Tehla / 06.06.2021

Náležitosti potrebné na to, aby dokumenty získali právnu silu. Ako dať internej korešpondencii právny účinok. Udelenie právnej sily dokumentom internej korešpondencie

Na vytvorenie toku dokumentov personálneho oddelenia
* zoznam požadovaných personálnych dokumentov, druhov a druhov personálnej dokumentácie
* nomenklatúra prípadov
* zoskupovanie dokumentov do prípadov
požiadavky na vyhotovenie personálnej dokumentácie, ktorá dáva dokumentom právnu silu
- Pokračovanie 1 možností dizajnu
* poučenie o vedení personálnej evidencie
* príprava spisov personálnej služby na presun do archívu organizácie, lehoty uloženia
* zodpovednosť zamestnávateľa za porušenie požiadaviek na vedenie personálnej evidencie

Aké sú požiadavky na vedenie personálnej správy

Vedenie kvalifikovanej personálnej evidencie zahŕňa dokumentovanie všetkých personálnych záležitostí v súlade so stanovenými pravidlami spracovania dokumentov.
Požiadavku na zdokumentovanie informácií podľa určitých pravidiel stanovuje federálny zákon č. 149-FZ z 27. júla 2006 o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií.

Z článku 11 federálneho zákona č. 149-FZ:

-Legislatíva Ruská federácia alebo na základe dohody strán môžu byť stanovené požiadavky na dokumentáciu informácií.
- Vo federálnych výkonných orgánoch sa informácie dokumentujú spôsobom stanoveným vládou Ruskej federácie. Pravidlá pre kancelársku prácu a tok dokumentov ustanovené inými štátnymi orgánmi, orgánmi miestna vláda v rámci svojej pôsobnosti musia spĺňať požiadavky stanovené vládou Ruskej federácie, pokiaľ ide o kancelársku prácu a tok dokumentov pre federálne výkonné orgány.

Manažéri a personalisti by si mali pamätať, že správne vypracovať dokument znamená dať mu právnu silu. Dostatočnú pozornosť je potrebné venovať nielen obsahu, ale aj forme dokumentu. Právna sila dokumentu je vlastnosťou úradného dokumentu, ktorý mu oznamuje súčasná legislatíva, príslušnosť orgánu, ktorý ho vydal, a stanovený postup registrácie (odsek 2.1 GOST R 51141-98).
Na manažérsku činnosť právnu silu dokumentov je veľmi dôležité, potvrdzuje, že dokumenty môžu slúžiť ako pravdivý dôkaz informácií v nich obsiahnutých. Súdna prax pozná veľa príkladov, keď organizácia prehrala prípad v dôsledku nesprávne vykonaných personálnych dokumentov vypracovaných v rozpore s požiadavkami príslušnej GOST, pretože nie sú na súde akceptované ako písomný dôkaz a nemajú právnu silu. Je to ďalšie potvrdenie, že v pracovnoprávnych vzťahoch (najmä v situácii výpovede) je potrebné dodržiavať všetky formálne náležitosti vedenia personálnej evidencie.

Pravidlá dokumentácie

Pre správne formátovanie dokumentu musíte najskôr určiť, do ktorej skupiny dokumentov alebo dokumentačného systému patrí.
Podľa bodu 2.1 GOST R 51141-98 je dokumentačný systém súborom dokumentov navzájom prepojených podľa znakov pôvodu, účelu, typu, rozsahu činnosti, jednotných požiadaviek na ich vykonanie.
V súlade s celoruským klasifikátorom riadiacej dokumentácie OK 011-93, schváleným vyhláškou o štátnej norme Ruskej federácie z 30. decembra 1993 č.299, by správa osobných záznamov mala zahŕňať dva systémy dokumentov:
- jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;
- jednotný systém primárnej účtovnej dokumentácie (skupina dokumentácie o účtovaní práce a jej úhrade).
Pravidlá dokumentácie zaradené do systému organizačnej a administratívnej dokumentácie, definované GOST R 6.30-2003, schválený vyhláškou Štátnej normy Ruskej federácie z 3. marca 2003 č. 65-st.
Tento štandard ustanovuje požiadavky na vyhotovenie náležitostí dokladov a tlačív dokladov.
Pokyny na uplatňovanie a vypĺňanie jednotných tlačív (19 tlačív na evidenciu personálu a 11 tlačív na evidenciu čerpania pracovného času a zúčtovania s personálom za mzdu) prvotnej účtovnej dokumentácie na evidenciu práce a jej výplatu obsahuje uznesenie štátu Štatistický výbor Ruskej federácie zo dňa 5. januára 2004 č.1.
GOST R 6.30-2003 však obsahuje zoznam podrobností, ktorý obsahuje 30 nápisov, bohužiaľ nie je uvedené, ktoré konkrétne nápisy dávajú dokumentu právnu silu. Nie všetky nápisy však ovplyvňujú právnu silu dokumentu.
Takže štandard „Unified Documentation Systems. Udelenie právnej sily dokumentom na strojovom médiu a mashinograme vytvorenému počítačovou technológiou GOST 6.10.4.-84 “, schváleného vyhláškou Štátnej normy Ruskej federácie z 9. októbra 1984 č. 3549, stanovuje požiadavky na skladba detailov, ktoré dávajú právnu silu dokumentom na nosiči stroja a strojový záznam vytvorený pomocou výpočtovej techniky. Patria sem: názov organizácie - tvorca dokumentu; umiestnenie organizácie - tvorca dokumentu alebo poštová adresa; názov dokumentu; dátum vyhotovenia dokumentu; kód osoby zodpovednej za správnosť vyhotovenia dokladu na strojovom nosiči alebo strojnom zázname alebo spravidla kód osoby, ktorá doklad schválila. Ale okrem týchto podrobností môže dokument obsahovať ďalšie podrobnosti, ktoré môžu byť pre určité typy dokumentov povinné z dôvodu požiadaviek zákona alebo iných predpisov.

