Drevené domy / 06.06.2021

Spôsoby, ako dať právnu silu rôznym typom kópií. Podmienky pre právnu silu dokumentov pripravených pomocou "volebného" plynu. Funkcie registrácie a dávania právnej sily oznámeniam

V organizáciách ako súčasť výrobného procesu zamestnanci medzi sebou vedú internú korešpondenciu. Píšu stanoviská, navzájom sa informujú notifikáciami o postupe vykonaných prác alebo o tom, ako sa majú vykonať. Takéto dokumenty sú často veľmi dôležité, a preto musia mať právnu silu.

Aby dokument získal právnu silu, je potrebné dodržiavať nasledujúce pravidlá:

zamestnávateľ pri vytváraní interného korešpondenčného dokumentu musí dodržiavať aktuálne legislatívne normy;

zamestnanec môže vydať doklad len v rámci svojej pôsobnosti;

zamestnávateľ je povinný dodržiavať pravidlá prípravy a vyhotovenia dokumentov, ako aj oboznamovania zamestnancov s nimi (ak je to potrebné).

Požiadavky, ktoré dávajú dokumentu právnu silu

Povinné zloženie údajov, ktoré dávajú vytvoreným dokumentom právnu silu:

1. Autor dokumentu (názov organizácie, inštitúcie, podniku s uvedením rezortnej príslušnosti alebo právnej formy). Alternatívou by bolo vytlačiť dokument na hlavičkový papier. Niektoré dokumenty navyše uvádzajú mesto, v ktorom tento dokument bola zverejnená.

2. Názov dokumentu (objednávka, nariadenie atď.).

3. Dátum vytvorenia dokumentu, jeho schválenie, nadobudnutie platnosti.

4. Registračný index (číslo) tohto dokumentu v súlade s registračným systémom prijatým spoločnosťou.

6. Podpis vedúceho organizácie alebo ním poverenej zodpovednej osoby. Podpis hlavy môže byť pripojený v niekoľkých formách, najmä:

6.1. Priamy podpis (ako pri objednávkach v jednotných formulároch - označenie polohy, dekódovanie podpisu a podpisu samotného).

6.2. Priama pečiatka schválenia podpísaná vedúcim (alebo povereným úradníkom) tejto organizácie. Odtlačok pečiatky je nalepený na hornom záhlaví dokumentu s pravá strana.

6.3. Nepriama pečiatka schválenia, sprostredkovaná napríklad prostredníctvom schválenia objednávkou. Takáto pečiatka je spravidla nalepená aj na hornom záhlaví dokumentu na pravej strane (ako v jednotnom formulári T-3 - Personálne zabezpečenie).

6.4. Vo forme uznesenia konateľa napríklad o vyjadrení zamestnanca. Uznesenie musí obsahovať štyri časti: adresáta uznesenia, samotnú správnu žalobu alebo pokyn, podpis prednostu a dátum vydania uznesenia. Rozlíšenie sa nalepuje spravidla ručne na ľubovoľné voľné miesto dokumentu, zvyčajne však v jeho hornej časti.

7. Schvaľovacie víza pre tie druhy dokladov, ktoré bez takýchto víz nebudú mať plnú právnu platnosť. Napríklad schvaľovacie víza s hlavným odborovým orgánom s prihliadnutím na stanovisko zastupiteľského orgánu, dohoda s právnikom, s hlavným účtovníkom atď. Dokumenty vyžadujúce schválenie sú určené požiadavkami platnej legislatívy, jednotných formulárov a interných miestnych predpisov samotnej organizácie, najmä pokynov pre kancelársku prácu alebo predpisov pre oddelenia a pod. (ak existujú). Schvaľovacie vízum môže mať tieto formy:

7.1. Označenie dokumentu, ktorý potvrdzuje schválenie (jednotný formulár T-7). Schvaľovacia pečiatka je spravidla pripevnená v spodnej časti vzoru na ľavej strane.

7.2. Uvedenie znenia potvrdzujúceho dohodu, postavenie osoby alebo osôb, s ktorými bola dohoda uzavretá, podpis/podpisy, ich odpisy a dátumy dohody. Schvaľovacie vízum sa spravidla umiestňuje v spodnej časti formalizačnej časti dokumentu alebo na akomkoľvek voľnom mieste.

