

(...) Töötajaid hoiatab tööandja isiklikult ja maalimise all vähemalt kaks kuud enne lõpetamist.

Kõigil neil juhtudel peab tööandja kinnitama töötaja teavitamise fakti teatud aja jooksul, mis vastab tööseadusandluse nõuetele. Seetõttu antakse sellised teated töötajale isikliku allkirja all. Ja teatise edastamisel ei ole kõige olulisem mitte niivõrd töötaja allkirjastamine, vaid sellise teate kättesaamise kuupäeva märkimine.

Teatises on kõik samad üksikasjad, mis peaksid olema igal personalidokumendil.

Sisekirjavahetuse dokumentide registreerimise süsteem

Tööandjal on lihtsam end kaitsta töökonflikti (sh kohtuliku) korral, kui organisatsioonil on kompetentselt üles ehitatud dokumentide registreerimissüsteem. Ettevõttes registreerimissüsteem on vajalik:

dokumentide kättesaadavuse registreerimine ja nende liikumise jälgimine;

ettevõtte dokumentidele õigusliku jõu andmine;

ettevõttesisese dokumendivoo optimaalne korraldamine;

tööandja huvide kaitsmine kohtuliku konflikti korral. Sel juhul kinnitab päeviku registreerimise süsteem fakti, et dokument loodi teatud kuupäeval.

Ajakirjade (raamatupidamisraamatute) arv, mida tuleb pidada, sõltub otseselt organisatsiooni tegevuse omadustest. Selleks, et raamatupidamisajakirjad (raamatud) täidaksid mitte ainult dokumentide registreerimise funktsiooni, vaid oleksid ka tõendiks konflikti korral, et dokument loodi tegelikult teatud aja jooksul ja seda ei saanud hiljem sisestada, Nende ajakirjade registreerimisel on soovitatav järgida järgmisi reegleid.

Ajakirjad peavad:

olema kõva kattega (säilivusaja järgimiseks);

omama liimköidet (tõestamaks lehe eemaldamise või olemasoleva ajakirja lisamise võimatust või keerukust);

olema nummerdatud leheküljed algusest lõpuni;

olema õmmeldud;

olema kinnitatud juriidilise isiku pitseriga ja organisatsiooni juhi allkirjaga (välja arvatud kaks esimest tööraamatute arvestusraamatut, mis peavad olema kinnitatud vahapitsati või pitseriga (määruse punkt 41). Vene Föderatsiooni valitsus 16. aprillist 2003 nr 225 "Tööraamatute kohta").

Ajakirjade sisevaade, milles on võimalik sisekirjavahetuse dokumente registreerida, töötavad välja organisatsioonid ise, kuna puuduvad ajakirjade ühtsed vormid. Allpool on näide nende vormist.

Koopiad ja duplikaadid

Sageli antakse sisekirjavahetuse dokumendid ametnikele üle koopiate või duplikaatidena, eelkõige juhul, kui originaaldokument saadetakse kõrgemale ametnikule või kantakse toimikusse, kuid dokumendiga tuleb teha täiendavaid toiminguid.

Kopeeri Dokument võib olla faksi või tasuta. Faksi koopia reprodutseerib täielikult dokumendi sisu ja kõiki selle väliseid tunnuseid - originaalis sisalduvaid üksikasju (sealhulgas allkirja ja pitserit) või nende osa, nende asukoha tunnuseid. tasuta koopia kirjutusmasinal loodud, sisaldab kõiki dokumendi üksikasju, kuid ei pruugi selle vormi korrata.

Dokumentide eest vastutav töötaja kinnitab koopiad. Koopiate tõestamine toimub, kinnitades sellele sõna "Tõene" või "Koopia on õige" ning märkides allkirja, selle ärakirja ja vastutava isiku kuupäeva. Tõend kinnitatakse reeglina dokumendi formaalse osa allossa suvalisele vabale kohale.

Kui dokument esitatakse teistele organisatsioonidele, siis dokumentide koopiatel (väljavõtted neist) tembeldage kindlasti .

Duplikaat - ametliku dokumendi koopia, millel on originaali juriidiline jõud.