Elektronická dokumentácia

Okrem klasických dokumentov vyhotovených na papieri sa v modernom systéme personálnych služieb využívajú aj dokumenty elektronické. V čl. 11 federálneho zákona č. 149-FZ stanovuje osobitné požiadavky na tieto dokumenty:
„E-mail podpísaný e-mailom digitálny podpis alebo iná obdoba vlastnoručného podpisu sa uznáva ako elektronický dokument, rovnocenné s dokumentom podpísané vlastnoručným podpisom, v prípadoch ak federálne zákony alebo iné regulačné právne akty neustanovujú ani z nich nevyplýva povinnosť vyhotoviť takýto dokument na papieri“ .
Právna sila elektronického dokumentu na základe tohto zákona je zároveň potvrdená elektronickým digitálnym podpisom. Právna sila elektronického digitálneho podpisu sa uznáva, ak sú v automatizovanom informačnom systéme softvérové a hardvérové nástroje, ktoré zabezpečujú identifikáciu podpisu a súlad s zavedený režim ich použitie. Okrem toho ustanovenia uvedeného spolkového zákona nezakazujú používanie iných analógií vlastnoručného podpisu ako náležitostí identifikujúcich informácie v elektronických dokumentoch.
Vo všeobecnosti musí zloženie podrobností elektronického dokumentu spĺňať požiadavky GOST R 6.30-2003.
Okrem toho GOST R 6.30-2003, ktorý uvádza zloženie podrobností použitých pri príprave dokumentov, tento pojem nedefinuje. Definícia obsahuje GOST R 51141-98, podľa ktorého je náležitosť dokumentu povinným prvkom pri vyhotovení úradného dokumentu (odsek 2.1 GOST R 51141-98).