8. Oboznamovacie víza musia podliehať všetkým personálnym príkazom a iným dokumentom, ktoré v podstate musia byť doručené určitému okruhu zamestnancov. Súčasťou tejto náležitosti je aj vlastnoručne napísaný dátum oboznámenia sa zamestnancami pod podpísaným dokumentom. Zoznamovacie vízum sa nalepí na spodok dokumentu v strede alebo na ľavej strane.

Jednotné formuláre vyvinuté Štátnym štatistickým výborom sú zostavené s prihliadnutím na právnu silu dokumentov a obsahujú všetky špecifikované podrobnosti (hoci existujú výnimky, napríklad osobná karta zamestnanca - jednotný formulár T-2 neobsahuje registračné číslo). , keďže tieto dokumenty nie sú uložené chronologicky, ale abecedne).

Príklad všetkých špecifikovaných údajov na jednotnom formulári je uvedený nižšie s použitím jednotného formulára T-6 ako príkladu - príkaz na dovolenku.

Udelenie právnej sily dokumentom internej korešpondencie

Vnútorná korešpondencia v organizácii rieši tieto úlohy:

1. Vyjadruje a písomne dokumentuje stanovisko, žiadosť, návrh jednej zo zmluvných strán, zamestnávateľa alebo zamestnanca, alebo má charakter informovania druhej zmluvnej strany.

2. Je neoddeliteľnou súčasťou postupu pri ukončení pracovnej zmluvy, prevode zamestnancov, evidencii dovoleniek a iných personálnych postupov.

3. Slúži ako nevyhnutný listinný dôkaz pri posudzovaní pracovného sporu.

Aby interná korešpondencia mohla vykonávať všetky vyššie uvedené úlohy, musia byť splnené tieto podmienky:

1. Dokument musí byť správne vyhotovený so všetkými potrebnými údajmi.

2. Doklad musí mať evidenčné číslo podľa registra došlej a odoslanej dokumentácie.

3. Na tento dokument musí úradne odpovedať prijímajúca strana. Napríklad vo forme uznesenia.

4. Dokument musí byť uložený s prihliadnutím na stanovené archívne požiadavky.

Zamestnanec najčastejšie vedie internú korešpondenciu pomocou vyhlásení, úradných správ a poznámok a zamestnávateľ - vo forme oznámení. Dokumenty internej korešpondencie sa vyhotovujú nielen vtedy, ak je potrebné vymieňať si úradné správy medzi zamestnancami, ale aj medzi vedúcimi oddelení a zamestnancami, vedúcimi jedného oddelenia a inými atď.

V súčasnosti väčšina táto korešpondencia sa vykonáva v v elektronickej podobe, prostredníctvom správ e-mailom . Pri takýchto správach je mimoriadne ťažké dokázať, že je to tak elektronický dokument bol vytvorený týmto konkrétnym zamestnancom (aj pri nastavovaní hesiel budete musieť preukázať, že nikto okrem tohto konkrétneho zamestnanca nepoznal heslo pre prístup na konkrétny e-mail). Preto sa v prípade konfliktu alebo možného konfliktu odporúča vyhotoviť dokumenty v papierovej forme, osvedčiť ich svojim podpisom a zaregistrovať sa prostredníctvom úradníka v spoločnosti zodpovednej za registráciu dokumentu.

Takejto korešpondencii je možné dať právnu silu, ak si zamestnanec elektronické správy vytlačí a úradník ich zaeviduje. Okrem toho interné dokumenty spoločnosť (interné miestne predpisy) potrebuje upraviť práve takýto spôsob výmeny informácií ako fungujúci mechanizmus komunikácie, ako aj frekvenciu kontroly správ.

Zvážte všeobecné zásady udelenie právnej sily dokumentom internej korešpondencie - výpisy a oznámenia. Tieto dokumenty sú často hlavným dôkazom v pracovných sporoch, takže kompetentná práca s nimi je mimoriadne dôležitá na ochranu záujmov zamestnávateľa.