* * *

Seega ei saa alahinnata ka sisekirjavahetuse dokumente – sageli sõltub menetluse seaduslikkuse tunnustamine nende korrektsest täitmisest ja menetlemisest. Kuid just nende dokumentidega tööandjad enamasti ei tea, kuidas käituda. Selliseid pabereid ei registreerita, ei võeta arvesse, ei lepita kokku, mis mõjutab negatiivselt mitte ainult dokumendi juriidilist jõudu, vaid ka ettevõttes läbiviidavaid juhtimisprotseduure. Tihti seetõttu ei suuda tööandja konkreetse töötaja süüd tõendada ega rakendada seaduslikke kohaldamisviise distsiplinaarkaristus või töötajaga töölepingu lõpetamine. Paljud ettevõtted hakkavad dokumentidega töötamise süsteemi üles ehitama juba oma vigade põhjal, kuid siiski on parem negatiivseid tagajärgi ennetada kui nende tulemustega tegeleda.

1 Käsitsi kirjutatud kuupäev

2 Isiklik kohting

Märksõnad:

1 -1

Dokumendile juriidilise jõu andmiseks tuleb järgida järgmisi reegleid:

tööandja peab ettevõttesisese kirjavahetuse dokumendi koostamisel järgima kehtivaid õigusnorme;

töötaja saab dokumendi väljastada ainult oma pädevuse piires;

tööandja on kohustatud järgima dokumentide koostamise ja vormistamise, samuti töötajate sellega (vajadusel) tutvustamise eeskirju.

Rekvisiidid, mis annavad dokumendile juriidilise jõu

Detailide kohustuslik koosseis, mis annab loodud dokumentidele juriidilise jõu:

2. Dokumendi nimetus (korraldus, määrus vms).

3. Dokumendi loomise, kinnitamise, jõustumise kuupäev.

4. Käesoleva dokumendi registreerimisindeks (number) vastavalt ettevõtte poolt vastu võetud registreerimissüsteemile.

6. Organisatsiooni juhi või tema volitatud vastutava isiku allkiri. Pea allkirja saab kinnitada mitmel kujul, eelkõige:

6.1. Otsene allkiri (nagu ühtsete vormide korralduste all - asukoha märkimine, allkirja dekodeerimine ja allkiri ise).

6.2. Selle organisatsiooni juhi (või volitatud ametniku) allkirjastatud otsene kinnitustempel. Heakskiidu tempel on kinnitatud dokumendi ülemisse päisesse paremale küljele.

6.3. Kaudne heakskiidutempel, vahendatud näiteks korraldusega kinnitamise kaudu. Selline tempel lüüakse reeglina ka dokumendi ülemisele päisele paremale küljele (nagu ühtsel kujul T-3 - Personal).

6.4. Juhi resolutsiooni kujul, näiteks töötaja avaldusel. Otsus peab sisaldama nelja komponenti: otsuse saaja, haldustoiming või korraldus ise, juhataja allkiri ja otsuse tegemise kuupäev. Resolutsioon kinnitatakse reeglina käsitsi dokumendi mis tahes vabasse kohta, kuid tavaliselt selle ülemisse ossa.

7. Viisade kinnitamine seda tüüpi dokumentidele, millel ilma sellise viisata ei ole täielikku juriidilist jõudu. Näiteks kooskõlastusviisad esmase ametiühinguorganiga, esinduskogu arvamust arvesse võttes, kokkulepe juristiga, pearaamatupidajaga jne. Kinnitust vajavad dokumendid määravad kindlaks kehtivate õigusaktide nõuded, ühtsed vormid ja organisatsiooni enda kohalikud eeskirjad, eelkõige kontoritöö juhised või osakondade eeskirjad jms (kui need on olemas). Kinnitusviisa võib olla järgmistes vormides:

7.1. Nõustamist kinnitava dokumendi märge (ühtne vorm T-7). Heakskiidu tempel kantakse reeglina kujunduse alumisse ossa vasakule küljele.

Näide kõigist ühtsel vormil täpsustatud üksikasjadest on toodud allpool, kasutades näitena ühtset vormi T-6 - puhkuse tellimus.