Poskytnutie právnej sily dokumentom

Právna sila dokumentu je zabezpečená súborom náležitostí stanovených pre každý typ dokumentu a vyhotovením na tlačive, ktoré zodpovedá štandardu.
Je potrebné mať na pamäti, že rôzne dokumenty pozostávajú z rôzneho súboru podrobností a pri zostavovaní jedného dokumentu nemusíte použiť všetky podrobnosti opísané v GOST. Niektoré náležitosti sa navzájom vylučujú, napríklad požiadavka „Referenčné údaje o organizácii“ je uvedená iba písmenami, zatiaľ čo „Názov typu dokumentu“ nie je napísaný na hlavičkovom papieri. V procese prípravy a spracovania dokumentov možno skladbu povinných náležitostí doplniť o ďalšie náležitosti, ak si to účel dokumentu, jeho spracovanie vyžaduje. Do zjednotených formulárov dokumentov môžete pridať ďalšie podrobnosti. Napríklad vo forme príkazov na prijatie a prepustenie zamestnancov pridajte údaje „podpis vedúceho personálneho oddelenia“, „podpis“ priamy nadriadený". Odstránenie jednotlivých detailov z jednotných formulárov však nie je povolené.
Zloženie detailov, charakterizujúce konkrétny dokument, je určená účelmi vytvorenia dokumentu, jeho účelom, požiadavkami na obsah a formu tohto dokumentu, spôsobom dokumentácie.
Hlavným dokumentom, ktorý stanovuje zloženie podrobností a požiadavky na ich vykonanie, je GOST R 6.30-2003.
Tento dokument ustanovuje nasledovné náležitosti, ktoré sa používajú pri príprave a vykonávaní organizačných a administratívnych dokumentov - uznesení, príkazov, príkazov, listov, protokolov, aktov a iných dokumentov obsiahnutých v OK 011-93 (OKUD):
Kód formulára dokumentu a zapisuje sa podľa celoruského klasifikátora riadiacej dokumentácie (OKUD). OKUD je neoddeliteľnou súčasťou jednotný systém klasifikáciu a kódovanie technických, ekonomických a sociálnych informácií a pokrýva jednotné systémy dokumentácie a formy dokumentov prípustné na použitie v národnom hospodárstve.
Znak alebo ochranná známka organizácie(servisná značka) sa umiestňuje na hlavičkovom papieri organizácie v súlade so stanovami (predpismi o organizácii).
Kód organizácie (OKPO) sa uvádza podľa celoruského klasifikátora podnikov a organizácií.
OGRN- hlavné štátne registračné číslo právnická osoba zložiť v súlade s dokladmi vydanými správcom dane.
TIN/KPP- identifikačné číslo daňovníka / kód dôvodu registrácie sa uvádza v súlade s dokladmi vydanými daňovým úradom.
Názov spoločnosti, ktorý je autorom dokumentu, musí zodpovedať názvu uvedenému v jeho zakladajúcich dokumentoch. Nad názvom organizácie uveďte skrátený názov av prípade jeho neprítomnosti úplný názov materskej organizácie (ak existuje). Skrátený názov organizácie sa uvádza v prípadoch, keď je zakotvený v zakladajúcich dokumentoch organizácie. Skrátený názov (v zátvorkách) sa umiestňuje pod alebo za celým menom. Názvy organizácií subjektov Ruskej federácie, ktoré spolu so štátnym jazykom Ruskej federácie (ruština) majú štátny jazyk subjektov Ruskej federácie, sú vytlačené v dvoch jazykoch.
Uvádza sa názov pobočky, územného pracoviska, zastúpenia, ak je autorom dokumentu, a umiestňuje sa pod názvom organizácie.
Referenčné informácie o organizácii zahŕňajú vrátane: poštovej adresy; telefónne číslo a ďalšie informácie podľa uváženia organizácie (čísla faxu, telexové čísla, bankové účty, e-mailová adresa).
Názov typu dokumentu vypracovaného alebo zverejneného organizáciou musí byť určený stanovami (predpismi o organizácii) a musí zodpovedať typom dokumentov, ktoré poskytuje OKUD (trieda 0200000). Napríklad „Interné pracovné predpisy“, „náplň práce“.
Dátum dokumentu je dátum jeho podpisu alebo schválenia, pre protokol - termín stretnutia (rozhodovania), pre úkon - dátum udalosti.
Dokumenty vydané dvoma alebo viacerými organizáciami musia mať jeden (jediný) dátum.
Povolený dva spôsoby formátovania dátumu dokumentu: číselný alebo slovno-číselný.
Pri digitálnej metóde je dátum dokumentu zostavený arabskými číslicami v poradí:
deň v mesiaci, mesiac, rok. Deň v mesiaci a mesiac sú vyznačené dvoma pármi arabských číslic oddelených bodkou; rok - štyri arabské číslice.
Napríklad dátum 5. február 2011 zapíšte nasledovne: 02/05/2011.
Je povolené formátovať dátum v poradí: rok, mesiac, deň v mesiaci, napríklad 2011.02.05.
Tento spôsob evidencie dátumu je široko používaný v archívoch – dátumy na policiach, šanónoch a iných dokumentoch sa píšu v „opačnom“ poradí.
Pri slovno-numerickej metóde by sa mal zostaviť dátum: 05.02.2011.
Evidenčné číslo dokladu je z jej poradového čísla, ktoré môže byť podľa uváženia organizácie doplnené o index prípadu podľa nomenklatúry prípadov, údaje o korešpondentovi, účinkujúcich.
Evidenčné číslo dokumentu zverejneného spoločne dvoma alebo viacerými organizáciami pozostáva z evidenčných čísel dokumentu každej z týchto organizácií oddelených lomkou v poradí autorov v dokumente.
Evidenčné číslo dokumentu sa prideľuje na základe zápisu vykonaného v príslušnom registračnom formulári. Rozlišujú sa tieto typy registračných formulárov: registračné a kontrolné karty (RKK); registračné denníky (knihy); obrazovkové formuláre (pri použití výpočtovej techniky). Tlačivá niektorých časopisov a kníh schvaľujú úradné orgány. Napríklad forma účtovnej knihy pre pohyb pracovných kníh a príloh k nim bola schválená vyhláškou Ministerstva práce Ruskej federácie z 10. októbra 2003 č. 69 „O schválení pokynov na vyplnenie pracovné knihy“.
Ale väčšina foriem vyvinuté podľa vlastného uváženia zamestnávateľ. Formuláre dokladov si môžete pozrieť na stránke Formuláre dokladov
Nezaevidovaný doklad nemá právnu silu!!!
Odkaz na registračné číslo a dátum dokument obsahuje registračné číslo a dátum dokumentu, na ktorý je potrebné odpovedať. Tento atribút je povinný pre písmená.
Miesto kompilácie alebo vydania dokumentu sú uvedené, ak je ťažké ich určiť podľa údajov „Názov organizácie“ a „Referenčné údaje o organizácii“. Miesto zostavenia alebo uverejnenia sa uvádza s prihliadnutím na akceptované administratívno-územné členenie, možno použiť len všeobecne akceptované skratky.
adresát môžu to byť organizácie, ich štrukturálne členenia, úradné resp jednotlivcov. Pri adresovaní dokumentu úradníkovi sa iniciály uvádzajú pred priezviskom.
Názov organizácie a jej štrukturálnej jednotky je uvedený v nominatívnom prípade. Postavenie osoby, ktorej je dokument určený, sa uvádza v datívnom prípade,
Napríklad:
generálnemu riaditeľovi
JSC Parus
V.A. Laptev
alebo

LLC "Mayak"
účtovníctvo
Hlavný ekonóm
V.M. Kochetová

POKRAČOVANIE 1 na STRANE

Právna sila je vlastnosť úradného dokumentu, ktorú mu priznáva súčasná legislatíva, pôsobnosť orgánu, ktorý ho vydal, a stanovený postup registrácie. Absencia potrebných údajov alebo ich nesprávne vyhotovenie môže viesť k tomu, že dokument nebude mať právnu silu (napríklad chýba podpis alebo dátum). Ak neobsahuje názov textu alebo poznámku o umelcovi, povedie to len k určitým ťažkostiam pri práci s dokumentom, ale neovplyvní to jeho právny význam.