Funkcie registrácie a dávania právnej sily vyhláseniam

Je v záujme zamestnávateľa, aby osobné vyhlásenia zamestnancov boli vyplnené ručne. Organizácie zvyčajne používajú šablóny formulárov, v ktorých musí byť ručne vyplnený aspoň podpis zamestnanca a dátum podpísania žiadosti. Takéto vykonávanie vyhlásení sa často v súdnom konflikte interpretuje ako skutočnosť nátlaku na zamestnanca.

V zásade môže byť žiadosť vytvorená aj automaticky, ale potom je vytlačená a podpísaná osobou, ktorá túto žiadosť vyhotovila.

Je žiaduce, aby v žiadosti, berúc do úvahy vyššie uvedený postup na získanie právnej sily dokumentov, boli zahrnuté tieto podrobnosti:

1. Názov dokumentu je „Žiadosť“.

2. Adresát - komu sa žiadosť posiela, s uvedením pozície v konkrétnej organizácii, celé meno. úradník.

3. Kompilátor - od koho sa odosiela s uvedením pozície a celého mena. pracovník.

4. Text vyhlásenia.

5. Podpis pôvodcu žiadosti.

6. Dátum podania žiadosti.

7. Podpisy súhlasu (najčastejšie s vedúcim stavebnej jednotky - ak je to potrebné). Táto rekvizita je voliteľná. Preto je jeho prítomnosť určená zásadami práce s takýmito dokumentmi v konkrétnej organizácii.

8. Registračné číslo aplikácie. Číslo sa pridelí dokumentu podľa denníka došlej dokumentácie (alebo iného denníka, v závislosti od konštrukcie registračného systému v konkrétnej organizácii), s uvedením čísla, dátumu prijatia dokumentu a podpisu zodpovednej osoby. (napríklad sekretárka). Osoba zodpovedná za prijímanie týchto dokumentov uvedie číslo.

9. Uznesenie toho, komu bola žiadosť adresovaná alebo ktorá je oprávnená riešiť konkrétny problém. Uznesenie musí obsahovať vlastnoručný podpis, dátum a správne rozhodnutie o vydaní žiadosti s uvedením konkrétneho úradníka (jeho priezvisko alebo len odbor), ktorému je tento príkaz zaslaný, a ak je to potrebné, dátum, do ktorého má byť príkaz doručený. uvedené v uznesení musia byť splnené.

10. Po vykonaní personálnych postupov na základe tejto žiadosti je možné na nej urobiť značky o vykonaní príkazu vedúceho (pozri príklad 8). Sú pripevnené spravidla v spodnej časti dizajnovej časti dokumentu vľavo alebo na akomkoľvek voľnom mieste.

11. Môžu tam byť značky s číslom prípadu, ktorému sa žiadosť posiela.

Tu je príklad aplikácie so všetkými potrebnými podrobnosťami.

Funkcie registrácie a dávania právnej sily oznámeniam

Zamestnávateľ píše výpovede, aby zamestnanca o niečom informoval. Napríklad upozorniť ho na navrhované zníženie počtu zamestnancov (článok 180 Zákonníka práce Ruskej federácie), na nadchádzajúcu riadnu ročnú dovolenku podľa plánu dovoleniek spoločnosti (článok 123 Zákonníka práce Ruskej federácie) , o pripravovanej zmene podmienok pracovnej zmluvy (článok 74 Zákonníka práce Ruskej federácie), o tom, že sa skracuje pracovná zmluva na dobu určitú so zamestnancom (článok 79 Zákonníka práce Ruskej federácie). Ruská federácia) atď.

Formálne výzvy na dodržanie postupu stanoveného pracovnoprávnymi predpismi musia byť vyhotovené iba v papierovej forme, pretože tieto dokumenty budú potvrdením o dodržaní stanoveného postupu a zamestnanec potvrdí prijatie tohto oznámenia spravidla na samotný dokument.

Nižšie sú uvedené výňatky zo Zákonníka práce, potvrdzujúce požiadavku písomnej formy oznámenia v niektorých prípadoch dodržiavania požiadaviek pracovnoprávnych predpisov.

Fragment dokumentu

Zákonník práce Ruskej federácie

Článok 74

(...) Zamestnávateľ je povinný oznámiť zamestnancovi nadchádzajúce zmeny podmienok pracovnej zmluvy, ktoré si zmluvné strany určili, ako aj dôvody, ktoré si takéto zmeny vyžiadali. písanie najneskôr do dvoch mesiacov, ak tento kódex neustanovuje inak.

Ak zamestnanec nesúhlasí s prácou v nových podmienkach, zamestnávateľ je povinný tak urobiť písanie ponúknuť mu inú prácu, ktorú má zamestnávateľ k dispozícii (voľné pracovné miesto alebo prácu zodpovedajúcu kvalifikácii zamestnanca, ako aj voľné nižšie pracovné miesto alebo horšie platené miesto), ktoré môže zamestnanec vykonávať s prihliadnutím na svoj zdravotný stav.

Článok 79. Ukončenie pracovnej zmluvy na dobu určitú

Pracovná zmluva na dobu určitú sa skončí uplynutím doby jej platnosti. Skončenie pracovného pomeru z dôvodu uplynutia doby jeho platnosti musí byť zamestnancovi písomne oznámené najmenej tri kalendárne dni pred výpoveďou, okrem prípadov, keď doba trvania pracovného pomeru na dobu určitú povinnosti neprítomného zamestnanca zanikajú.

Článok 123

Poradie poskytovania platenej dovolenky sa určuje každoročne v súlade s rozvrhom dovoleniek (...).

Nástup na dovolenku musí byť zamestnancovi oznámený. pod maľbou najneskôr dva týždne pred jej začatím.

Článok 180

(...) Zamestnancov upozorňuje zamestnávateľ osobne a pod maľbou najmenej dva mesiace pred ukončením.

Vo všetkých týchto prípadoch bude musieť zamestnávateľ potvrdiť skutočnosť oznámenia zamestnancovi na určitú dobu, ktorá spĺňa požiadavky pracovnoprávnych predpisov. Preto sa takéto výpovede dávajú zamestnancovi pod vlastnoručným podpisom. A najdôležitejšie pri doručovaní oznámenia nie je ani tak podpis zamestnanca, ale uvedenie dátumu prijatia takéhoto oznámenia.

Oznámenie má všetky rovnaké podrobnosti, aké by mali byť na akomkoľvek personálnom dokumente.

Systém registrácie dokumentov pre internú korešpondenciu

Pre zamestnávateľa bude jednoduchšie brániť sa v prípade pracovného konfliktu (vrátane súdneho), ak má organizácia kompetentne vybudovaný systém evidencie dokumentov. Systém registrácie v spoločnosti je potrebný pre:

zaznamenávanie dostupnosti dokumentov a sledovanie ich pohybu;

udelenie právnej účinnosti dokumentom spoločnosti;

optimálna organizácia toku interných dokumentov v podniku;

ochrana záujmov zamestnávateľa v prípade súdneho konfliktu. V tomto prípade systém registrácie denníka potvrdí skutočnosť, že dokument bol vytvorený k určitému dátumu.

Počet časopisov (účtovných kníh), ktoré sa musia viesť, priamo závisí od charakteristík činnosti organizácie. Aby účtovné denníky (knihy) plnili nielen funkciu evidencie dokladov, ale aby v prípade kolízie slúžili aj ako dôkaz, že doklad skutočne vznikol v určitom časovom období a nebolo možné ho dodatočne zapísať, pri registrácii týchto časopisov sa odporúča dodržiavať nasledujúce pravidlá.

Denníky musia:

mať pevný obal (aby bola dodržaná trvanlivosť);

mať lepenú väzbu (na preukázanie nemožnosti alebo obtiažnosti odstránenia listu alebo pridania listu do existujúceho časopisu);

mať očíslované strany od začiatku do konca;

byť šitý;

byť opečiatkovaný právnická osoba a podpis vedúceho organizácie (s výnimkou prvých dvoch účtovných kníh pracovných kníh, ktoré musia byť potvrdené voskovou pečaťou alebo pečaťou (článok 41 vyhlášky vlády Ruskej federácie zo 16. , 2003 č. 225 "O pracovných knihách").