Povinné náležitosti zabezpečujúce právnu silu dokumentov sú:

názov organizácie (oficiálny) - autor dokumentu;

názov typu dokumentu; dátum dokumentu;

evidenčné číslo;

pečiatka schválenia dokumentu;

text; podpis;

Podpis je povinnou náležitosťou každého dokumentu. Úradník, ktorý podpisuje dokument, preberá zodpovednosť: za pravosť dokumentu; pre všetkých možné následky vyhotovenie (implementácia) dokumentu. Podpisové právo je udelené určitým osobám a môže byť stanovené: v zakladateľskej listine podniku; v nariadení o podniku (o štruktúrnej jednotke); v návode na kancelársku prácu; v popise práce zamestnanca; pri prideľovaní povinností. Dokumenty organizácie podpisuje riaditeľ alebo jeho zástupcovia. Dokumenty štrukturálnych divízií podpisujú ich vedúci. V mnohých otázkach môžu mať právo podpísať iní zamestnanci, napríklad poprední odborníci podniku. Podpis sa v prípade potreby umiestni na prvú kópiu dokumentu - na ďalšie kópie, napríklad pri uzatváraní zmluvy.

Dátum dokumentu je jedným z najdôležitejších detailov dokumentu. Absencia dátumu na doklade ho robí neplatným.

Pečiatka je právne významnou náležitosťou a používa sa na osvedčenie podpisu úradníka na najdôležitejších (alebo finančných) dokumentoch.

Pečať svedčí: o pravosti listiny, o príslušnosti listiny organizácii uvedenej na pečati. Pečať je pripevnená k dokumentom, ktorých zverejnenie zahŕňa:

- akékoľvek právne dôsledky, napríklad založenie, reorganizácia podniku;
- materiálne dôsledky, ako je prevod materiálne hodnoty, osvedčenie o práve organizácie alebo jednotlivca na niečo.

Schvaľovacia pečiatka – niektoré dokumenty nadobúdajú právnu platnosť až od momentu, keď ich schváli vedúci alebo vyšší orgán. Schvaľovacia pečiatka je náležitosťou úradného dokumentu, ktorý dáva jeho obsahu normatívny alebo právny charakter. Povinné schválenie podlieha: stanovám, nariadeniam o podnikoch (pobočkách); rozvrhy zamestnancov; úkony inšpekcie, úkony prevzatia a prevodu; popisy práce; odhady, obchodné plány, správy atď. P.

Evidenčné číslo je dodatočnou zárukou pravosti dokumentu. Označuje, že dokument prešiel všetkými fázami spracovania, je zaregistrovaný a je teda oficiálnym dokumentom podniku. Elektronický digitálny podpis sa používa na udelenie právneho účinku elektronickému dokumentu. Elektronický dokument sa považuje za právne významný len vtedy, ak je výsledok overenia pravosti elektronického digitálneho podpisu pozitívny.

Elektronický digitálny podpis (EDS) je atribút elektronického dokumentu určený na ochranu tohto elektronického dokumentu pred falšovaním, získaný v dôsledku kryptografickej transformácie informácií pomocou súkromného kľúča elektronického digitálneho podpisu a umožňujúci identifikovať vlastníka podpisu. kľúčový certifikát, ako aj na preukázanie absencie skreslenia informácií v elektronickom dokumente. EDS v elektronickom dokumente je ekvivalentom vlastnoručného podpisu v papierovom dokumente za nasledujúcich podmienok:

- certifikát podpisového kľúča vydaný certifikačným centrom je platný v čase podpisu elektronického dokumentu; je potvrdená pravosť elektronického digitálneho podpisu v elektronickom dokumente;
- elektronický digitálny podpis sa používa v súlade s informáciami uvedenými v certifikáte podpisového kľúča. Vďaka tejto technológii sa získava elektronický dokument: s právnou silou; potvrdenie autorstva dokumentu; potvrdzujúce absenciu skreslenia informácií v dokumente. Aby kópia listinného dokumentu mala právnu silu originálu, musí byť predpísaným spôsobom osvedčená. Na tento účel sa zloží rekvizita „značka na overení kópie“, ktorá obsahuje: overovací nápis „Správne“; postavenie osoby, ktorá kópiu overila; jeho podpis; dátum certifikácie;
- tlač (pre najdôležitejšie alebo externé dokumenty). Certifikáciu vykonáva samotný podnik alebo v prípade potreby notár.

V súlade s regulačnými právnymi aktmi alebo na základe dohody strán môže byť papierový dokument s pečaťou po prevedení na elektronický dokument overený elektronickým digitálnym podpisom úradníka. Podniky môžu certifikovať:

- kópie dokladov predložených občanmi pri uchádzaní sa o zamestnanie, štúdium;
- kópie podkladov na riešenie sociálnych problémov zamestnancov. V podniku kópie overuje: vedúci organizácie; úradník (vedúci personálneho oddelenia).

V organizáciách ako súčasť výrobného procesu zamestnanci medzi sebou vedú internú korešpondenciu. Píšu stanoviská, navzájom sa informujú notifikáciami o postupe vykonaných prác alebo o tom, ako sa majú vykonať. Takéto dokumenty sú často veľmi dôležité, a preto musia mať právnu silu.