Interný pohľad na časopisy, v ktorých je možné evidovať dokumenty internej korešpondencie, si vytvárajú samotné organizácie, keďže neexistujú jednotné formy časopisov. Nižšie je uvedený príklad ich formy.

Kópie a duplikáty

Dokumenty internej korešpondencie sa často odovzdávajú úradníkom vo forme kópií alebo duplikátov, najmä ak sa pôvodný dokument posiela vyššiemu úradníkovi alebo sa zakladá do spisu, ale s dokumentom sa musia vykonať ďalšie kroky.

Kopírovať Dokument môže byť faxový alebo bezplatný. Faxová kópia plne reprodukuje obsah dokumentu a všetky jeho vonkajšie znaky - podrobnosti obsiahnuté v origináli (vrátane podpisu a pečate) alebo ich časti, znaky ich umiestnenia. bezplatná kópia vytvorený na písacích strojoch, obsahuje všetky podrobnosti dokumentu, ale nemusí nutne opakovať jeho formu.

Zamestnanec zodpovedný za dokumenty osvedčuje kópie. Overovanie kópií sa vykonáva pripojením slova „Pravda“ alebo „Kópia je správna“ a uvedením podpisu, jeho odpisu a dátumu zodpovednej osoby. Certifikačný list sa spravidla umiestňuje v spodnej časti formálnej časti dokumentu na ľubovoľnom voľnom mieste.

Ak sa dokument predkladá iným organizáciám, na kópiách dokumentov (výpisy z nich) určite daj pečiatku .

Duplicitné - duplikát úradného dokumentu, ktorý má právnu silu originálu.

* * *

Nemožno teda podceňovať dokumenty internej korešpondencie - uznanie zákonnosti postupu často závisí od ich správneho vykonania a spracovania. No práve s týmito dokladmi si zamestnávatelia najčastejšie nevedia dať rady. Takéto listiny sa neevidujú, neberú sa do úvahy, nie sú dohodnuté, čo negatívne ovplyvňuje nielen právnu silu dokumentu, ale aj riadiace postupy vykonávané v spoločnosti. Často z tohto dôvodu nemôže zamestnávateľ preukázať vinu konkrétneho zamestnanca a nemôže uplatniť zákonné spôsoby uplatnenia disciplinárne konanie alebo ukončením pracovnej zmluvy so zamestnancom. Mnoho spoločností začína budovať systém na prácu s dokumentmi už na svojich chybách, ale je lepšie im predchádzať Negatívne dôsledky než sa zaoberať ich výsledkom.

1 Ručne písaný dátum

2 Osobný dátum

Kľúčové slová:

1 -1

Použitie písomných informácií v riadiacich činnostiach je možné za predpokladu certifikácie ich oficiálnosti, spoľahlivosti a pravosti. Aby bol riadiaci dokument nespochybniteľný a povinný na vykonanie, musí spĺňať zákonné normy a úradník, ktorý ho vydal, musí konať v rámci svojich právomocí. Tieto vlastnosti dokumentu sú definované pojmom „právna sila dokumentu“.

Právna sila dokumentu- vlastnosť úradnej listiny, ktorú mu oznamuje súčasná legislatíva, pôsobnosť orgánu, ktorý ju vydal a ustanovený postup registrácie.

Preto sa od riadiaceho orgánu alebo úradníka, ktorý dokument vydáva, vyžaduje:

Pri príprave dokumentu dodržujte platné predpisy

legislatíva;

zverejňovať dokumenty len v rámci svojej pôsobnosti;
dodržiavať súčasné vnútroštátne pravidlá na prípravu a vyhotovenie dokumentov.

O právnej sile dokumentu teda rozhoduje obsah aj forma dokumentu.

Zvážte podrobnosti, ktoré určujú právnu silu dokumentu.

Predtým zvažované podrobnosti formulára („názov organizácie – autor dokumentu“ a „miesto zostavenia alebo zverejnenia dokumentu“) sú zároveň údajmi, ktoré dávajú dokumentu potrebný právny štatút.