Aby dokument získal právnu silu, je potrebné dodržiavať nasledujúce pravidlá:

zamestnávateľ pri vytváraní dokumentu internej korešpondencie musí dodržiavať aktuálne legislatívne normy;

zamestnanec môže vydať doklad len v rámci svojej pôsobnosti;

zamestnávateľ je povinný dodržiavať pravidlá prípravy a vyhotovenia dokumentov, ako aj oboznamovania zamestnancov s nimi (ak je to potrebné).

Požiadavky, ktoré dávajú dokumentu právnu silu

Povinné zloženie údajov, ktoré dávajú vytvoreným dokumentom právnu silu:

1. Autor dokumentu (názov organizácie, inštitúcie, podniku s uvedením rezortnej príslušnosti alebo právnej formy). Alternatívou by bolo vytlačiť dokument na hlavičkový papier. Niektoré dokumenty navyše uvádzajú mesto, v ktorom tento dokument bola zverejnená.

2. Názov dokumentu (objednávka, nariadenie atď.).

3. Dátum vytvorenia dokumentu, jeho schválenie, nadobudnutie platnosti.

4. Registračný index (číslo) tohto dokumentu v súlade s registračným systémom prijatým spoločnosťou.

6. Podpis vedúceho organizácie alebo ním poverenej zodpovednej osoby. Podpis hlavy môže byť pripojený v niekoľkých formách, najmä:

6.1. Priamy podpis (ako pri objednávkach v jednotných formulároch - označenie polohy, dekódovanie podpisu a podpisu samotného).

6.2. Priama pečiatka schválenia podpísaná vedúcim (alebo povereným úradníkom) tejto organizácie. Odtlačok pečiatky je nalepený na hornom záhlaví dokumentu s pravá strana.

6.3. Nepriama pečiatka schválenia, sprostredkovaná napríklad prostredníctvom schválenia objednávkou. Takáto pečiatka je spravidla nalepená aj na hornom záhlaví dokumentu na pravej strane (ako v jednotnom formulári T-3 - Personálne zabezpečenie).

6.4. Vo forme uznesenia konateľa napríklad o vyjadrení zamestnanca. Uznesenie musí obsahovať štyri časti: adresáta uznesenia, samotnú správnu žalobu alebo pokyn, podpis prednostu a dátum vydania uznesenia. Rozlíšenie sa nalepuje spravidla ručne na ľubovoľné voľné miesto dokumentu, zvyčajne však v jeho hornej časti.

7. Schvaľovacie víza pre tie druhy dokladov, ktoré bez takýchto víz nebudú mať plnú právnu platnosť. Napríklad schvaľovacie víza s hlavným odborovým orgánom s prihliadnutím na stanovisko zastupiteľského orgánu, dohoda s právnikom, s hlavným účtovníkom atď. Dokumenty vyžadujúce schválenie sú určené požiadavkami platnej legislatívy, jednotných formulárov a interných lokálnych predpisov samotnú organizáciu, najmä pokyny pre kancelársku prácu alebo predpisy pre oddelenia atď. (ak existujú). Schvaľovacie vízum môže mať tieto formy:

7.1. Označenie dokumentu, ktorý potvrdzuje schválenie (jednotný formulár T-7). Schvaľovacia pečiatka je spravidla pripevnená v spodnej časti vzoru na ľavej strane.

7.2. Uvedenie znenia potvrdzujúceho dohodu, postavenie osoby alebo osôb, s ktorými bola dohoda uzavretá, podpis/podpisy, ich odpisy a dátumy dohody. Schvaľovacie vízum sa spravidla umiestňuje v spodnej časti formalizačnej časti dokumentu alebo na akomkoľvek voľnom mieste.

8. Oboznamovacie víza musia podliehať všetkým personálnym príkazom a iným dokumentom, ktoré v podstate musia byť doručené určitému okruhu zamestnancov. Súčasťou tejto náležitosti je aj vlastnoručne napísaný dátum oboznámenia sa zamestnancami pod podpísaným dokumentom. Zoznamovacie vízum sa nalepí na spodok dokumentu v strede alebo na ľavej strane.

Jednotné formuláre vyvinuté Štátnym výborom pre štatistiku sú zostavené s prihliadnutím na právnu silu dokumentov a obsahujú všetky špecifikované podrobnosti (hoci existujú výnimky, napríklad osobná karta zamestnanca - jednotný formulár T-2 neobsahuje registračné číslo). , keďže tieto dokumenty nie sú uložené chronologicky, ale abecedne).

Príklad všetkých špecifikovaných údajov na jednotnom formulári je uvedený nižšie s použitím jednotného formulára T-6 ako príkladu - príkaz na dovolenku.

Udelenie právnej sily dokumentom internej korešpondencie

Vnútorná korešpondencia v organizácii rieši tieto úlohy:

1. Vyjadruje a písomne dokumentuje stanovisko, žiadosť, návrh jednej zo zmluvných strán, zamestnávateľa alebo zamestnanca, alebo má charakter informovania druhej zmluvnej strany.

2. Je neoddeliteľnou súčasťou postupu pri ukončení pracovnej zmluvy, prevode zamestnancov, evidencii dovolenky a iných personálnych postupov.

3. Slúži ako nevyhnutný listinný dôkaz pri posudzovaní pracovného sporu.

Aby interná korešpondencia mohla vykonávať všetky vyššie uvedené úlohy, musia byť splnené tieto podmienky:

1. Dokument musí byť správne vyhotovený so všetkými potrebnými údajmi.

2. Doklad musí mať evidenčné číslo podľa registra došlej a odoslanej dokumentácie.

3. Na tento dokument musí úradne odpovedať prijímajúca strana. Napríklad vo forme uznesenia.

4. Dokument musí byť uložený s prihliadnutím na stanovené archívne požiadavky.

Zamestnanec najčastejšie vedie internú korešpondenciu pomocou vyhlásení, úradných správ a poznámok a zamestnávateľ - vo forme oznámení. Dokumenty internej korešpondencie sa vyhotovujú nielen vtedy, ak je potrebné vymieňať si úradné správy medzi zamestnancami, ale aj medzi vedúcimi oddelení a zamestnancami, vedúcimi jedného oddelenia a inými atď.

V súčasnosti väčšina z nich táto korešpondencia sa vykonáva v v elektronickej podobe, prostredníctvom správ e-mailom . Pri takýchto správach je mimoriadne ťažké dokázať, že tento elektronický dokument vytvoril práve tento zamestnanec (aj pri nastavovaní hesiel budete musieť preukázať, že nikto okrem tohto konkrétneho zamestnanca nepoznal heslo na prístup ku konkrétnemu emailu). Preto sa v prípade konfliktu alebo možného konfliktu odporúča vyhotoviť dokumenty v papierovej forme, osvedčiť ich svojim podpisom a zaregistrovať sa prostredníctvom úradníka v spoločnosti zodpovednej za registráciu dokumentu.

Takejto korešpondencii je možné dať právnu silu, ak si zamestnanec elektronické správy vytlačí a úradník ich zaeviduje. Okrem toho je potrebné v interných dokumentoch spoločnosti (interné miestne predpisy) upraviť práve takýto spôsob výmeny informácií, ako aj frekvenciu kontroly správ, ako fungujúci mechanizmus komunikácie.

Zvážte všeobecné zásady udelenie právnej sily dokumentom internej korešpondencie - výpisy a oznámenia. Tieto dokumenty sú často hlavným dôkazom v pracovných sporoch, takže kompetentná práca s nimi je mimoriadne dôležitá na ochranu záujmov zamestnávateľa.

Funkcie registrácie a dávania právnej sily vyhláseniam

Je v záujme zamestnávateľa, aby osobné vyhlásenia zamestnancov boli vyplnené ručne. Organizácie zvyčajne používajú šablóny formulárov, v ktorých musí byť ručne vyplnený aspoň podpis zamestnanca a dátum podpísania žiadosti. Takéto vykonávanie vyhlásení sa často v súdnom konflikte interpretuje ako skutočnosť nátlaku na zamestnanca.

V zásade môže byť žiadosť vytvorená aj automaticky, ale potom je vytlačená a podpísaná osobou, ktorá túto žiadosť vyhotovila.

Je žiaduce, aby v žiadosti, berúc do úvahy vyššie uvedený postup na získanie právnej sily dokumentov, boli uvedené tieto podrobnosti:

1. Názov dokumentu je „Žiadosť“.

2. Adresát - komu sa žiadosť posiela, s uvedením pozície v konkrétnej organizácii, celé meno. úradník.

3. Kompilátor - od koho sa odosiela s uvedením pozície a celého mena. pracovník.

4. Text vyhlásenia.

5. Podpis pôvodcu žiadosti.

6. Dátum podania žiadosti.

7. Podpisy súhlasu (najčastejšie s vedúcim stavebnej jednotky - ak je to potrebné). Táto rekvizita je voliteľná. Preto je jeho prítomnosť určená zásadami práce s takýmito dokumentmi v konkrétnej organizácii.

8. Registračné číslo aplikácie. Číslo sa dokumentu prideľuje podľa denníka došlej dokumentácie (alebo iného denníka, v závislosti od konštrukcie registračného systému v konkrétnej organizácii), s uvedením čísla, dátumu prijatia dokumentu a podpisu zodpovednej osoby. (napríklad sekretárka). Osoba zodpovedná za prijímanie týchto dokumentov uvedie číslo.

9. Uznesenie toho, komu bola žiadosť adresovaná alebo ktorá je oprávnená riešiť konkrétny problém. Uznesenie musí obsahovať vlastnoručný podpis, dátum a správne rozhodnutie o vydaní žiadosti s uvedením konkrétneho úradníka (jeho priezvisko alebo len útvar), ktorému je tento príkaz zaslaný, a ak je to potrebné, dátum, do ktorého má byť príkaz doručený. uvedené v uznesení musia byť splnené.

10. Po vykonaní personálnych postupov na základe tejto žiadosti je možné na nej urobiť značky o vykonaní príkazu vedúceho (pozri príklad 8). Sú pripevnené spravidla v spodnej časti dizajnovej časti dokumentu vľavo alebo na akomkoľvek voľnom mieste.

11. Môžu tam byť značky s číslom prípadu, ktorému sa žiadosť posiela.

Tu je príklad aplikácie so všetkými potrebnými podrobnosťami.

Funkcie registrácie a dávania právnej sily oznámeniam

Zamestnávateľ píše výpovede, aby zamestnanca o niečom informoval. Napríklad upozorniť ho na navrhované zníženie počtu zamestnancov (článok 180 Zákonníka práce Ruskej federácie), na nadchádzajúcu riadnu ročnú dovolenku podľa plánu dovoleniek spoločnosti (článok 123 Zákonníka práce Ruskej federácie) , o pripravovanej zmene podmienok pracovnej zmluvy (článok 74 Zákonníka práce Ruskej federácie), o tom, že sa skracuje pracovná zmluva na dobu určitú so zamestnancom (článok 79 Zákonníka práce Ruskej federácie). Ruská federácia) atď.

Formálne výzvy na dodržanie postupu stanoveného pracovnoprávnymi predpismi musia byť vyhotovené iba v papierovej forme, pretože tieto dokumenty budú potvrdením o dodržaní stanoveného postupu a zamestnanec potvrdí prijatie tohto oznámenia spravidla na samotný dokument.

Nižšie sú uvedené výňatky zo Zákonníka práce, potvrdzujúce požiadavku písomnej formy oznámenia v niektorých prípadoch dodržiavania požiadaviek pracovnoprávnych predpisov.

Fragment dokumentu

Zákonník práce Ruskej federácie

Článok 74

(...) Zamestnávateľ je povinný oznámiť zamestnancovi nadchádzajúce zmeny podmienok pracovnej zmluvy, ktoré si zmluvné strany určili, ako aj dôvody, ktoré si takéto zmeny vyžiadali. písanie najneskôr do dvoch mesiacov, ak tento kódex neustanovuje inak.

Ak zamestnanec nesúhlasí s prácou v nových podmienkach, zamestnávateľ je povinný tak urobiť písanie ponúknuť mu inú prácu, ktorú má zamestnávateľ k dispozícii (voľné pracovné miesto alebo prácu zodpovedajúcu kvalifikácii zamestnanca, ako aj voľné nižšie pracovné miesto alebo horšie platené miesto), ktoré môže zamestnanec vykonávať s prihliadnutím na svoj zdravotný stav.

Článok 79. Ukončenie pracovnej zmluvy na dobu určitú

Pracovná zmluva na dobu určitú sa končí uplynutím doby jej platnosti. Skončenie pracovného pomeru z dôvodu skončenia pracovného pomeru musí byť zamestnancovi písomne oznámené najmenej tri kalendárne dni pred výpoveďou, s výnimkou prípadov, keď doba trvania pracovného pomeru na dobu určitú uzatvoreného na obdobie plnenia pracovných povinností neprítomného zamestnanca zaniká.

Článok 123

Poradie poskytovania platenej dovolenky sa určuje každoročne v súlade s rozvrhom dovoleniek (...).

Nástup na dovolenku musí byť zamestnancovi oznámený. pod maľbou najneskôr dva týždne pred jej začatím.

Článok 180

(...) Zamestnancov upozorňuje zamestnávateľ osobne a pod maľbou najmenej dva mesiace pred ukončením.

Vo všetkých týchto prípadoch bude musieť zamestnávateľ potvrdiť skutočnosť oznámenia zamestnancovi na určitú dobu, ktorá spĺňa požiadavky pracovnoprávnych predpisov. Preto sa takéto výpovede dávajú zamestnancovi pod vlastnoručným podpisom. A najdôležitejšie pri doručovaní oznámenia nie je ani tak podpis zamestnanca, ale uvedenie dátumu prijatia takéhoto oznámenia.

Oznámenie má všetky rovnaké podrobnosti, aké by mali byť na akomkoľvek personálnom dokumente.

Systém registrácie dokumentov pre internú korešpondenciu

Pre zamestnávateľa bude jednoduchšie brániť sa v prípade pracovného konfliktu (vrátane súdneho), ak má organizácia kompetentne vybudovaný systém evidencie dokumentov. Systém registrácie v spoločnosti je potrebný pre:

zaznamenávanie dostupnosti dokumentov a sledovanie ich pohybu;

udelenie právnej účinnosti dokumentom spoločnosti;

optimálna organizácia toku interných dokumentov v podniku;

ochrana záujmov zamestnávateľa v prípade súdneho konfliktu. V tomto prípade systém registrácie denníka potvrdí skutočnosť, že dokument bol vytvorený k určitému dátumu.

Počet časopisov (účtovných kníh), ktoré sa musia viesť, priamo závisí od charakteristík činnosti organizácie. Aby účtovné denníky (knihy) plnili nielen funkciu evidencie dokladov, ale aby v prípade kolízie slúžili aj ako dôkaz o tom, že doklad skutočne vznikol v určitom časovom období a nebolo možné ho neskôr zapísať, pri registrácii týchto časopisov sa odporúča dodržiavať nasledujúce pravidlá.

Denníky musia:

mať pevný obal (aby bola dodržaná trvanlivosť);

mať lepenú väzbu (na preukázanie nemožnosti alebo obtiažnosti odstránenia listu alebo pridania listu do existujúceho časopisu);

mať očíslované strany od začiatku do konca;

byť šitý;

byť osvedčené pečiatkou právnickej osoby a podpisom vedúceho organizácie (s výnimkou prvých dvoch účtovných kníh pracovných kníh, ktoré musia byť osvedčené voskovou pečaťou alebo pečaťou (§ 41 vyhlášky OZ). Vláda Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“).

Interný pohľad na časopisy, v ktorých je možné evidovať dokumenty internej korešpondencie, si vytvárajú samotné organizácie, keďže neexistujú jednotné formy časopisov. Nižšie je uvedený príklad ich formy.

Kópie a duplikáty

Dokumenty internej korešpondencie sa často odovzdávajú úradníkom vo forme kópií alebo duplikátov, najmä ak sa pôvodný dokument posiela vyššiemu úradníkovi alebo sa zakladá do spisu, ale s dokumentom sa musia vykonať ďalšie kroky.

Kopírovať Dokument môže byť faxový alebo bezplatný. Faxová kópia plne reprodukuje obsah dokumentu a všetky jeho vonkajšie znaky - podrobnosti obsiahnuté v origináli (vrátane podpisu a pečate) alebo ich časti, znaky ich umiestnenia. bezplatná kópia vytvorený na písacích strojoch, obsahuje všetky podrobnosti dokumentu, ale nemusí nutne opakovať jeho formu.

Zamestnanec zodpovedný za dokumenty osvedčuje kópie. Overovanie kópií sa vykonáva pripojením slova „Pravda“ alebo „Kópia je správna“ a uvedením podpisu, jeho odpisu a dátumu zodpovednej osoby. Certifikačný list sa spravidla umiestňuje v spodnej časti formálnej časti dokumentu na ľubovoľnom voľnom mieste.

Ak sa dokument predkladá iným organizáciám, na kópiách dokumentov (výpisy z nich) určite daj pečiatku .

Duplicitné - duplikát úradného dokumentu, ktorý má právnu silu originálu.

* * *

Dokumenty internej korešpondencie teda nemožno podceňovať - uznanie zákonnosti postupu často závisí od ich správneho vykonania a spracovania. No práve s týmito dokladmi si zamestnávatelia najčastejšie nevedia dať rady. Takéto listiny sa neevidujú, neberú sa do úvahy, nie sú dohodnuté, čo negatívne ovplyvňuje nielen právnu silu dokumentu, ale aj riadiace postupy vykonávané v spoločnosti. Často z tohto dôvodu nemôže zamestnávateľ preukázať vinu konkrétneho zamestnanca a nemôže uplatniť zákonné spôsoby uplatnenia disciplinárne konanie alebo ukončením pracovnej zmluvy so zamestnancom. Mnoho firiem začína budovať systém práce s dokumentmi už na svojich chybách, no stále je lepšie predchádzať negatívnym dôsledkom, ako sa zaoberať ich výsledkami.

1 Ručne písaný dátum

2 Osobný dátum

Kľúčové slová:

1 -1

Aby dokument získal právnu silu, je potrebné dodržiavať nasledujúce pravidlá:

zamestnávateľ pri vytváraní dokumentu internej korešpondencie musí dodržiavať aktuálne legislatívne normy;

zamestnanec môže vydať doklad len v rámci svojej pôsobnosti;

zamestnávateľ je povinný dodržiavať pravidlá prípravy a vyhotovenia dokumentov, ako aj oboznamovania zamestnancov s nimi (ak je to potrebné).

Požiadavky, ktoré dávajú dokumentu právnu silu

Povinné zloženie údajov, ktoré dávajú vytvoreným dokumentom právnu silu:

2. Názov dokumentu (objednávka, nariadenie atď.).

3. Dátum vytvorenia dokumentu, jeho schválenie, nadobudnutie platnosti.

4. Registračný index (číslo) tohto dokumentu v súlade s registračným systémom prijatým spoločnosťou.

6. Podpis vedúceho organizácie alebo ním poverenej zodpovednej osoby. Podpis hlavy môže byť pripojený v niekoľkých formách, najmä:

6.1. Priamy podpis (ako pri objednávkach v jednotných formulároch - označenie polohy, dekódovanie podpisu a podpisu samotného).

6.2. Priama pečiatka schválenia podpísaná vedúcim (alebo povereným úradníkom) tejto organizácie. Odtlačok pečiatky je nalepený na hornom záhlaví dokumentu na pravej strane.

6.3. Nepriama pečiatka schválenia, sprostredkovaná napríklad prostredníctvom schválenia objednávkou. Takáto pečiatka je spravidla nalepená aj na hornom záhlaví dokumentu na pravej strane (ako v jednotnom formulári T-3 - Personálne zabezpečenie).

6.4. Vo forme uznesenia konateľa napríklad o vyjadrení zamestnanca. Uznesenie musí obsahovať štyri časti: adresáta uznesenia, samotnú správnu žalobu alebo pokyn, podpis prednostu a dátum vydania uznesenia. Rozlíšenie sa nalepuje spravidla ručne na ľubovoľné voľné miesto dokumentu, zvyčajne však v jeho hornej časti.

7. Schvaľovacie víza pre tie druhy dokladov, ktoré bez takýchto víz nebudú mať plnú právnu platnosť. Napríklad schvaľovacie víza s hlavným odborovým orgánom s prihliadnutím na stanovisko zastupiteľského orgánu, dohoda s právnikom, s hlavným účtovníkom atď. Dokumenty vyžadujúce schválenie sú určené požiadavkami platnej legislatívy, jednotných formulárov a interných miestnych predpisov samotnej organizácie, najmä pokynov pre prácu v kancelárii alebo predpisov pre oddelenia a pod. (ak existujú). Schvaľovacie vízum môže mať tieto formy:

7.1. Označenie dokumentu, ktorý potvrdzuje schválenie (jednotný formulár T-7). Schvaľovacia pečiatka je spravidla pripevnená v spodnej časti vzoru na ľavej strane.

Príklad všetkých špecifikovaných údajov na jednotnom formulári je uvedený nižšie s použitím jednotného formulára T-6 ako príkladu - príkaz na dovolenku.