Požiadavka 11 „Dátum dokladu“. Dátumom dokumentu je dátum jeho podpísania alebo schválenia, pre protokol dátum stretnutia, pre úkon dátum udalosti. Pri notársky overených listinách môže byť dátumom listiny dátum jej notárskeho overenia. Dokumenty vydané dvoma alebo viacerými organizáciami musia mať jeden (jediný) dátum.

Dátum dokumentu sa uvádza arabskými číslicami v tomto poradí: deň v mesiaci, mesiac, rok. Deň v mesiaci a mesiac sa píšu dvoma pármi arabských číslic oddelených bodkou, rok štyrmi arabskými číslicami, napríklad 01/12/2007. Je povolený slovno-číselný spôsob nastavenia dátumu, napr. 12. január 2007, ako aj nastavenie dátumu (spravidla pri korešpondencii so zahraničnými partnermi) v poradí rok, mesiac, deň v mesiaci. , napríklad: 2007.01.12.

Props 12 "Registračné číslo dokumentu" pozostáva z jej poradového čísla v evidovanom poli dokumentov (zmluvy, objednávky, odchádzajúce listy a pod.), ktoré môže byť podľa uváženia organizácie doplnené o index prípadu podľa nomenklatúry, informácie o výkonnom umelcovi, korešpondentovi atď. atribút je jedinečný identifikátor dokumentu v informačnom podnikovom poli.

Evidenčné číslo dokumentu zostaveného spoločne dvoma alebo viacerými organizáciami pozostáva z evidenčných čísel dokumentov každej z týchto organizácií oddelených lomkou v poradí, v akom sú uvedení autori v dokumente.

Registrácia dokumentu, ktorá stanovuje skutočnosť, že prechádza týmto systémom riadenia, dáva dokument oficiálny charakter. Spisová služba súčasne s evidenciou dokumentu kontroluje správnosť zvoleného tlačiva, pravosť podpisu úradníka uvedeného v dokumente, úplnosť potvrdenia dokumentu a pod.

Požiadavka 16 „Pečiatka schválenia dokumentu“ sa vyhotovujú na dokumentoch, ktoré nemôžu vykonať úradníci, ktorí ich podpísali. Takéto dokumenty nadobúdajú právnu platnosť po schválení vedúcim organizácie, kolegiálnym riadiacim orgánom alebo vyšším orgánom alebo riadiacim orgánom.

Napríklad, popisy práce zamestnanci podniku sa vypracúvajú na spoločnom tlačive, podpisuje ich vedúci štrukturálnej jednotky a musia byť schválené vedúcim podniku.

Schválenie možno vykonať dvoma spôsobmi, ktoré majú rovnakú právnu silu: úradnou osobou alebo osobitne vydaným dokladom.

V prvom prípade musí schvaľovacia pečiatka dokumentu pozostávať zo slova SCHVÁLUJEM (bez úvodzoviek), názvu funkcie osoby, ktorá dokument schvaľuje, jej podpisu, iniciál, priezviska a dátumu schválenia.

Pri schvaľovaní dokumentu iným dokumentom: uznesením, rozhodnutím, príkazom, protokolom sa schvaľovacia pečiatka skladá zo slova SCHVÁLENÉ (SCHVÁLENÉ, SCHVÁLENÉ alebo SCHVÁLENÉ), názvu schvaľujúceho dokumentu v inštrumentálnom prípade, jeho dátumu, čísla. Slovo SCHVÁLENÉ súhlasí v rode a čísle s názvom typu schvaľovaného dokumentu.

Príklady rekvizít

Pečiatka schválenia dokumentu sa nachádza v pravom hornom rohu dokumentu (príloha 7).

Keď dokument schvaľuje niekoľko úradníkov, ich podpisy sú umiestnené na rovnakej úrovni.

Po schválení dokumentu nie je dovolené robiť v ňom zmeny a doplnky bez súhlasu osoby, ktorá dokument schválila. Zodpovednosť za kvalitu vyhotovenia dokumentov a spoľahlivosť údajov v nich obsiahnutých nesú osoby, ktoré dokumenty pripravili, potvrdili a podpísali.

Props 22 "Podpis dokumentu"- najdôležitejšia a najstaršia náležitosť riadiaceho dokumentu. Predpokladá sa, že vznikol súčasne so vznikom písma.

Napríklad zmienky o použití podpisu sa nachádzajú medzi Babylončanmi v ére kráľa Hammurabiho (asi 2300 pred Kristom), v Biblii - v knihách prorokov Daniela a Nehemiáša (asi 500-400 pred Kristom). V Egypte za vlády Kleopatry (69-30 pred Kr.) a v Rímskej ríši za Júlia Caesara (102 alebo 100-44 pred Kr.) bol podpis už neoddeliteľnou súčasťou dokumentov.

Nevyhnutný „Podpis“ obsahuje: názov funkcie osoby, ktorá dokument podpísala (úplné, ak dokument nie je vydaný na hlavičkovom papieri organizácie, a skrátené – na dokumente vydanom na hlavičkovom papieri); osobný podpis; dekódovanie podpisu (iniciály, priezvisko), napríklad:

Viceprezident Asociácie

regionálne podniky AL. Borisov A.A. Borisov

alebo na formulári

podpredsedníčka AL. Borisov A.A. Borisov

Za textom dokumentu sú rekvizity umiestnené 2-3 riadkové medzery. Iniciály a priezvisko pri dešifrovaní podpisu úradníka sa tlačia s medzerou a na úrovni posledného riadku názvu funkcie.

Ak dokument podpisujú viacerí úradníci, ich podpisy sú umiestnené jeden pod druhým v poradí zodpovedajúcom zastávanej pozícii, napríklad:

CEO M.V. Larin M.V. Larin

Hlavný účtovník Z.V. Maryash Z.V. Maryash

Ak dokument podpisuje niekoľko osôb s rovnakým postavením, ich podpisy sú umiestnené na rovnakej úrovni.

Dokumenty vypracované komisiou neuvádzajú pozície osôb podpisujúcich dokument, ale ich povinnosti ako členov komisie, napríklad:

predseda komisie V.D. Banasjukevič V.D. Banasjukevič

členov komisie A.N. Soková A.N. Soková

O.I. Ryskov O.I. Ryskov

Dokument môže podpísať konajúci úradník. V tomto prípade uveďte jeho skutočnú funkciu (napríklad výkonný riaditeľ) a odpis jeho podpisu (iniciály a priezvisko). Nie je dovolené vkladať predložku „Pre“, rukou písaný nápis „Námestník“. alebo lomka pred názvom pracovnej pozície.

Právo na podpis riadiace dokumenty spravidla - pôsobnosť vedúceho organizácie alebo jeho zástupcov v súlade s rozdelením ich povinností. Ustanovujú ho organizačné (zriaďovacia listina, predpisy o organizácii) a administratívne (objednávky) dokumenty organizácie.

V štatúte organizácie upravuje, aké práva majú zastupiteľské a výkonné (jediné a kolektívne) riadiace orgány, ako aj podpisovanie (schvaľovanie) dokumentov patrí do pôsobnosti príslušného orgánu. Postup pri činnosti a rozhodovaní vedúceho organizácie možno ustanoviť aj v dohode medzi ním a účastníkmi (zriaďovateľmi) organizácie, ako aj v miestnych normatívne dokumenty právnická osoba.

Vedúci riadi súčasnú činnosť, má bezpodmienečné právo podpisovať dokumenty(v rámci svojej pôsobnosti v súlade so zakladajúcimi dokumentmi).

Úprava podpisového práva je dôležitá najmä vtedy, keď vo veľkom počte dokumenty podpísané dňa. V tomto prípade môže vodca (a z pozície efektívne riadenie- musieť) delegovať svoje právomoci tie. preniesť časť svojich práv a povinností pri rozhodovaní (podpisovaní dokumentov) a pri realizácii svojich úkonov na svojich podriadených, ktorí za nich preberajú aj zodpovednosť.

Takéto rozdelenie právomocí formalizuje príkaz prednostu, v ktorom určuje hranice rozhodovania a mieru zodpovednosti podriadených. Samostatné oprávnenia je možné preniesť na základe splnomocnenia.

Elektronické dokumenty je možné podpisovať elektronicky digitálny podpis, o niektorých aspektoch aplikácie sa bude diskutovať v nasledujúcich kapitolách príručky.

Požiadavka 23 „Pečiatka schválenia dokumentu“. Návrhy dokumentov vypracované v jednej organizácii, ktoré majú vplyv na záujmy inej organizácie, s ňou možno odsúhlasiť tak, že sa na dokument nalepia schvaľovacia pečiatka.

Vypisuje sa na poslednom hárku dokumentu nižšie a vľavo od všetkých podpisov.

Pri koordinácii dokumentu s vyššou organizáciou môže nastať situácia, že dokument bude koordinovať úradník, ktorý je v hierarchii riadenia vyššie ako vedúci podpisujúci dokument. V tomto prípade poradný charakter normy umožňuje zmeniť polohu náležitosti a schvaľovacia pečiatka môže byť umiestnená v hornej časti dokumentu.

Schvaľovacia pečiatka obsahuje slovo AGREE, ktoré je vytlačené veľkými písmenami a bez úvodzoviek.

Pri schvaľovaní dokumentu úradník uvedie funkciu vedúceho, ktorá obsahuje názov organizácie, v ktorej sa dokument schvaľuje, jeho osobný podpis, priezvisko, iniciály a dátum.

Je možné dohodnúť sa pomocou iného dokumentu: listy, zápisnice a pod. V tomto prípade sa uvádza názov dokumentu, jeho dátum a číslo.

Príklady rekvizít

"Pečiatka dohody"

Rekvizity 25 "Odtlačok pečate". História vzhľadu pečate ako prvku dokumentu, ako aj podpisu, má tisícročia. V dávnych dobách bolo používanie tlače rozšírené v obchodných vzťahoch aj v osobnej komunikácii. Veľmi často pečať nahradila vlastnoručný podpis svojho majiteľa.

V modernej kancelárskej práci sa jasne rozlišuje použitie podpisu a pečate. Podpis je možné použiť ako v medziľudskom, tak aj v obchodnom styku, t.j. je to univerzálny prostriedok na osvedčenie dokumentu a priznanie právneho stavu. Pečať ako prostriedok na overenie pravosti podpisu a potvrdenie právnej moci sa používa iba v oficiálnych dokumentoch organizácie.

Pečať sa opatrí originálnymi organizačnými dokumentmi (stanovy, nariadenia, pravidlá, pokyny), ako aj dokumenty osvedčujúce práva úradníkov, skutočnosti vynakladania peňazí a hmotný majetok atď. Pečať sa používa aj na osvedčovanie kópií úradných dokumentov organizácie.

Pečiatka by mala byť pripevnená tak, aby odtlačok zachytával časť slov mena úradníka podpisujúceho dokument a začiatok osobného podpisu. Na dokumentoch finančnej povahy je pečať pripevnená na špeciálne určené miesto - symbol "M.P."

Pečate sa delia na úradné pečate a pečate právnických osôb. Organizácia môže použiť aj jednoduché pečate jednotlivých štruktúrnych jednotiek (oddelenie ľudských zdrojov, archív) alebo pre jednotlivé operácie ("pre balíky") atď.

Poradie výroby a skladovania plomb upravuje zákon Ruská federácia. Miesto uloženia pečate a osobu zodpovednú za jej uloženie určuje príkaz vedúceho organizácie.

Oficiálnosť a pravosť dokumentu je teda potvrdená prítomnosťou a správnym vykonaním údajov: „názov organizácie - autor dokumentu“, „dátum registrácie“, „registračné číslo“, „miesto zverejnenia“ , „podpis“, „odtlačok pečate“.

V súlade s právnymi predpismi vrátane miestnych právne úkony, ktorým sa vymedzujú právomoci funkcionárov organizácie, s cieľom nadobudnúť právnu silu dokumentov možno okrem potrebného „podpisu“ nalepiť aj schvaľovacie a schvaľovacie pečiatky.

Hlavná náležitosť riadiaceho dokumentu - „text dokumentu“ musí tiež spĺňať normy platnej legislatívy.

Príklady registrácie jednotlivých detailov sú uvedené pomocou GOST R 6.30-2003 „Unified Documentation Systems. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu.